会议服务工作流程讲解说明.docVIP

会议服务工作流程 会前服务 (一)了解会议基本情况 1.服务员接到召开会议的通知单后,首先要掌握以下情况:出席会议的人数;会议类型、名称、主办单位、会议日程安排、会议的宾主身份、会议标准、会议的特殊要求。 2.服务员根据会议的类型、性质、人数,按照客户要求安排会场布局。 3.检查照明、音响、视频、空调等设备,根据会议要求增添新的设备。冬夏季要调整好室温注意通风。夏季温度26°冬季温度20° (二)会议室的内外卫生 1.进入会议室首先打开门窗,进行通风. 保证无异味,无异物。 2.准备两块抹布,一干一湿,会议室按从上到下,从里到外,的顺序进行清扫,桌子,椅子,门窗,踢脚线,灯具,会议室里面摆放的音响设备和电视投影,包括会议室里面摆放的绿色植物的花坛进行擦拭,擦会议室的电器,音响设备时和木质的踢脚线时一定要用干抹布进行操作。检查照明、音响、视频、空调等设备,根据会议要求增添新的设备。冬夏季要调整好室温注意通风。夏季温度26°冬季温度20° 3.地面清理,擦会议室地面的时候,若会议室的地面是木地板板面的话我们因该按照地板的纹路进行拖地,那样等地板上的水纹干时地面就不会留下痕迹,会议室的木地板应该15天进行一次地板打蜡,若是地毯的会议室,应该每天会议结束后都用吸尘器对会议室的地毯进行清理。 (三)会议室内的物品摆放及会议桌上的物品摆放 1. 椅子的摆放,椅子摆放应该从左右两边看一起成一条直线,椅子摆放的距离应该是桌子20公分处。间距相等前后成直线,椅套平整干净无皱。 2.桌子上摆放的杯子、杯垫、杯盖上面若有花纹的瓷器应该三花对齐,放入适量的茶叶摆放在距应离桌边的5公分处,应该一排对齐。 (四)会议室的音响投影使用 1.若客人在定订议室时中注明要使用投影,我们应该在会前3小时将投影幕投影仪安装到位,投影不歪斜,对正投影幕;悬挂式投影仪提 前放下。大型会议提前1天调试完毕,中小型会议至少提前1小时调试完毕,调整好投影和幕布的最佳效果地方进行定位。 2.若会议中使用音响和话筒,我们应该在会前把音响和话筒调整好做到话筒没杂音,音响效果清晰,若用无线话筒,应该在会前把无限的信号找准,无线话筒使用时应该备2块多余的电池,以备后需。 二、会议期间的服务 1.迎宾服务,应该在会议开始前20分钟到会场门口站立迎接宾客,若有重要领导莅临,因按照主办方要求在电梯间迎接客人。服务员要在会议开始前1小时到达并于会议开始前半小时在门口站立迎接宾客。仪容仪表要合格。 2.打开相关设备设施,会场主要灯光要在会议开始前半小时打开,话筒应在会议开始前5分钟打开。会前半小时开始播放,主办方要求的背景音乐,会议开始前1分钟停止播放。并检查各项设备设施是否正常。 3.茶水服务,茶头应在会议开始前5分钟泡好。准备足量开水,水壶应干净光亮无水印。会议进行中间15到20分钟应续水一次。倒茶水时,应在客人前面进行,动作要轻稳,一般是左手拿开杯盖,右手持水壶,将热开水准确倒入杯里,不能让茶水溅到桌面上或与会者身上。杯子放在与会者桌上的右上面。如果操作不慎,出了差错,应不动声色地尽快处理,不能惊动其他人,不能慌慌张张,来回奔跑,将与会者的注意力引到自己身上,否则,这将是极大的工作失误。水瓶的上方应该放一块白色小方巾,以备开水不小心撒到桌面上进行擦拭,不能在客人头上或背部上方倒水,茶水以八分满为宜。按先宾后主的顺序加水,和主席台的客人先加水其后按顺时针的方向进行倒水服务。 三、会后收尾 1.会议结束,应将所有门打开,礼貌送客。送别客人时及时为客人叫电梯。 2.宾客全部离场后,要检查会场有无客人遗留物品。如发现遗留物品要及时归还,不能及时归还的要及时上报上交。 3.关闭部分灯光和空调,作好节能工作。 4.清扫卫生,回收可利用物品,桌椅归位。撤下会议所用设备设施用品,分类归位。 5.收回茶杯,进行清洗消毒,分类码放整齐。 6.确保无误后检查安全隐患,清理工作间卫生,确保无误后关闭所有灯光,撤出锁门。