浅谈文书档案在企业OA系统中的应用.pdfVIP

Humanreeourcemanagement1人力管理 浅谈文书档案在企业OA系统中的应用 马 峰 惠 霞 (延长油田股份有限公司甘谷驿采油厂) 【摘要l文书档案是机关、团体，企事业单位在行政管理事务活动中产生的它记或了一个社会组织从事的各类管理活动 历程。本文探讨 了在现代企业办公 自动化系统(OA)中文书档案管理实际应用所体现 出的优点和存在的问题及应对方法。 【关键词l文书档案 OA 存在问题应对方法 【中图分类号lF011 【文献标识码】A 【文章编号】1672--7355(2013)16-0113--01 文书档案是档案工作不可或缺的重要组成部分，随着企业 资料。 信息化建设的开展 ，大量 的企业都投入OA系统来提高 自身的 4．迅速可靠的查阅文件。在 日常公文办理过程中文件积 办公效率，如何利用OA系统的网络特性和受众面广、使用直接 压不及时送达或传递过程中损坏丢失的情况时有发生，文件传 等特点，将这些特性应用到文书档案管理中来提高档案管理的 递受到人为因素影响较大。且由于档案的唯一性，给多人同时 信息化水平，是文书档案工作亟待解决的问题之一。下面就文 调阅也造成不便，同时也影响到档案人员归档整理，在OA系统 书档案管理在企业OA系统中的应用所取得的成果和问题谈点 的应用下，直接通过OA平台分类归档，去掉了所有的中间环 粗浅的认识 。 节，做到文件发文、收集、整理、归档、调阅的 “一键”完成。大大 一 、 文书档案管理在OA中应用的优点。 提高了文件传递 的安全性和时间性。 1．大幅提高了档案管理效率。在以往的档案管理工作中， 二、文书档案管理在OA系统应用中存在的问题。 文件的的收集归档要滞后到第二年 ，且过多地依赖于手工操 1． 电子文件保密性原始性有待提高。 作，对档案人员的业务素质要求极高，结果又费时，又费力。在 由于电子文件的可无损复制和易于修改等特性。文件拷贝 将文书档案与OA系统有机的结合后 ，利用网络和数据库所具 修改后不易判断确保文件的原始性 。且不能为每一份电子文件 有的信息检索、分类、存储、统计能力在档案信息管理的应用。 加密或亲 自签名，也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份 使文件从开始起草就纳入到档案管理的环节中，做到了档案管 电子文件是否为原件。由于OA系统架设在一个开放的互联网 理的即时、完整，且分类准确，减去了实体文件的收集、整理、归 平台上 ，不可避免的会受到网络入侵和病毒的攻击 ，以上的种 档等诸多环节，减少了人力资源成本，提高了管理效率。 种 问题都对电子文件的保密性提 出了严峻的考验 。 2．长久可靠的保存 电于文件。实际保存中，文件的耐久性 2．档案管理人员要求提高。 取决文件的载体材料本身和文件 内容所使用的颜料性质，以及 电子文件归档及其归档后形成 电子档案的管理，不仅要要 保存库房的客观环境影响(如：温度、湿度、虫害等和火灾、水灾 懂得以前纸质档案管理的基本理论、原则和方法外，对管理人 等)和借阅利用过程中的人为损伤。在档案工作过程中稍有不 员的网络技术和办公’自动化技能也有了更高的要求，而现在档 慎就可能发生无法挽回的损失。与纸质档案载体相 比，电子文 案部门缺乏的就是这些复合型人才。 件内容 由于其可无损复制等特性 ，保存寿命可以说无期限限 三、对存在 问题的几点应对方法。 制。唯一值得注意保存的就是存储这些数据 的载体 ，随着现代 文书档案在办公 自动化中应用有利有弊，就其对现代档案 信息技术的进步，文件的存储技术 日趋完善 ，可以根据需要将 工作的贡献来说，利是远远大于弊的。可以说档案的信息化是 档案数据选择不同的电子载体和方法保存，如硬盘备份、服务 彻底改变了人们对档案管理利用的传统思路，是发展的必然方 器镜像备份、磁盘阵列存储和网络云技术存储等。这些新技术 向，