办公软件使用培训(EXCEL)2.ppt

目录 一、数组的使用 二、将不同类型的数据用不同颜色显示 三、用连字符“”来合并文本 四、同时查看不同工作表中多个单元格内的数据 五、如何建立常用文档新菜单 1、数组分类：区域数组、常量数组 1 区域数组如：C5:D7?表示从C5，C6，C7，D5，D6，D7等6个单元格，组成一矩形. 其实就是EXCEL表中选定两个单元格之间对应的矩形区域） 例1，数组公式 AVERAGE IF C5:C14 “欧洲”,D5:D14 ，此公式用于查找C5:C14 单元格区域内含有文字“欧洲”的单元格，然后计算 D5:D14 单元格区域内相应单元格的平均值； ?2、数组基本引用的方法 属于列 A 和行 10 到行 20 中的区域A10:A20 属于行15 和列B 到列 E 中的单元区域B15:E15 行 5 中的所有单元格5:5 从行 5 到行 10 中的所有单元格5:10 列 H 中的所有单元格H:H 从列 H 到列 J 中的所有单元格H:J 从A列第10行到E列第20行的单元格区域A10:E20 3、对数组区域命名引用 对数组区域命名的引用，就是给选定的数组取有实际意义的名字，直观，清晰。 （1） 定义代表单元格的名称：如果要用的数据没有标志或者存储在其他工作表中，可以创建名称来描述单元格或区域，公式中的描述性名称使人们更容易理解公式的含义。例如，公式 SUM 一季度销售额 要比公式 SUM 销售 !C20:C30 更容易理解。在本示例中，名称“一季度销售额”代表命名为“销售”的工作表中的区域 C20:C30。 （2） 名称在所有工作表中都可以使用。 例:如果名称“预计销售”引用了工作簿中第一个工作表的区域 A20:A30，则工作簿中的所有工作表都使用名称“预计销售”来引用第一个工作表中的区域 A20:A30。 名称也可以用来代表不会改变的（常量）公式和数值。例如，可使用名称“销售税”代表销售额的税率（如 6.2%）。 （3） 方法：选定要定义名称的区域然后点击窗体上的“插入”菜单中的“名称”，或指定或自定义。 4、三维引用 （1） 概念：使用三维引用来引用多个工作表上的同一单元格或区域（通俗的讲就是几张表同时处理，一张表是横和列二元，几张表就有厚度，第三元！） （2） 方法：首先该工作簿必须包含多张工作表。单击需要输入公式的单元格，键入＝（等号），再输入函数名称，接着再键入左圆括号单击需要引用的第一个工作表标签。按住 SHIFT 键，单击需要引用的最后一个工作表标签,选定需要引用的单元格或单元格区域,回车完成公式。 （3） 解释：就是如何同时引用几张表上的同一位置的单元格，如所有表的单元格A1相加，可以这么操作。 （4） 适用的函数： SUM、AVERAGE、COUNT、MAX、MIN等函数。 （5） 不适用：三维引用不能用于数组式中；三维用于不能与交叉引用运算符（空格）一起使用。 二、让不同类型数据用不同颜色显示 　 如果想让符合特定条件的单元格以不同的颜色显示，可以通过执行“格式→条件格式”命令进行设置。 　 1.打开“工作联系单清单”工作簿，选中“提出部门”所在列，执行“格 式→条件格式”命令，打开“条件格式”对话框。单击第二个方框右侧的下拉按钮，选择条件选项，在第三个方框内输入条件数值。单击“格式”按钮，打开“单元格格式”对话框，设置字体颜色及单元格背景颜色。　　2.按“添加”按钮，并仿照上面的操作设置好其它条件。 3.设置完成后，按下“确定”按钮。 三、用连字符“”来合并文本 如果我们想将多列的内容合并到一列中，可利用连字符“”，不需要利用函数 ，（此处假定将B、C、D列合并到一列中）。方法： 1.在D列后面插入两个空列（E、F列），然后在E1单元格中输入公式： B1C1D1。 2.再次选中E1单元格，用“填充柄”将上述公式复制到D列下面的单元格中，B 、C、D列的内容即被合并到E列对应的单元格中。 3.选中E列，执行“复制”操作，然后选中F列，执行“编辑→选择性粘贴”命令 ，在“选择性粘贴”对话框中选择“数值”选项，确定后E列的内容即被复制到F列中 　4.将B、C、D、E列删除，完成合并工作。提示：完成第1、2步的操作，合并效果已经实现，但此时如果删除B、C、D 列，公式会出现错误。故须进行第3步操作，将公式转换为不变的“值”。 四、同时查看不同工作表中多个单元格内的数据 有时在编辑某个工作表（Sheet1）时，需要查看其它工作表中（ Sheet2、Sheet3……）某个单元格的内容，这时便可利用Excel的“ 监视窗口”功能来实现。 执行“视图→工具栏→监视窗口”命令，打开“监视窗口”，