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电大专科《办公室管理》简答题题库 三、简答题（每小题10分，共20分） 21.简要说明会议纪要有什么作用？有哪两种形式？ 要点： 会议纪要具有沟通情况、交流经验、统一认识、指导工作的作用。（3分） 可以用于向上级汇报会议情况；也可以分发给平级或下属单位，以传达会议精神和议定事项，或要求与会单位共同遵守、执行。（3分） 有两种形式： (1)议决性会议纪要。（2分） (2)周知性会议纪要。（2分） 22.简要说明文秘人员随上司旅行结束后，要做好哪些工作。 (1)整理好旅行过程中所有的单据、凭证，送上司审阅、签字后向财务部门报销，或者结算预支的出差费用。 (2)回到公司上班后，应将出差过程以及有关事务写出工作汇报。如果是与上司同行的，可根据上司的原始记录整理出报告，送上司过目或批准，然后存档备案。 (3)尽快恢复正常工作和生活状态，继续旅行前未完的工作。 (4)把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录，以便将来有用。 (5)对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员，分别去函或去电表示感谢。 （每个要点2分） 三、筒答题（每小题10分，共20分） 21．文员进言是指什么？进言具有什么作用？应注意什么？ (1)进言是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝；（3分） (2)参谋作用；补缺作用；增进关系作用；（3分） (3)适事、适时、适地、适度。（4分） 22.文员所作的完整的会议记录应该包括哪些事项？ (1)会议名称；（1分） (2)会议记录人的姓名、盖章；（1分） (3)时间（开始时间、结束时间）；（1分） (4)会议地点；（1分） (5)议题；（1分） (6)主持人、主席；（1分） (7)出席者名单；(1分) (8)会议的经过情形及结论；（1分） (9)相关的资料；（1分） (10)下次会议预定日期。（1分） 21．文员在处理上司指派的工作时，首先要仔细制定计划，简要说明制定计划时应注意的几个要点。 (1)充分了解即将开始的工作内容；（3分） (2)思考以什么方法进行效率会最佳；（3分） (3)上司分派两项以上工作时，必须为工作排定优先顺序。（3分） 一般阐述（1分） 22.文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统？具体做法是怎样的？ 有电子提示系统和人工提示系统（2分） 电子提示系统的做法：在电脑中设置日程表、报警系统、一周计划以及其他提示事项，文员 应该随着情况的变化不断编排和修改输入的信息。（3分） 人工提示系统的做法： 设置基本办公日程表、固定活动日期一览表（1分） 使用提示性备忘录（1分） 准备约会表（1分） 准备特殊提示卡（1分） 准备交往提示文件（1分） 三、简答题（每小题10分，共20分） 1．简要说明会议纪要的概念，会议纪要有什么作用？形式是怎样的？答案要点： 会议纪要是用来记载、传达会议情况和议定事项的一种正式公文。它是在会议记录的基础上概括、提炼而成，择要反映会议的精神和情况。（2分） 会议纪要具有沟通情况、交流经验、统一认识、指导工作的作用。（2分） 可以用于向上级汇报会议情况；也可以分发给平级或下属单位，以传达会议精神和议定事项，或要求与会单位共同遵守、执行。（2分） 有两种形式： (1)议决性会议纪要。是与会者经过商议，对某些问题作出一致决定，需要共同遵守、执行时写下的文字依据。（2分） (2)周知性会议纪要。用于传达会议情况，传播信息、交流经验而作的纪实性文件。（2分） 2．什么是文员的挡驾方法？主要的挡驾法有哪几种？一般应怎样做？ 对于上司不必要接见的来访者，不必要参加的邀请性活动，不想接听的电话，由文员出面阻挡或谢绝。文员没有必要把真正原因告诉对方，只需要礼貌地、委婉地达到阻挡或拒绝的目的即可。（4分） (1)电话挡驾。上司不愿接的电话，文员要告诉对方，暂时不能接或上司不在，将内容记下，转告上司。上司不能接的电话，要另约时间，或将内容转告。（2分） (2)来访挡驾。先问清来由，判断有无必要引见给上司，或先作请示。（2分） (3)会议、活动挡驾。对无必要的会议和活动文员要替上司委婉地谢绝。（2分） 1．文员处于社交场合时，引出的话题哪些是属于合适的?哪些是不合适的? 合适的话题： (1)谈话双方都感兴趣的、有共同利益的话题。(1分) (2)一般人喜闻乐见的话题。(1分) (3)显示地方或民族色彩的话题。(1分) (4)比较高雅的