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SYSMANAGEMENT 系统管理 电厂数字档案管理系统的建立 ◆关国华 摘要：随着计算机技术的快速发展及深入应用，各行业的档案资料从原 有单一的纸质档案发展为包括纸张、工程图纸、电子文件、声像、视频等各 种类型的多媒体档案。为适应当前的档案管理需求，对档案资料进行数字化 综合处理、电子文件网络化归档、文档密级管理、授权管理及网上安全查询 利用已成为档案管理发展的必然趋势。 关键词：信息技术；数字化；档案系统；经济效益 3．2统计输 出。该模块主要完成档案数据统计和相 一 、 电厂数字档案管理系统建立的背景 关输出打印功能，主要档案库存统计 、档案利用统计、 2001年开始建设的公司档案管理系统只实现了对各 案卷 目录报表 、卷内目录报表、卷内备考表输出、案卷 类文档的目录维护及检索 ，而当前档案资料已从原有单 封皮输出、档案内容输出、全引目录报表等。 一 的纸质档案发展为包括纸张 、电子文件、声 、像 、视 3．3档案定位。通过档案定位功能可以查看到档案在 频等各种类型的多媒体档案 ，原有档案管理系统已无法 电子档案室中的具体位置以及查看该档案的其他相关信 满足管理需要；同时为规范档案数字化工作，确保数字 息，该功能分为查询档案 ，用户可以输入要查询的案卷 档案资源格式统一、数据规范、长期可读、便于共享 ， 题名信息，查看该案卷的具体位置，也可以查看电子档 确保档案的完整与安全。因此 ，需对 目前档案管理系统 案室中所有的档案在电子档案室中的位置和相关信息。 进行升级 ，并对纸质档案进行数字化 ，建立完备的电厂 3．4档案与图形的互查。通过该功能用户可以通过 数字档案管理系统。 查询到案卷信息中定位到与该案卷项联系的图形属性上 面可以查看到该案卷的图形属性信息等。同样可以在图 二、电厂数字档案管理系统建立的目标 形显示系统中选中相应的图形属性信息，然后通过该图 2．1档案信息的数字化。将现有各种纸质档案 、工 形属性信息查找到与该图形属性信息有关的案卷信息以 程图纸档案、照片档案、声像档案、财务档案、人事档 及与该案卷信息有关的卷内信息等，并且可以对该案卷 案等进行数字化处理，并实现档案信息与其他的办公系 信息进行编辑等功能。 统、管理信息系统关联。 3．5流程审批。管理员对其他用户提出的档案借阅 2．1档案信息进行集中统一管理。利用公司的内部 申请进行审批，以及对其他用户提出的档案修改申请进 网络优势、智能化的检索手段，将电子档案信息进行集 行审批 ，以确保档案的安全性。 中存储和统一管理，实现电子档案和工程图纸之间的相 3．6系统维护。该模块提供给用户对系统进行设置 互查询，并快捷、准确地提供系统的档案信息资源 ，真 和维护的功能，包含用户管理、密码修改、系统参数设 正实现档案信息资源的共享，提高工作效率，加快公司 定、档案分类管理 、数据字段设置、保存期限设置、密 的信息化建设。 级设置、系统 日志管理等。 三、电厂数字档案管理系统功能说明 四、电厂数字档案管理系统建设过程