XXX集团有限公司文书管理制度n.docVIP

集团公司公文管理制度 第一章 总则 为使广东XXX集团有限公司（以下简称“集团公司”）的公文处理工作制度化、规范化、科学化，建立规范、严谨、高效的公文处理程序，提高公文处理的效率和公文质量，特制定本制度。 集团公司的公文，是集团公司在公务来往中形成的具有约束力、体式规范的文书，是维持集团公司正常运转不可缺少的重要工具。 行政部负责集团公司公文处理和指导集团各部门、各子公司公文处理工作，负责公文的统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。 公文处理必须做到及时、准确、安全、规范，必须严格执行有关保密法规，确保国家秘密和集团公司商业秘密的安全。 集团公司直属各子公司应根据本制度的要求，制定本企业的公文处理制度，并应报集团公司行政部备案。 第二章 公文种类 集团公司的公文种类主要包括： （一） 决议，经过会议讨论或议定，要求贯彻执行的事项； （二） 决定，对公司重要事项或重大活动做出安排； （三） 通告，在公司范围内公布应当遵守或周知的事项； （四） 通知，传达、批转上级、同级、不相属部门的公文；传达要求下级部门协助或需要周知或共同执行的事项；发布规章、任免聘用事项； （五） 报告，向上级部门汇报工作、反映情况、提出建议、答复下级的请示事项； （六） 请示，向政府部门、上级机构请求指示、批准的事项； （七） 批复，上级答复下级的请示事项； （八） 意见，对重要问题提出见解和处理方法。可用于上行文、下行文和平行文； （九） 函，对同级或不相属单位间相互介绍、商洽、询问、催办、答复某些问题，请有关部门批准。答复下属公司一般审批事项的请示可以用“复函”； （十）会议纪要，记载和表达会议重要精神及议定事项，要求与会单位共同遵守执行。 集团公司向上级机关行文，常用“请示”、“报告”和“意见”。请求需答复的事项，必须用“请示”；汇报无需上级答复的事项，应用“报告”；回复对一般问题、事情的看法，可以用“意见”。 第三章 公文格式 集团公司公文一般由发文单位、秘密程度、紧急程度、发文编号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、附注、附件、印章、主题词、抄送单位、多发人员、成文日期等部分组成。需要印发的文件，要注明印发单位和印发日期。 （一） 涉及国家秘密和集团公司商业秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号；涉及商业秘密的文件可标明“秘密”； （二） 紧急文件应根据紧急程度分别标明“特急”“紧急”、“急件”，普通文件不作标注。 （三） 发文单位标识应由发文单位全称加“文件”二字，用套红大字居中印在公文首页上部； （四） 发文编号应包括企业代字、年份、序号组成。联合行文，只标明主办单位发文字号； （五） 上报的请示，必须在首页注明签发人姓名，最后写上联系人及联系电话； （六） 公文标题应准确简要地概括公文的主要内容，标明公文种类，标题中除法规性文件使用书名号外，一般不用标点符号； （七） 公文如有附件，应当在正文之后，成文时间之前注明附件顺序和名称； （八） 除会议纪要外，其他公文须加盖印章。联合上报公文，加盖集团公司印章；联合下发公文，联合发文部门都加盖印章； （九） 成文时间，会议通过的决定、决议等以会议通过日期为准；领导签发的，以领导签发的日期为准；联合发文，以最后签发领导人或部门负责人的签发日期为准；一般信函、传真电报，以发出日期为准； （十） 主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或规范化简称、统称。抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或规范化简称、统称；多发人员是指需知晓公文的领导或人员，应写明具体姓名。 （十一）公文应当标注主题词。可参照《国家公文主题词表》填写； （十二）文字从左至右横写、横排； （十三）公文中各组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》国家标准（GB/T9704-1999）执行；（详细标准请自行上网下载查阅） （十四）公文用纸采用国际标准A4型（ 210mm×297mm），左侧装订。 第四章 行文规则 行文应当确有必要，注重效用。集团公司对各部门行文（下行文），原则上只发到需要阅办的部门。转发上级机关、单位的文件，不必再抄送上级机关、单位。 集团公司向上级机关、单位正式行文（上行文），发送至上级机关、单位文书管理人员处，不得直接主送或抄送其领导和相关业务处室。公文不得越级请示，因特殊情况必须越级请示时，应当抄送被越过的上级机关。 （一） 上行文发送“请示”应一文一事，应只写一个主送机关、单位，如需同时送其他机关、单位，应当抄送形式，但不得同时抄送下级单位。除领导直接交办的事项外，公文不得直接送领导个人。使用“报告”文种的公文，不得夹带请示事项。 （二） 行政部是集团公司对外正式行文的管理部门，集团公司各部门如对外行为必须通过行政部审