政部门的工作流程和人员的工作职责.docVIP

行政部工作流程及人员工作职责 一、 办公用品领用 　　1、领用人根据有关办公用品清单及实际需要，向本部门兼职内勤提出申请，由内勤统一向行政部签字领取。 　　2、办公用品采购原则上由各部门向行政部提出申请后统一采购，特殊物品采购由部门领导及主管副总签字同意后另行购买。 　　3、员工离职时，应认真清点办公用品，到行政部填写交接清单并签字。 二、 复印 　　1、公司所有复印文档工作原则上由行政部统一负责，未经行政部确认，各部门不得私自拿到公司外复印。 　　2、如行政部发现复印操作人未填写复印数量或数量不符，除责成其重新填写外，将限制该部门使用复印机,直至落实责任及相关处罚。 　　3、任何人不得利用公司机器复印与工作无关文件，行政部一经发现，有权根据公司有关规章制度,通知人事部进行处罚。 三、传真收发 　　1、公司与外界联系需对方发送传真时，尽量要求对方注明本公司具体收件人，以便行政部及时分发。 　　2、行政部收到传真后，在传真接收台帐上登记，并负责通知收件人及时领取及签字确认。 四、信件收发 　　1、公司所有收发管理工作均由行政部统一负责。收发业务范围包括：文件、邮件、订单的发送、登记，以及特殊文件资料的递送。 　　2、收发人员须根据相关文件资料填写收件登记簿、发文登记。 　　3、收到信件资料由行政部负责通知收件人及时领取。 　　4、对贵重物品、汇款、邮包，要进行专门登记，并及时通知个人签字领取。 　　5、对投递错误的邮件，应及时退回或设法转移。 五、名片管理 　　1、公司名片格式统一化，由公司行政部依据企业形象规划并联系印刷业务。 　　2、印制名片申请者填写名片印刷申请单，经部门领导签字后交由行政部负责印制。 　　3、名片印制前需确认名片职务、职称、部门是否相符，姓名、联系办法等需确认无误。 　　4、公务、客户名片须在公司内作为共享资源。 　　5、自确认名片内容起，一周内到行政部领取。 七、公司办公设备申请流程 　　 为加强我公司固定资产管理，规范管理工作程序，提高资产的使用效率，杜绝浪费；规定结合我公司实际情况，特制定我公司设备申请流程： 　　（一）原则： 　　 讲究计划性和成本效益，以物质资源供给的有序性，保证公司职能的按计划完成： 　　 1、 配发过程中，是否供应，供应多少，要以客观需要为依据，而不是单纯的级别； 　　 2.、要考虑实际可能的收益（对工作的推动），而不是不计工本，不问效果，一定要保证重点，分清缓急，把有限的资源用在“刀刃”上； 　　 3、要使库存保持合理的限度（基本上无闲置的资产），注意提高资金的有效利用率。 （二）、具体流程: 　　 1．各部门根据各自工作的实际情况和预算计划，提出切实可行的申请要求（内容具体翔实、理由充分），经部门经理和副总签字同意后，抄送给行政部。 2．行政部根据各部门现有的设备资产情况对申请进行核实，并对各部门要求从真正的客观需求出发，遵循设备申请原则，提出解决建议和意见（调拨或购买）。 3．如果采取“ 调拨 ”程序，行政部将调拨计划上报行政部主管副总签字确认后实施； 4．采购由行政部统一申请费用、组织购买、费用摊销，过程遵循“价廉物美”的原则，在满足各部门需求的基础上，注意设备的性能价格比，多压价比价、厉行节约。设备采购结束后统一由行政部和市场部组织验收核查；固定资产登记后，由各部门登记领用，责任到人。 5． 所有资产在使用者离开公司或调离本部门时应收归行政部仓库，并在部门设备管理员处登记。 八、会议管理 　　1.公司行政部统一管理会议制度，所有会议均须及时通知行政部,便于安排和登记备案。如有必要由行政部发出会议通知确认。 　　2. 会议承办人需提交会议时间、会议地点、所需准备等，便于行政部配合工作。会前由行政部派人做好会场布置及设备调试。 　 3.除其他部门主办的会议资料各自存档外，会议资料由行政部整理、立卷、存档。 　 4.会议结束后由行政部派人清理会场，查收设备。 　　5. 会议室使用费用按部门使用比例每季度摊销一次。 九、车辆管理 　　1、公司现有车辆主要供公司重要活动及主要业务活动使用，公司人员如要用车，请遵循以下管理条例： 　　2、公司车辆由行政部门负责管理，分别按车号设册登记管理。 　　3、公司车辆的使用实行“出车单”制度。员工应认真填写“派车单”，交由所在部门一级部门经理签字。若有预计用车需要，应提前2—3天向行政部门提交“派车单”申请。 　　4、“出车单”经行政部汇总后，由经理负责车辆统一调度。 　　5、车辆使用完毕，使用人员、驾驶人员须填写“车辆使用实际情况记录单”，