《办公用品配置作业指引》.doc

办公用品配置作业指引 编制 日期 审核 日期 批准 日期 修订记录 日 期 修订状态 修改内容 修改人 审核人 批准人 1. 目的 为了合理利用公司资源，充分发挥资源效能，特制定此指引。 2. 适用范围 公司各类办公用品的配置管理。 3. 术语和定义 无 4. 职责 4.1总经理办公室 4.1.1负责提出公司办公用品需求计划，编制《办公用品》4.1.2负责对资源配置及管理提出合理化建议，以满足办公需要4.1.3负责对各部门资源管理利用情况进行监督检查4.1.4参与编制经营成本管理指标。 4.2 各部门 4.2.1负责提出部门办公用品需求计划4.2.2负责对本部门所使用资源的日常管理。 4.3 财务部 4.3.1负责提出经营成本管理指标4.3.2审核《办公用品》。 4. 主管领导 4.4.1统筹办公用品的日常管理4.4.2审核《办公用品》。 4. 总经理 4.5.1督导办公用品的日常管理4.5.2批准《办公用品》。 5.1办公资源配置标准 5.1.1 总经理办公室根据公司各个岗位层级及各部门人员配置情况，确定办公资源配置要求，并汇总编制形成《办公资源标准配置一览表》，并根据涉及部门人员填制办公资源的标准配置。 5.1.2总经理办公室根据部门已有或需要增加办公资源配置要求，将《办公资源标准配置一览表》按照部门涉及的岗位填制存档或报批。 5.1.3按照《办公资源标准配置一览表》所述资源配置为标准配置，部门经理级或职员如因工作需要增加其他配置，须经总经理办公室统筹汇总，报主管领导审核，总经理/董事长批准。 5.1.4 职员工作岗位变动须将新工作岗位不需要使用的物品交回原部门或总经理办公室。 5.1.5职员离职须将所领用的办公用品交回原部门或总经理办公室，如遗失或损坏，需按照该用品使用年限经过折旧计算赔偿费用。 5.2办公用品管理 5.2.1易耗办公文具及办公资源由各部门按需申报，按照《易耗文具用品配置一览表》要求每月填制《办公用品申购单》于28日报总经理办公室，总经理办公室根据财务部门核定的办公费用要求复核各部门《办公用品申购单》，并汇总编制《办公用品申购单》，报总经理办公室主任、主管领导审核，总经理批准后执行。 5.2.2 经过审核批准后，总经理办公室负责采购发放， 办公用品采购应办理有关验收入库手续，并作好有关标识和记录，并按月建立《办公用品台帐》。 5.2.3 办公用品验收登记后，由具体事务人员通知相关部门按计划领取，并建立《办公用品领用单》，由办公用品领用人签字。 5.2.4部门办公用品应按照计划涉及内容下发，并建立《办公用品领用单》，由领用人签字领用。 5.2.5部门员工工作关系发生变更，应办理办公用品移交手续，并填制《办公用品移交清单》，由接收人、部门经理签字确认。 5.2.6 任何部门和个人不得擅自购买计划外或未经批准的办公用品，否则财务一律不予报销。 5.3制服管理 5.3.1制服制作的条件 5.3.1.1员工正式录用，并办理好转正手续后，由总经理办公室订做制服，具体的发放标准按《制服标准配置一览表》执行。 5.3.1.2 员工制服分冬装、夏装，制服的颜色、材质按照总经理办公室CIS策划要求按照年度策划计划或方案确认，总经理确定。 5.3.2员工穿着制服的要求 5.3.2.1员工在工作时间必须着制服； 5.3.2.2着制服时相应的配饰必须穿戴齐全，不得任意搭配，如夏、冬装混穿等； 5.3.3员工工作变动或离职时的制服管理 5.3.3.1员工在公司工作期未满半年离职的，按制服的全额扣其费用； 5.3.3.2员工在公司工作期满半年离职的，按制服的50%扣其折旧费； 5.3.3.3员工在公司工作期满一年离职的员工将不再扣其制服的费用； 5.3.3.4制服的相应费用将从员工的工薪中扣除。 7.1 ZMDC-QR-XZGL005《办公资源标准配置一览表》 7.2 ZMDC-QR-XZGL006《易耗文具用品配置一览表》 7.3 ZMDC-QR-XZGL007《制服标准配置一览表》 7.4 ZMDC-QR-XZGL008《办公用品申购单》 7.5 ZMDC-QR-XZGL009《办公用品台帐》 7.6 ZMDC-QR-XZGL010《办公用品领用单》 7.7 ZMDC-QR-XZGL011《办公用品移交清单》