会议管理-经典.ppt

云南西双版纳天城会议旅游服务有限公司 第一部份：会议管理相关知识 了解不同的会议类型及目的 了解什么样的会议才是有效的 了解会议的几大要素 --准备会议 --主持会议 --会议跟踪 处理会议中的问题行为 小组讨论 何为高效会议？有哪些特点？ 何为低效率的会议？有哪些特点？ 会议效率不高的原因 会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达到会议意图。 会议地点设在公开场合，致使会议被频繁打断，无法正常进行。 开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效。 时间会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会。 开会对象的选择必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参加者。 参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退，致使会议失败。 开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。 会议的类型 沟通型会议 解决问题型会议 会议的意义 会议是一个集思广益的渠道 会议显示一个组织或一个部门的存在 会议是一种群体沟通的方式 每周多长时间在会议室?? 有开会的必要吗 会议的成本计算 会议成本=每小时平均工资的3倍×2×开会人数×会议时间(小时) 何时不需要召开会议 主题是关于某个人的，最好采取一对一的方式处理。 你没有时间准备。 另一种交流方式可能更能发挥作用或更好，例如：一份备忘录、电子邮件或电话。 问题已经决定。 何时需要召开会议 需要大家提供信息或建议。 需要大家参与做出决策或解决问题。 需要与大家分享信息和成功，或关系到全体人员的问题，或者需要全体成员了解某一特定情况。 需要来自不同部门、不同角度、不同工艺的人员提供解决方案的问题。 发现对一个问题、议题或领域的责任需要加以澄清。 获悉大家感到有会面的强烈需要。 什么样的会议才算富有成效 目标能被实现 目标能在最短时间内被实现 与会者对会议感到满意 会议的三大要素 会议的准备 主持会议 会议的跟踪 要素1:会议的准备 会议的目的 会议的议程 与会人员 会议的时间 会议的地点 议程 议程的构想 议程应包含的内容 议程的分发 与会人员的选择 与会人员是否能有所贡献 相关问题的主要决策人 能够提供相关意见的人员 对问题负有义务，或存在利害关系，或起作用的人员 为完成工作需要了解相关信息的人员 将要负责执行会议做出的决定的人员 通知与会人员(时,地,事,期望,背景资料) 要素2:主持会议 基本准则 时间控制 会议中的各种角色 会议记录 待议事项 基本规则 作用 包含的内容 如何制定 会议的角色/职责 主席 调协人员 与会人员 记录员 记时员 行动计划登记员 主席的职责 保证所有出席者作出贡献 倾听别人的观点 阻止任何消极的策略 总结观点和决定 对难对付的人要坚定 会议记录 会议记录作用 记录要点 分发 会议记录 作用/分发 应包含内容 出席者 会议目标 所讨论的主要议题 做出的主要决定 下一步骤或行动计划 下次会议或跟进日期 问题的界定 分析方法 备选方案 选择标准 最后决定 待议事项 何为待议事项 如何处理待议事项 要素3:会议的跟踪与审核 行动计划登记表 会议审核 行动计划登记表 作用 注意事项 会议中的问题行为 与会者发难 与会者分心 与会者争议 与会者拒绝参与 少数人垄断会议 问题行为的原因与预防或补救 与会者发难原因: 对会议的目标或主题不清; 过度关心某些问题无意中离题 如何预防 要有明确 的目标与主题 问题行为的原因与预防或补救 与会者分心原因 对会议目标及讨论主题不清楚 感到觉闷无聊 会中涉及的某些问题或意见触发他们交谈 外界环境干扰 对会议内容缺乏兴趣 预防 澄清会议目的与主题 令与会人员了解会议对其重要性 选择合适的会议时间和地点 问题行为的原因与预防或补救 与会者拒绝参与原因 怯场 感到氛不对 不喜欢主席对待某些与会者的态度—如令某些与会者感到难堪 会议不具实效 预防 创造和谐的气氛 令会议具实效 问题行为的原因与预防或补救 少数人垄断会议的原因 多数人并不积极参与 少数人思考快速,善于表达 好求表现 预防 会前鼓励所有人的参与 要求轮流发言 事先与这些人员疏通,请他节制 问题行为的原因与预防或补救 与会者存在争议原因 对会议目标或主题不清 对某些问题存在不同的看法 借会议发泄相互间不满或相互挑衅 预防 澄清目标和主题 强调“对事不对人原则”, 什么是对是, 而不是谁是对的 圆满的结束会议 在会议结束时应该重新回顾一下目标、达成的共识和成果。 会议的主要决定和行动方案 回顾会