员工信息用户手册.docVIP

《员工信息》用户手册（草稿） 目录 一、界面概述 员工名册 工作履历 学习履历 全部履历 电脑人员 财务人员 二、内容简介 基本信息 履历信息 三、权限设置 读者设置 信息更新及更新复核 四、员工信息修改 修改现有员工信息 修改基本信息 修改履历信息 删除履历信息 添加履历信息 添加新员工信息 员工离岗离职 更新注意事项 五、员工修改信息审批 审批简介 审批过程 修改基本信息 修改履历信息 删除履历信息 添加履历信息 添加新员工信息 附录：相关录入项目说明 一、界面概述 进入员工信息，会看到如图1所示界面。 图1 其中，方格中为可查询的视图，可选择进入。如： 员工名册：为公司所有在册员工（含正式员工和试用员工）名单。如图2所示。 图2 注：本说明使用的数据都为测试数据。 工作履历：为公司所有在册员工的工作履历。 学习履历：为公司所有在册员工的学习履历。 全部履历：为公司所有在册员工的全部履历。如图3所示。 图3 电脑人员：包括总部信息技术总部、分公司电脑部以及营业部电脑人员（营业部电脑人员为员工信息中内设部门设为“电脑部”、“信息技术部”的员工）。 财务人员：包括总部财务总部和清算总部、分公司财务部以及营业部财务人员（营业部财务人员为员工信息中内设部门设为“财务部”、“计划财务部”的员工）。 二、内容简介 每位员工的信息主要包括两大部分，一是基本信息，二是履历信息。 基本信息在能看到员工名册的视图中都可以双击打开查看。如：在“员工名册”、“中层以上干部名册”、“工作履历”、“全部履历”、“中层以上干部履历”视图中都可以。基本信息打开后如图4所示。 图4 履历信息只有在包含履历信息的视图中才可打开查看，如：“工作履历”、“全部履历”、“中层以上干部履历”。点击员工姓名前的小三角，履历信息展开，参见图3，双击后可查看详细信息，如图5所示。 图5 三、权限设置 1、读者设置 所有开设了NotesID的用户都可以上网查看自己的员工信息。 单位领导及单位员工信息管理员可以查看本部门所有员工信息。 分公司领导及分公司员工信息管理员可以查看分公司及所辖营业部所有员工信息。 分管领导可以查看分管部门所有员工信息。 公司领导及相关职能部门可以查看公司所有员工信息。 2、信息更新及更新复核： 员工信息需要根据实际情况的变化而不断更新，更新方式有二种： 本人更新：本系统提供员工自助服务，个人可修改本人的部分员工信息。修改范围为基本信息、联系方式、社会关系。修改方式为由本人提交修改信息，提交的修改信息到达总部后会自动更新到员工信息中。 单位更新：单位员工信息管理员可修改几乎全部的员工信息。其中，大多数更新在提交后，会自动更新到员工信息中。部分更新如新进员工、在职情况、用工形式、合同、学历学位、入司时间、职称等变化，在提交后需要相关部门进行复核。营业部的，由分公司进行复核；分公司及总部的，由人力资源总部进行复核。 须复核的流程如下所示： 注意：各单位在提交更新信息前必须要审核相关信息。 信息更新的具体操作方式参见本手册第四项。 复核的具体操作方式参见本手册第五项。 四、信息更新的具体操作方式： 修改现有员工信息 修改基本信息： 图6 打开员工基本信息后，会出现图4所示画面，点击“本人修改”、“单位修改”、“特殊项修改”按钮，系统会弹出相应的对话框。“本人修改”只能由该员工本人执行，提交的信息不须复核，直接更新到《员工信息》中。“单位修改”只能由该员工所在单位员工信息管理员执行，提交的信息不须复核，直接更新到《员工信息》中。“特殊项修改”只能由该员工所在单位员工信息管理员执行，提交的信息须通过复核，才被更新到《员工信息》中。 此处以“单位修改”为例，图6所示为“单位修改”对话框，原有的员工基本信息都显示在[]中，其右侧或下方有修改信息录入处，修改信息录入后显示为红色。需要修改的项目请录入修改信息，其它不需要修改的项目不需要录入信息，如果有项目需要清空，请录入空格。时间项录入格式为“2001-08-08”，其中“-”为减号。 修改完成后按“确定”，对无提交权限的用户系统会提示“对不起！目前只有各单位管理员可以提交修改信息，谢谢合作！”。 图7 对有提交权限的用户系统提示“你确定要修改吗？” 图8 选择“是”，系统提示“修改信息已发送，请注意在您的信箱中查收邮递确认报告，谢谢合作！”，如图9所示；选择“否”，系统不提交修改信息退出。 图9 修改履历信息 打开履历信息后，会出现图5所示画面，点击“修改”按钮，系统会弹出“更改履历信息”的对话框，如图10所示。其它操作同修改基本信息。 此项操作只能由该员工所在单位员工信息管理员执行，提交的信息不须复核，直接更新到《员工信息》中。 图10 删除履历信息 在图10所示的“更改履历信息”对话框中，