做个好秘书.pptVIP

测试量表 测试 测试 测试 测试 测试 第1章 概述 学习目标： 在学习完本章后，你应该能够： 了解秘书与秘书工作的基本概念、特点与原则； 明确秘书工作的基本内容和工作方法。 1.1 秘书的涵义 1.1.1 秘书的含义 1）我国秘书的由来 2）国家劳动职业技能鉴定中心给秘书做出的定义：秘书是位居领导人身边或领导机构中枢，从事办公室事物、办理文书、联络各方、保证领导工作正常进行、直接为领导工作服务并为各方面服务的事务与信息助手。 。 1.1.2 秘书的类别 按职业性质可分为 （1）政务秘书 （2）商务秘书 1.1.3 秘书工作的含义与内容 秘书工作：秘书部门和秘书人员为组织、领导或雇主提供的各种综合性、辅助性管理活动的总和。 秘书工作的内容： 1.文书工作 8.协调工作 2.调研工作 9.会议工作 3.信息工作 10.保密工作 4.督察工作 11.综合承办工作 5.档案工作 12.信访工作 6.接待工作 13.随从工作 7.印信管理工作 14.通讯工作 1.1.4 秘书工作的特点 1）从属性 2）辅助性 3）综合性 4）政策性 5）机要性 1.1.5 秘书工作的原则 1）准确原则：质量要求 2）及时原则：效率要求 3）严谨原则：作风要求 4）同步原则：态势要求 5）保密原则：纪律要求 1.1.6 我国秘书工作发展的趋势 1) 秘书工作职业化 2）参谋职能强化 3）办公手段现代化 1.2.3 秘书的知识结构 1）基础知识 2）专业知识 3）相关知识 1.2.4 秘书的能力结构 1）分析判断能力 2）表达能力 3）沟通协调能力 4）组织管理能力 5）应变能力 6）社交公关能力 办公环境管理 1.秘书的办公环境是指秘书部门和秘书人员工作所处的外部条件的总和，它包括自然环境和人文环境。 2.自然环境由办公室布局、办公设备和办公用品的摆放和室内空气、光线、色彩等因素构成 ； 3.人文环境主要包括文化、教育、人际关系等因素。 4.舒适安全的办公环境使人神清气爽，有利于提高工作效率；相反，嘈杂纷乱的环境则让人心情压抑，影响工作。 办公室的布局 办公室的布局 办公室的布局 2）办公环境布置的注意事项 （1）办公场所应远离嘈杂之地，以保持安静。需要使用嘈杂设备的单位，应设于偏僻之处，以避免干扰其他部门。 （2）工作联系紧密的部门和人员，应置于相邻的位置，便于沟通联系。 （3）工作流程强的单位，各办公单元应按流程顺序布置，避免倒退、交叉以提高效率。 （4）公告板、公示栏需刊载内部人员的周知事项，应置于出入办公场所的必经之地。 （5）自动饮水机、清洁工具等应置于僻静处。 （6）尽量配备相同规格的桌椅、档案柜，以增进美观，并促进员工间的平等感。 （7）主管应位于部属座位之后，以便于主管观察工作地点发生的事情。 （8）尽量使全体员工面向同一方向，避免面对面。 （9）光线要充足，自然光应来自桌子的左上方或斜后上方，自然光线不足的要有充足的照明光源。 （10）员工的办公桌椅和设备不可过于靠近电源与热源。 办公室的美化 一.办公室美化的意义 １.是办公族一生工作期间呆的时间最长的地方。 ２.办公族的压力：紧张的工作、竞争、人事、加班；还有额外的生理和心理的压力，导致“办公室环境综合症”。 ３.“以人为本”理念的提倡 　 二.办公环境的美化内容 　1.光线 　（１）科学测试证明，充足而稳定的光线，能使人的工作效率提高１０％－１５％。相反，光线不足或过强，则会使人烦躁不安，影响工作。 　（２）自然光的利用：①光向，左上方②过强，窗帘或者纱窗。③不足，补充人工光。 　（３）人工光：最好用日光灯，它最接近自然光，同时，也比较经济。此外，在书写和打字处，也适宜增强光照度。　 2.色彩。 　（１）色彩对室内的光线有影响，对人的情绪也有影响。 　（２）一般而言，办公室的色彩不宜过于艳丽，以单色化为好，亦即地板、墙与窗帘的颜色要调和，然后再加上一种较鲜亮的颜色。 　（３）同时，不同地点，对色彩的要求也不一样： 普通办公室：天花板宜用白色，面对员工的墙壁宜用冷色，其他墙壁用暖色。 会议室：以浅色与中性的颜色为宜。 会客室：以欢愉的、中性的颜色为宜。 走廊：因缺少自然光线，应采用鲜亮的色彩。 休息室：男性以蓝色为宜；女性以