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绿城物业服务集团有限公司 档案管理办法 GT-BF-ZHGL-005-2012（A/0）领房资料、装修资料入住资料。领房资料、装修资料入住资料 a）声像档案指公司在经营活动中形成的，具有保存价值的以音响、影像等方式记录、辅以文字说明能并反映公司的主要职能活动和工作成果的历史资料。包括照片、录音带、录像带等，其中照片档案由底片、照片及文字说明构成；公司领导、各级党政领导和著名人物参加的与公司有关的重大活动；公司组织或参加的重要会议、公司领导参与的重要活动等；记录公司重大事件和其他特殊现象；反映公司业务质量的情况；其他经典楼盘的物业管理调研资料；公司广告宣传内容；其他具有保存价值的声像资料。 b）电子档案是指利用计算机技术形成的，以代码形式存储于特定介质上的档案，其存储介质主要有磁盘（硬盘、软盘）、磁带、光盘和Ｕ盘等。电子档案需实行纸质文件和电子文件双套归档。具体收集范围：公司行政管理与业务管理活动中形成的各种文本文件；利用计算机辅助设计等技术形成的具有查考利用价值的图形文件和模型文件；公司使用的各种数据文件；设备运行所需要的操作系统。 c）实物档案是指公司在经营活动中，形成的一些反映公司工作史实的实物材料，如锦旗、奖杯、牌匾及其他具有历史和纪念意义或保存价值的实物材料。各单位综合管理部负责公司特种档案的收集工作，公司其他职能部门应配合做好特种文件的整理、收集工作。 4.3.1.4 收集时间 a）各单位、部门档案管理员对各类档案应随时收集。 b）各单位档案管理部门应随时查询、收集特种文件，相关职能部门应在工作完成后的一个月内将基础材料整理成符合收集要求的特种资料，其中电子档案需一式二份（一份供存档，一份供调阅），相应的文字资料应同时交本档案管理部门。 4.3.1.5 收集要求 a）各类档案要收集齐全，包括档案的事由、时间、地点、人物、背景等。 b）特种档案除收集齐全外，应在档案上标明名称、数量、编制部门、编制日期、密级等。 c）照片档案的文字说明包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等。 d）磁带（软盘）盒上应标明软件名称、文件数、编制部门、编制日期、密级等。 e）录音带盒上应标明讲话人姓名、职务、主要内容、讲话时间、录制日期和密级等。 f）录像带盒上需标明摄制时间、摄制部门、规格、制式、密级等；奖杯、牌匾等应写明背景情况。 g）电子文件必须是可读文件，若有加密，应告知密码。 h）所有准备归档的特种文件必须在有关的设备上演示检测，运转正常才能归档。 i）声像档案或电子档案中如存放多份文件，资料提供部门应建立文件目录清单。 4.3.1.6 各单位综合管理部门确认归档资料符合要求后，应填写移交清单一式两份，由双方经办人签字，一份由相关部门保存，一份由各单位综合管理部门接收。 4.3.2 档案的整理 档案整理，是指遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，并区别不同的价值，以便于保管和利用的整理过程，一般包括档案的分类、排列、编号、编目等过程。 档案分类：按年度分类，指根据文件形成和处理的年度对档案进行分类。一般档案以文件签发日期（落款日期）为准，跨年度形成的文件，统一以办结年度为准；文件没有标注日期的，通过分析、对照等方法，考证和推断文件的日期；按问题分类，指按照文件内容所说明的问题对文书档案进行分类。按保管期限分类，指按照时间分永久、长期、短期三种。永久保存，就是无限期地尽可能长远地保存下去。长期保存，一般是指档案须保存年至十年左右；短期保存，一般是指五年以下。后两者称为定期保存。定期保存的计算方法，一般是从文件产生后的第二年起计算，有些特殊文件和专门文件可以从其失效、结案后算起。所有确定为定期保存的档案，到保管期满后还须复查一次，如发现有继续需要保存的，仍应保存下去，有的延长保管期限，有的转为永久保存录中予以登记 制作的档案盒排列在档案柜中。 物业服务中心应指定专人负责业主档案的保管 在日常工作中，严禁将业主任何信息漏给其他人，以保护业主的隐私，维护公司良好形象。 业主档案信息必须严密保管，特殊情况如需查阅，须报物业服务中心经理书面批准，经档案管理员办理登记手续后方可查阅。 所借阅的业主档案资料未经批准不得抄摘或复印；归还时必须由档案管理员进行检查。如有破损，立即修复，严重时应追究相关人员的责任。 。对档案的收进、移出、整理、利用等方面的数量变化进行认真统计准确及时地反映档案工作变动、发展情况 附录2： 附录3： 档案管理细则管理审批权限表 报审内容发起流程名称 发起人 职能管理 审核 审批 备注 主责管理单位/部门 实际会签人 档案利用审批流程 内部员工（借阅机密档案） 综合管理部 — — 综管部负责人 外单位人员 档案鉴定销毁流程 档案管理人员 综合管理部 — 综管部负