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低值易耗品节约使用管理办法
一、目的
合理使用低值易耗品,规范管理,力求节约。根据《资源消耗控制程序》制定本办法。
二、范围
(一)日常办公类用品、后勤类用品、接待类用品及低值办公家具等低值易耗品的采购、发放及储存的全过程。
(二)低值易耗品分类
1、办公类用品:用于日常办公需要的用品,包括但不限于复印纸、办公设备耗材、签字笔、文件夹等。
2、后勤类用品:用于日常生活需要的用品,包括但不限于卫生纸、清洗剂、钥匙等。
3、接待类用品:用于接待来访客人的日常用品,包括但不限于茶叶、咖啡、饮料等。
4、低值办公家具:不属于固定资产范畴的办公家具。
三、职责
(一)分管领导
负责批准年度人均办公费用额度、年度低值易耗品综合计划、《低值易耗品明细清单》及采购渠道。
(二)综合管理部
1、综合管理部总经理
负责审核年度人均办公费用额度、年度分季低值易耗品综合计划、《低值易耗品明细清单》及《采购渠道管理表》,批准季度分月低值易耗品使用计划。
2、综合管理部副总经理
负责初审年度人均办公费用额度、《年度分季低值易耗品综合计划表》、《季度分月低值易耗品综合计划表》、《低值易耗品明细清单》及《采购渠道管理表》,审核季度分月低值易耗品综合计划。
3、综合管理部计划员、行政员、管理员
(1)计划员负责提出年度人均办公费用额度、制订《年度分季低值易耗品综合计划表》、《低值易耗品明细清单》等草案,负责制订季度低值易耗品综合计划;
(2)行政员负责低值易耗品的验收、复核《低值易耗品领用登记表》及报账;
(3)管理员负责低值易耗品的采购、验收、保管和发放。
(三)财务部
1、总经理
负责审核年度人均办公费用额度、年度及季度低值易耗品综合计划及《采购渠道管理表》。
2、会计
负责复核、记帐、费用分摊。
(四)各部门
1、部门总经理
根据本部门业务发展、年度预算、人均办公费用额度,负责制定本部门年度、季度使用计划,批准部门《低值易耗品领用登记表》。
2、部门总务员
负责本部门年度及季度低值易耗品计划的制订,负责填写本部门《低值易耗品领用登记表》及低值易耗品的领用、保管和发放。
四、计划管理
(一)年度办公用品使用计划的确定
1、每年11月15日前,综合管理部计划员根据下一年度业务拓展计划及年度费用预算指标,提出年度人均办公用品费用额初步建议,经与财务部门协商后,11月25日前报部门副总经理初审、部门总经理审核、分管领导确定。
同时根据业务发展计划、当年实际情况,综合管理部计划员提出下一年度《低值易耗品清单》,经部门副总经理审核、财务部门会签意见后,由部门总经理核准。每年6月份可根据需要调整一次《低值易耗品清单》。
12月1日前,计划员以电子邮件通知方式,将确定后的年度人均办公费用额度、《低值易耗品明细清单》及编制年度计划要求等,发各部门领导和部门总务员。
2、12月5前,各部门总务员根据年度人均办公费用额度、《低值易耗品明细清单》,负责提出本部门年度及季度低值易耗品计划草案,经部门领导批准后,将《各部门年度分季低值易耗品计划表》报送综合管理部计划员。
3、计划员根据各部门提出的低值易耗品申请计划,经初步汇总平衡后,制订《年度分季低值易耗品使用计划表》,交部门副总经理初审、部门总经理审核,呈分管领导批准。
4、12月10日前,综合管理部以电子邮件方式下达各部门。
(二)季度低值易耗品使用计划的确定
1、每季度末月5日前,各部门总务员根据年度计划及截至本季度部门实际领用情况,负责提出本部门下季度计划草案,经部门领导批准后,将《各部门季度分月低值易耗品计划表》报送综合管理部计划员。
2、每季度末月15日前,计划员根据各部门提出的申请计划,经初步汇总平衡后,制订《季度分月低值易耗品综合计划表》,交部门副总经理审核、部门总经理批准。
3、每季度末月20日前,计划员以电子邮件方式将《季度低值易耗品综合计划表》下达各部门。
五、采购渠道及供应商管理
主渠道有以下两种选择:
(一)总部行政管理部
综合管理部通过OA系统提出申请,直接到总部行政管理部库房领取。
(二)市场选择
结合内部实际需求,由管理员和行政员于每年11月份,共同对市场上的低值易耗品进行调查,整理出供应商资料。
供应商的选择应考虑以下因素,综合评估后推荐:
1、商品特性
2、满足能力:如交货时间、质量、售后服务,优先考虑已获得ISO9001质量认证的供应商
3、价格优势、付款方式
4、历史及荣誉
12月1日,由管理员和行政员一同提供三家可供选择的供应商,由行政员填写《采购渠道管理表》,经副总经理初审,征求财务等部门意见,报部门总经理审核,12月10前呈分管领导批准,确定1到2家供应商,并于12月15日前与其签订年度供货协议。
为提高采购效率,节约成本,管理员和行政员须建立合格供应商名录。日常工作中应加强对供应商的
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