VM(VisualManagement)间接部门的改革，促进管理间接部门.pdfVIP

以VM(Visual Management )推进管理/ 间接部门的改革， 促进管理/ 间接部门的经营效率化与体质强化 日本中部产业联盟主任咨询师 小林启子 1． 管理/ 间接部门改革的必要性 今天，“管理/ 间接部门的可视化”受到人们很大的关注。 本联盟东京本部自1990 年起，开展了通过“经营的可视化”、“管理的可视化”和“业务的 可视化”来进行管理的支援活动，称为VM (Visual Management ) 。特别是自两、三年前起，很 多企业对可视化、VM 予以关注，采用此手法的企业急剧增加。 为何会出现这种现象？尽管摆脱了通货紧缩，人们认为景气已恢复，但存在行业、地域或 企业规模造成的差距。很多企业面临严峻的经营环境。即便是人们瞩目的企业，由于国际化的 进展等因素，不得不置身于激烈的价格竞争之中。为此，很多企业将生产基地转向中国和东南 亚，或转而生产低成本的进口产品，以顶住价格竞争；同时为了实现制造现场的成本降低和提 高质量及生产效率，开展了 5S 等多种多样的改善活动。但是，在进一步强化成本竞争力的经 营中，很多企业切身感受到：仅限于制造现场的改善对降低成本的作用是有限的。同时似乎注 意到：诱发高成本的库存过量、顾客信息传递不畅造成的生产中断和重做等，是由于管理/ 间接 部门的原因造成的。而且管理间接费的降低没有进展等——管理/ 间接部门的改善活动极端地落 后了。 就管理/ 间接部门而言，对企业的贡献度难以测定。此外，在确定新交易合同及新产品订单 时，客户会考察制造现场，但不会考察办公室。因此，既无来自外界的刺激，管理/ 间接部门的 办公室及业务管理方法也无任何改善。管理/ 间接部门成了不受约束的世界。 如果说生产产品的现场是制造现场的话，管理/ 间接部门的办公室可以说是“以低成本简便 地生产优质产品的业务现场”。企业为了成长和生存下去，今后管理/ 间接部门的革新已成为紧 急的课题。 2. 管理/ 间接部门的问题与浪费 为了推进管理/ 间接部门的改革，首先必须明确办公室现场的浪费：是什么阻碍着业务效 率？进而明确诱发制造现场恶劣情况的究竟是什么问题；为了解决这些问题必须改变每个员工 的意识，并改变管理上的做法。 向管理/ 间接部门的管理/监督者询问“工作现场有什么问题吗？”回答肯定是“人手不够”、 “加班多”，而未意识到其根本原因所在。为什么会有这种情况？因为对很多管理监督者来说， 1 业务人员今天从事什么工作、工作是否按计划顺利进行、之所以加班到很晚，是由于业务负荷 量大还是因工作延迟？或是由于应对出现的问题？通常是不向业务人员询问就不了解这些情 况。此外，即使发生了问题，往往也由从事该业务的人员作出判断并处理，当其他部门询问或 客户投诉使问题暴露，事情闹大了才慌忙予以应对。 现实情况是管理/ 间接部门办公室的桌上文件堆积如山，办公桌内票据、未处理完的文件、 FD 和CD 及许多办公用品杂乱无章；桌子下面固定地放着文件夹及纸箱；柜子里堆放着纸箱（里 面不知装着什么）和未填题名的文件夹；样品、办公易耗品和大件办公用具随处摆放着。工作 环境产生风险的可能性很大，并产生了很多寻找的浪费。进而当经办人不在时，顾客或相关部 门询问事情也往往找不到必要的文件，无法马上答复。 在管理/ 间接部门，工作及管理方法是属人化的。因为除使用者外无人打开过桌子抽屉，故 问题是潜在化的，或许未注意到问题的发生。在管理/ 间接部门，经常发生图1 所示的浪费和问 题，正在成为业务效率低下和业绩恶化的主要原因，而这并未引起人们的注意。 所谓浪费即不能转化为金钱的工作。员工为了无效的工作每天不得不加班，结果导致劳动 强化。而且如果对浪费听之任之，经费增加自不待言，且不能及时应对顾客，丧失信誉，并对 业绩产生恶劣影响。 3 ．何谓管理/ 间接部门的改革 所谓管理/ 间接部门的改革，就是使 “处于未可视化状态的职场”成为 “自律神经健全的可 视化的职场”。所谓可视化职场，即实现“物品的可视化、“业务的可视化/流动化”和 “管理的 可视化”。所谓自律神经健全的职场，即能够及时发现异常和问题，并立即采取措施的有条不紊 的处于良好管理状态的职场。 2