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项目管理工具分享 2010-1-16 什么是项目？ 项目是一个特殊的将被完成的有限任务，它是在一定时间内，满足一系列特定目标的多项相关工作的总称 项目是一项有待完成的任务，且有特定的环境与要求 在一定的组织机构内，利用有限资源（人力、物力、财力等）在规定的时间内完成任务 任务要满足一定性能、质量、数量、技术指标与要求 项目业务与运作业务 独一性 有限性 变革型变化 临时性资源 强调创新和灵活性 追求有效性 强调目标管理 风险性和不确定性 项目管理与项目生命周期 按项目工作的逻辑关系把项目大致分为四个阶段： 启动阶段核心工作 明确需求、策划项目 调查研究、收集数据 确立目标 进行可行性研究 明确合作关系 风险分析 设定SMART项目目标 Specific：具体的 Measurable：可衡量的 Achievable：认同可实现的 Realistic：现实的 Time framed：有期限的 项目管理三要素 项目干系人 项目干系人是积极参与项目或受项目影响的一群人或组织，除上述当事人外还包括受项目影响的人 项目管理人员必须识别他们及其需求和期望，并最大可能地满足，以确保项目目标的实现 项目Scope Statement 项目目标 项目范围（做什么，不做什么） 项目交付成果（包括报告、产品、资料等有形产品以及培训、服务等无形产品） 项目评估标准 主要项目干系人 计划阶段核心工作 确定项目主要成员 项目最终产品的范围确定 实施方案研究 项目质量标准的确定 项目的资源保证 项目的环境保证 主计划的制订 计划的主要作用 确保项目目标的可实现性 指导项目执行 便于项目利益相关者沟通，使大家达成共识 为管理者对项目的时间、费用、质量目标评审提供依据 为对项目进行控制、评估项目绩效提供基准 项目计划过程和主要工具 Work Breakdown Structure：工作结构分解（WBS） Network Diagram ：网络图 CPM Identification ：关键路径识别 Gantt Chat ：甘特图 Resource Planning ：资源计划 Responsibility Delegation ：职责分配 项目预算方法 项目沟通管理 PPA：项目风险管理方法 标准WBS格式（示例：节目研发） 生成WBS的几点建议 WBS的第一服务对象是项目团队 WBS的定义依赖于经验和专业知识 WBS被用于确定所需资源，确定责任归属，帮助定义项目工作顺序及估计项目时间 （可以）不表示顺序关系；WBS不需要考虑分工 可交付成果可以被分解成子交付成果；每个工作单元只能出现一次 最低层次的子交付成果被称为工作包（Work Package）：工作包再分解成任务 一个工作单元只与一个上层单元相关，上层单元的工作内容应该等于其所有直接下层工作单元的总和（下层完成了，上层就完成了） 将工作分解易于管理及追踪的程度 80小时规则（或两周法则）：尽量分解到完成一个工作包需要的时间不超过80小时；对不熟悉的工作要分解得更细，对熟悉的工作不需要这么细； WBS要尽量齐全，不要漏项，否则超时超支；管理工作要列在计划内；准备工作要分拆仔细； 做好后要与目标对照，确保完成目标 网络图基础—活动之间的逻辑关系 结束—开始（FS） 结束—结束（FF） 开始—开始（SS） 开始—结束（SF） 网络图制作 召集项目组的主要成员参加，集体绘制； 先将所有任务都画在圆圈内（编号表示） 用箭头表示关系；时间标在圆圈旁边； 确保每一个活动都有前置任务与后续活动； 只考虑活动间的依赖关系，暂不要考虑活动需要多长时间； 用及时贴、胶带纸或磁铁卡片等既可固定又可方便移动的道具； 网络图练习 项目关键路径 Critical Path Method 项目关键路径是网络表中需时最多的项目活动（即项目所需最短时间） 项目关键路径帮助项目管理者确定网络表中时间最关键的任务，并提醒项目管理者： 资源优先 项目延期 时间配置 项目计划 甘特图—项目进度计划 结合项目任务分工与进度安排 直观反映项目进度 间接反映资源、资金投入状况 实用技巧 分级绘制甘特图（总图和分项任务图可分开） 人员分工/资源配置与时间安排可分开 标注关键点 项目人力资源配置 一项任务只能有一个责任人 用更少、更适合的人 考虑谁善于做何事，谁想做何事 人员选择应强调彼此之间的互补性和协调性；考虑年龄、性格、工作背景、性别的搭配 安排这个人负责这项任务是因为他具备相应的技术或经验，而不是因为他现在正闲着 获得任务接受者的承诺，而不仅仅只是将任务布置下去 考虑工作负荷的平衡；适当考虑兼职人员和外包 项目资源配置计划 从每个任务分解结构图的终端任务入手检查清单，明确种类、数量和花费： 需要什么知识和技术？ 需要什么场地？ 需要什么设备？ 需要