节约成本——打印文档有方法.pdfVIP

l 《———————————————————————————————一 ——～ ～ 软件／办公软件@责任编辑郭琪琳s。ftware@cpc．c0m 节约成本打印文档有方法 打印文档常常遇到这样的尴尬 ：表格多了一行到第二页，文档刚好多了一两句话……如此就多打印一页几乎是空白的纸张，实在 浪费。金融危机 ，节约成本要从小事做起，下面就看看办公打印有哪些节约的高招吧。 一 文／狼妖 文字压缩 ，瘦身不减量 对于图文混排的文档来说，还有一 个办法可以进行大幅度的缩减，那就是执 无论是Word还是Excel，默认的字 行 “分栏”操作。单击 “页面设置”功能 号都是五号字 ，对于公司内部使用的文 区的显示功能对话框按钮，打开 “页面设 档来说，正式文档外的文件 ，在实际打 置”对话框，切换到 “文档网络”标签， 印时都可 以将字号设置小～点，这样不 将 “栏数”设为 2“” (如图2)。根据实 会对 阅读产生太大的影响，同时又节约 际情况可以设定为更多，不过为了便于阅 了成本。 读，一般以两栏效果最佳。 以word2OD¨7为例，打开文档后，按 C“trl+A”全选文字，通过 字“号”下 拉菜单选择或直接输入一个较小的新字号 每次单击可减少一页 ，根据文档 即可。Word默认行距为 “单倍行距”， 的内容，Word会 自动调节，在不能继续 通过调整同样可以节省纸张。在选中文字 缩减时，Word会弹出提示，告诉用户无 的状态下，右击文字选择 “段落”，打开 法继续减少页码了。对于长文档来说 ， 段“落”对话框后，将 “行距”选择为 这种 自动缩减的方法是很方便的，最起 “固定值”，在右侧的 “设置值”下方就 码省去了自己调整格式的麻烦。如果对 可以直接设定行距的大小了。具体的行距 Word自动缩减的效果不满意的话 ，可以 以及字号大小如何设置可参看下表。 手工调整。而所有的调整当中，操作最 方便，效果最为明显的就是调整 “页边 先看后打 ，预览先行 距”了。在 “页面设置”功能组 中，单 击 “页边距”下拉箭头，在弹出的菜单 打印结果不理想，往往只有扔掉重 中选择 “窄”项，就可以对页面进一步 节约成本，Excel有妙招 打。其实，只要在打印前做点小动作，这 压缩了。 除了Word，Excel同样是我们经常 种情况是完全可以避免的。利用Office的 使用的。相l：LWord的绝活，Excel又有什 “打印预览”功能就可以 “所见即所得” 么妙招呢?在Excel中同样单击Office按 的方式查看实际打印的效果。利用好打印 钮，执行 “打印／打印预览”命令进入打 预览功能，对节约成本可是很有效哦!