方霞-采购及应付款管理流程.docVIP

采购及应付款管理流程 采购及应付帐款管理流程现状： 目前采购的流程：做不到按月需求，只能由需求部门做请购单采购订单品管检验单采购入库通知单入库单（采购需求计划欠缺） 包材类：特定主要是根据客人订单下单，常规纸皮和纸箱仓库根据安全库存和需求量定期下单， 化工类的大部分按照订单需求或者每周固定下单 纱是按照生管的需求每周下单，每个月的用量在产能变化不太大情况下基本固定 二、正确的采购及应付管理流程：财务流与业务流 采购及应付款流程－现状 目前的付款业务流程：付款业务程序大致包括申请、审核、审批、付款执行、会计记录和资料保管。 1．付款申请。采购部依据采购订单、对帐单、采购发票、入库单、送货单填制付款申请单，按月提出付款申请； 2．付款审核。 （1）财务部相关人员依据相关单据审核申请付款金额和单据的真实性，并作签核意见； （2）采购金额在3万元以下由财务副总进行付款审批，采购金额在3万元以上由总经理进行付款审批； 采购与付款业务的不相容岗位至少包括： （一）申请与审批； （二）物流与仓管； （三）物流、验收与相关会计记录； （四）付款的申请、审批与执行。 一、请购单维护 二、采购订单 三、采购订单关联单据 采购流程－优化 采购及应付帐款管理流程概览－优化 财务流 采购材料需求 计划 定单 接收货物 财务及管理报告、财务及管理分析 帐务系统存货 及暂估应付 发票登录及 应付款确认 付款计划及 付款管理 发票确认 业务流 采购部 生产部 ( 计划调度处 ) ? 采购订单 ? 应付帐款控制报告 ? 现金需求报告 ? 库存日报表 ? 供应商绩效评估报告 各需求部门 ? 将发票金额输入系统，系统自 动对进行采购订单、发票和收 料单的三方核对，并记录入帐 ： －应付帐款 －暂估应付 ? 应付帐人员及财务部经理定期 审查应付帐款控制报告及现金 需求报告，合理安排付款。 原材、 设备等 供应商 财务部 仓库 ERP Strategy E V A L U A T I O N LOW HIGH Diagnostic Question Sample Attribute(s) of LOW Evaluation ? ? ? ? ? Sample Attribute(s) of HIGH Evaluation Observations/Justification 1. To what extent does the company have a formal purchasing strategy/mission statement that is known and understood by both those within and outside the department? No defined purchasing strategy. ? ? ? ? ? Includes upper-level management recognition, participation and authorization of the purchasing strategic plan. 2. To what extent have your company’s corporate objectives been clearly and thoroughly communicated to purchasing management and staff employees? Purchasing efforts lack focus and purpose. Communication of objectives has been ad hoc. No formal meeting has been held and/or documentation has not been provided. ? ? ? ? ? Purchasing strategies and efforts focus on and parallel corporate strategic objectives. The departments activities impact favorably on company results. Objectives have been discussed with all department members and all members have been given copies of the mission statement and pu