工程部资料管理办法成稿.docVIP

南 广 铁 路 公 司 工程部资料管理(暂行)办法 第一条 为加强工程部资料管理，促进资料更好的为南广铁路建设服务，根据铁道部及南广公司相关文件，制定本办法。 第二条 资料分类 工程部资料指在工程管理各项工作中形成的，如实反映施工过程和建设项目实体状况的，具有保存利用价值的各种文件材料、图纸、录音、录像等。收集的文件、资料应为原件（签字盖章的正本），因故无原件的应收集具有凭证作用、法律效用的文件材料。工程部资料分为公文、科研资料、设计资料、工程管理资料、招投标及合同、计划统计报表、调度通知单等。 第三条 资料的收集和职责分工 在资料的形成阶段，以年度为单位，各专业工程师负责其职责范围内资料的鉴定、收集工作，确保存档资料齐全、完整、真实的反映工程部各项工作情况。 调度负责各类公文上传下达及本年度内各类公文、调度通知单的整理、查阅管理工作；王培民负责征地拆迁、站房资料；周云亮负责验工、招投标、合同资料；黄达志负责既有线关联工程、物资招标、站后工程设计资料；史明慧负责三电迁改、技术交底、站后工程设计资料；曹自印负责标准化管理、科研、教育培训资料；宗秋雷负责变更设计、施工图审核、设计通知单或联络单、多媒体宣传资料；喻帮强负责控制测量、施工组织设计、开工报告、施工作业指导书。各专业工程师要注重电子资料的收集并做好台帐。专职资料员应具有相应的档案专业知识和业务工作能力，负责图纸收集、分发、存档；存档文件、资料的保管、统计、检索利用工作，并对本部门及文件材料的形成、积累，实施监督、检查和指导的工作。 第四条 案卷的整理 文件材料应遵循自然形成规律和相互间的有机联系，按照便于安全保管、保密和查考利用的基本原则进行系统、科学地分类、组合、排列和编目。 （一）文件材料要求装入文件盒内。大于A4纸规格的文件材料（且无法折叠的），可以不装盒，但必须存放有序，摆放整齐。 （二）案卷标题应简明扼要的揭示每盒案卷的主要内容和成份，以便于检索。每一位保管者，均应填写卷内目录，以便揭示每一个案卷的具体内容。卷内目录包括每份材料的标题全称、在卷内的排列序号。文件、图纸有编号的，要填写图号或文件号、发文单位、发文日期等。 第五条 资料的移交 应存档的资料由专业工程师每半年向专职资料员移交一次。资料移交时，移交人填写移交清册（表格样式见附件）一式两份，移交人和接收人双方清点、签字，各自保存一份。 第六条 资料的保管与借阅 （一）资料的存放要满足“八防”（防火、防盗、防潮、防鼠、防虫、防光、防有害气体、防污染）要求，严防档案损毁、丢失和泄密。有关人员对资料进行科学管理，做到存放有序、排列系统、便于查找和利用。资料必须保持其历史的真实面目，不得任意修改。必须修改时，由有关专业工程师负责进行，并须履行审批手续。遇有特殊情况，应对资料进行全面或重点检查并作出详细记录，发现档案破损，要及时修补或复制。 （二）借阅资料时，应严格执行资料借阅制度。工程部资料原则上只供内部借阅，其他部门借阅时须经领导批准；外单位借阅本部门资料时，应持有单位介绍信和个人证件，经领导批准后方可借阅；借阅具有知识产权和商业秘密的科技档案，须经获得专利单位和专利权人批准。 （三）借阅资料的人员，必须保持案卷的完整与安全，不得转借、拆散、涂改、抽换、损坏、丢失和泄密。 （四）借阅资料时，须认真登记、签字。归还时，资料员要详细检查、注销，并注意收集、积累利用效果实例。 南广铁路公司工程部 二○○九年十月二十日 附表1：卷内目录式样 卷 内 目 录 案卷号：____________ 顺序号 图号或 文件编号 名 称 张次 备注 附表2：卷内照片目录式样 卷 内 照 片 目 录 档案号： 第 页 照片号 底片号 题 名 摄制日期 备注 附表3：照片档案案卷简介式样 照 片 档 案 案 卷 简 介 附表4：照片档案说明卡式样 事由： 摄制日期： 地点： 摄影者： 参见号： 注：宽45mm,高48mm 附表5