《文件规范化管理制度 》.docVIP

编号：HT-HR-2012.05-WJ001/ v1.0 贵州红提时尚服饰连锁机构 第 PAGE 11页 共 NUMPAGES 11页 公司各类文件规范化管理制度 目的：为使公司的文件处理工作规范化、制度化、科学化，提高文件处理工作的效率和质量，方便文件的有效归档，特制定本制度。 适用范围：公司所有对内与对外文件。 文件种类： （一）行文类（参见附件模版） 1.决定：对重要事项或者重大行动做出安排，用“决定”。 2.通告：在一定范围内公布应当遵守或周知的事项，用“通告”。 3.通知：发布行政措施，转发上级单位或部门、同级单位或部门和不相隶属单位或部门的公文，批转下级单位或部门的公文；印发规章制度和管理办法；传达要求下级部门办理和需要周知或者执行的事项；任免和聘用管理人员，用“通知”。 4.通报：传达重要精神，表彰先进，批评错误，用“通报”。 5.报告：向上级汇报工作、反映情况、提出意见或建议，答复上级领导或单位的询问，用“报告”。 6.请示：向上级领导或部门请求指示、批准，用“请示”。 7.批复：答复下级单位、部门的请示事项，用“批复”。 8.意见：对重要问题提出见解和处理办法，用“意见”。 9.函：平行单位、不相隶属单位之间商洽工作、询问或答复问题，向主管部门请求批准和答复审批事项，用“函”。 10.会议纪要：记载、传达本单位召开或主办的会议情况和议定事项，要求与会单位和有关单位共同遵守、执行的，用“会议纪要”。 11.制度/标准/规定：规定工作标准、工作内容及考核的依据。 （二）制度类（参见公司制度文件格式规范） 1.行政管理制度：档案管理制度，安全卫生管理制度等。 2.人事管理制度：绩效管理制度，人力资源开发管理制度，员工招聘与录用管理制度，薪酬管理制度，福利管理制度，员工激励管理制度等。 四、行文格式： （一）标题：XX制度，XX规定，XX标准，字体为黑体小二号、加粗、居中；关于XX的通知或通报、请示、报告等，标题写在指定的格式内，字体与正文一致；标题上方空一行，下方空一行。 （二）公司正规红头文件编号：发文的文件编号为三号字、宋体、居中排布；如: （三）正文：一律用四号仿宋体字（表格中的文字可用12号字）。 （四）纸型：正式文件一律用A4纸。 （五）装订要求：左侧装订、不脱落、便于翻阅。 （六）页边距：左、右边距为3.1cm；上、下边距皆为2cm。 （七）公司名、成文日期：在文件最后一行靠右加二个回车的位置，成文日期必须右空四个字，如最末页空间不够，可直接跟在文件最后一行的下面，但必须用汉字，如：二零一二年x月x日，四号仿宋体字；在平时需要用到阿拉伯数字编写日期时，1日至9日、1月至9月在月、日前加数字“0”。如：2012年06月04日。 （八）需要有关部门领导审核、审批的文件，需在公司名称、成文日期后面依次写明审批人、审核人、起草人（无审核人的可直接写审批人），如： （九）抄送单位：四号仿宋体（抄送单位指除主送单位，需要执行或知晓该公文的其他单位，应当使用全称或规范化简称、统称）。 （十）抄报单位：四号仿宋体（指发文的上级单位或领导）。 （十一）页眉页脚 1. 页眉 对外文件：对外制度/规范性文件的页眉为靠左 “贵州红提时尚服饰连锁机构”。 对内文件：对内制度/规范性文件的页眉文字为靠左 “LOGO图片”，靠右 “文件编号”（详见文件编号规则），一般制度/规范性文件均需要编号，其它只作分类备案用文件无需编号。 2.页脚 对内文件：页脚左边格式为公司名称：贵州红提时尚服饰连锁机构，右边格式为“第X页，共X页”，页眉、页脚均使用宋体小五号字，不加粗，带格式线。 对外文件：页脚根据工作需要再进行确定。 （十二）打印要求：双面印刷，如发现浪费，该责任人向所有员工乐捐5元/次。 （十三）附件：打印成另外一页，“附件：”二字在正文上空一行，靠左顶格排版，三号仿宋体标识。附件在发文正文中一定要备注附件名称。 五、文件编号要求： （一）由于现行各部门编制的制度，规定，标准等文件编号不规范，为避免工作过程中出现文件遗漏，现要求对所有文件进行编号（编号时不分文种），格式如下： 总经办： HT-B -201X.01-X001/V1.0 行政部： HT-ADM-201X.06-X001/V1.0 人力资源部：HT-HR-201X.06-X001/V1.0 财务部： HT-CW-201X.06-X001/V1.0 直营部： HT-ZY-201X.06-X001/V1.0 企划部： HT-Q