南京邮电大学档案实体分类法与档案工作规范.pdfVIP

南京邮电大学档案实体分类法 与档案工作规范 第一部分 实体分类法 第一章 编制概况 一、编制目的 为了统一我校档案实体的分类，实现全校档案实体分 类、编号、排架、检索的标准化和规范化，以提高我校档案 业务建设的整体水平，根据《高等学校档案实体分类法》、《高 等学校档案工作规范》所确定的基本原则，结合我校档案工 作实际，特制定本方案。 二、编制原则 1、我校档案分类以学校全部档案为对象，按照档案形 成的领域范畴，将形成于同一活动领域的档案作为一个整体 归入相同的类别。 2、在充分反映档案的形成规律和内容、特点的前提下， 确定统一的实体分类体系，把同一门类档案的管理性和业务 性材料集中在一起。 3、类目设置必须有相对稳定性，不受偶然因素、短期 行为的影响，在较长时期内不随意改变。 4、类目排列、档号结构的确定严格按从总到分，从一 般到具体的原则划分。各类之间、各类相同级位之间的划分 标准一致。下位类目的外延之和，等于上位类目的外延。同 位类目之间界限清楚，不互相交叉和包容。 三、类目设置与主要内容 一 一级类目的设置与标识 一级类目是我校档案实体分类的最高层位。我校档案确 定的一级类目计 10 个。其标识采用一级类目名称表征汉字 的第一个拼音字母，例：行政（Xing Zheng）标识为“XZ”。 一级类目名称、标识符号和主要内容如下： 1、党群 DQ 主要包括学校党群部门在工作中形成的 文件材料。 2、行政 XZ 主要包括学校行政职能部门（除教务、 科研、基建、设备、外事、财务等职能部门外）工作中形成 的文件材料。 3、教学、学生 JX 主要包括教学管理、实践与学生 管理活动中形成的文件材料。 4、科学研究 KY 主要包括科学研究管理和科研实践 活动中形成的文件材料。 5、产品生产与科技开发 CP 主要包括产品生产、科 技开发管理及活动过程中形成的文件材料。 6、基本建设 JJ 主要包括基本建设管理和项目建设 中形成的文件材料。 7、仪器设备 SB 主要包括仪器设备工作管理和仪器 设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、 申请报废等各个环节形成的文件材料。 8、出版 CB 主要包括出版工作管理和出版活动中形 成的文件材料。 9、外事 WS 主要包括外事工作管理和外事活动中形 成的文件材料。 10、财会 CK 主要包括财务工作管理和会计核算活动 中形成的文件材料。 二 二级类目是对一级类目的细分，三级类目是对二 级类目的细分，细分的标准是根据该类档案形成的规律和特 点，结合档案记述和反映内容性质进行设置。我校二级类目、 三级类目设置的标准详见主表，各立档单位不得随意变动。 二级类目及三级类目的标识，均采用“双位制”。如综 合“11”，其余二级类目依次层累为 12、13……99，但 10、 20等带“0”的数字不用。 四、档号的编制 档号是存取档案的代号和排架的依据，必须反映我校档 案的分类体系和物理位置。 一 档号编制的原则： 档号编制必须符合唯一性、合理性、稳定性的要求，所 有档号均不得重复；方便插卷，使其有充分扩展的余地；不 得随意变动；能适应计算机管理的需要，发挥排架、检索的 双向功能。 二 档号结构、模式和标识： 1、档号结构 档号由年度号、分类号、案卷号三个部分组成。 年度号由四位阿拉伯数字组成。 分类号是档号的主体，一般由一、二级类目代号组成， 也可仅由一级类目组成，少数扩展到三级类目。 案卷号是所选择的分类号中最下位类目的顺序编码。 2、档号的模式为：年度号 + 分类号 + 案卷号 3、档号的标识 采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。全宗 号、年度号、分类号、案卷号之间，用连接符号“一”连结。 例：20