百事SAP实施业务蓝图-MM13-采购发票校验流程-v1.0_0316.docVIP

业务流程名称: 采购发票校验 流程编号及版本号 编号：BPD-MM13 版本：V1.0 业务流程定义文件签署表 业务流程定义文件是描述未来在SAP R/3中处理业务的详细流程定义，其定义的业务流程及其中所涉及的SAP功能已得到以下项目组成员的接受并已签署。 项目中职务 姓名 签字 日期 TCL部品（光电科技）关键用户 谢芳 TCL部品（光电科技）流程所有人 王晓峰 TCL光机关键用户 李庞晋 阎晓莉 赵心亚 TCL光机流程所有人 朱林 TCL显示关键用户 王妙荣 TCL显示流程所有人 戴谋新 IBM顾问 刘庆 TCL项目经理 林雪梅 IBM项目经理 夏玲芳 1. 业务流程目的： 采购发票校验指采购发票的收票、校验和入帐。 2. 业务流程的相关原则： 2.1本流程主要描述的是在后勤物料管理模块进行的发票校验，即对采购订单进行发票校验。 2.2 后勤发票校验是采购业务的后端，主要指收到供应商的发票后，在系统内对发票的信息进行检查，结合系统内的订单收货纪录、采购订单等信息综合的进行校验，确保发票信息无误后再进行发票的正式过账，产生对供应商的应付款。 发票校验的对象包括采购货款和交货成本。交货成本主要包括运费和关税。 后勤发票校验的基本原则是基于收货做发票校验。如果出现票到未收货的现象，除特殊 情况外，一般不做系统处理。 交货成本中的关税和运费在发票校验时可以选择不同于采购订单的出票方，比如关税可以选择海关作为出票方，运费可以选择物流公司。 在发票校验时，会出现供应商发票和采购订单的价格或者数量不一致的情况： 价格差异,主要有以下几种情况： 价格差异 – 发票金额与采购金额的不一致 小额发票差异 – 发票金额与采购金额存在的尾数差异 汇兑损益 – 如果是国外采购，会存在采购时的汇率与做校验时的汇率不一致的情况，这时候会产生汇兑损益 以上几种价格差异可以在系统中设置具体的容差限制，如百分比容差或者绝对值容差。当发票校验时发生的差异超过容差限制时，系统会冻结住该发票的付款。财务部门需要做差异分析，确认该差异是否可以接受，如不能接受，需要冲销发票校验。 数量差异 如果发票数量与收货数量上存在差异，需要财务部门跟采购部门一起确认差异的原因后再做发票校验，原则是不允许数量上存在差异。 发票校验时的注意事项： 供应商在出货后，采购部门需要催促供应商尽快将发票送达。 采购部门需要与供应商沟通，在送达的发票上附上对应的采购订单号码。 发票送达后，先由采购部门接受，进行初步检验合格后，然后再由采购部门送至财务部门做发票校验; 财务完成发票校验后，付款必须以采购部门的付款申请为依据。 3. 业务流程所带来的相关规则和政策改变 3.1 相关的规则和政策改变 实施SAP系统后，能改变以往人工的大量对帐工作，工作量降低，效率提高。 3.2 对组织结构调整的要求 采购部门负责接收供应商送达的发票，然后送至财务部。 4. 版本控制： 版本 作者 日期 更改内容描述 V1.0 刘庆 2005.02.22 创建 5．业务流程图例解释 本段主要描述流程图的符号。 6. 业务流程图（在VISIO中画流程图） 业务流程的详细步骤： 物料管理模块的发票校验业务流程步骤: 步骤 用户 系统 事务 描述 下一步 1 2 采购人员 系统外 收发票 接收供应商开出的发票 3 3 采购人员 系统外 发票检查 对收到的供应商发票做一般性检查，检查内容：发票抬头，出票人，收票人，发票时间，单价，数量，金额，税率等 无问题转4 有问题转1由供应商重新开发票 4 采购员 系统外 送交应付会计 定期将供应商送来的发票整理后交给应付会计 5 5 应付会计 系统外 应付会计检查 根据相关财会制度规定从财务专业角度对发票进行检查 通过转7 未通过转6将发票退回采购 6 应付会计 系统外 交回采购退供应商 将未通过检查的发票退回采购处理 1 7 应付会计 SAP 发票校验 进行系统内发票校验处理及预付款清账处理 8 8 应付会计 SAP 发票是否有差异？ 对发票、收货、订单进行三方匹配校验，确认发票有无差异 无转9 有转10 9 应付会计 SAP 发票过帐 对正确的供应商发票进行过帐操作 结束 10 应付会计 系统外 是否接受差异？ 判断差异是否在可接受的范围内 否转11冻结 是转9过帐 11 应付会计 SAP 发票冻结 在系统内冻结有差异的发票 12 12 应付会计/ 采购人员 系统外 差异分析与处理 对发票差异进行分析，如差异不可接受则由应付会计冲销发票校验，并将发票退回给供应商；如差异可接受则到下一步 13 13 应付会计 SAP 冻结解冻 在系统内进