檔案清理與檔案鑑定主題報告音檔.ppt

報告人：黃 富 美 96年1月24日 檔案清理與檔案鑑定 本 月 主 題 前 言 檔案法於88.12.15公布；91.1.1施行； 區分為總則、管理、應用、罰則、 附則五章，計30條 全國檔案中央主管機關—檔案管理局 於90.11.23成立 立法目的 健全機關檔案管理制度 促進檔案開放應用 發揮檔案功能 何謂檔案？ 定義 廣義：泛指人類所有活動紀錄 狹義：檔案法─指各機關完成 管理程序，而歸檔管理 之文字及非文字資料及 其附件。 各機關指中央及地方機關； 公營事業機構及公立學校準用 何謂檔案？ （續） 範圍 政府、企業、個人、團體之活動紀錄 文字及非文字之各種媒體型式 本文及附件 為什麼要重視檔案？ 記 憶 寶 庫 行 政 稽 憑 法 律 信 證 學 術 研 究 教 育 文 化 知 識 創 發 何謂檔案管理？ 檔案管理並非收受檔案後轉身 置於庫房架上的簡易工作，其 中涉及非常專業的流程與程序 ，在國外概以檔案管理師 (archivist)尊稱之。 何謂檔案管理？（續） 從畫面之流程，可以了解其工作層次包括：檔案產生、分編、整理、維護、複製儲存、保管、應 用、清理、移轉、銷毀、彙送目 錄等工作，而整個流程中數位化 與資訊化的工作及維持庫房因應 不同媒體需求建置恆溫恆濕的設 施等，更需要各種專業智能的注 入。 報 告 大 綱 壹、檔案清理 意義 指依檔案目錄逐案核對，將逾 保存年限或已屆移轉年限之永 久保存檔案，分別辦理銷毀或 移轉， 或為其他必要之處理。 目的 促進檔案開放利用 提升檔案管理效益 檔案清理清理原則 去蕪存菁原則 貳、檔 案 清 理 常見問題及實例說明 檔案銷毀作業規定 檔案銷毀作業規定 作業依據－銷毀 檔案法第12條 各機關銷毀檔案，應先制定銷毀計畫 及銷毀之檔案目錄，送交檔案中央主 管機關審核。 定期保存之檔案未逾法定保存年限或 未依法定程序，不得銷毀。 經檔案中央主管機關核准銷毀之檔案，必要時，應先經電子儲存，始得銷毀。 機關檔案保存年限及銷毀辦法 檔案銷毀作業規定(續) 屆保存年限檔案之銷毀 擬銷毀檔案目錄 檔案銷毀目錄 遇特殊狀況檔案之銷毀 檔案銷毀作業規定(續) 屆保存年限或移轉年限 定期保存檔案～ 屆保存年限之非機密檔案 永久保存檔案～ 自文件產生之日起屆滿25年 特殊狀況檔案銷毀 檔案銷毀作業規定(續) －遇特殊狀況檔案之處理 情況急迫 檔案變質 遇事變、戰爭或暴動 逕行銷毀後函送檔案管理局備查 天災或事故 經鑑定無法修復者 函送檔案管理局備查後銷毀 銷毀作業程序（續） 每年辦理一次為原則 檢出已屆保存年限之定期保存檔案 檔案法施行前已屆保存年限者，免辦理回溯編目建檔 屬機密檔案者，應先辦理解降密檢討 銷毀檔案有疑義或爭議者，應先辦理檔案保存價值鑑定 銷毀作業程序（續） 機關作業程序 製作擬銷毀檔案目錄 送會相關業務單位表示意見 制定檔案銷毀計畫及檔案銷 毀目錄 檔案銷毀目錄編製 機關檔案保存年限及銷毀辦法第九條第二項 檔案目錄應載事項 檔案銷毀目錄規定格式 定型化申請書表及簿籍檔案 檔案銷毀目錄編製(續) 定型化申請書表及簿籍檔案 適用對象 地籍類、戶籍類、稅務類、關務類、 入出境、證照、商品報驗、醫療及全 民健康保險承保、郵務及儲匯申請書表 會計憑證、會計報告、會計簿籍、 記帳憑證 檔案銷毀目錄編製(續) 檔案銷毀目錄 應載事項 目錄規定格式 以公文用紙尺度為規格 年度號、分類號 及案次號 卷數 案名 檔案產生者 案卷內文件起迄日期 案情摘要 檔案銷毀目錄(依案件編目者) 檔號 案名 案由 來(受)文者 收、發(來)文字號 文件產生日期 檔案銷毀目錄(案卷) 檔案銷毀目錄(案件) 銷毀目錄核審作業 機關內部初審 逐案審查 應載事項均已記載 合符銷毀條件 永久保存及未屆保存年限檔案不得銷毀 業依法令規定完成應踐行程序 會計檔案及機密檔案 檔案續存價值 銷毀目錄核審作業(續) 機關內部初審 應載事項未記載，影響核審判定者 文件產生日期及保存年限記載不全 分類號記載錯誤或無法與保存年限區 分表對應 案由未摘列、過於簡略或不清 銷毀目錄核審作業(續) 機關內部初審 未合符銷毀要件者 未屆保存年限 依檔案銷毀目錄所列保存年限及文件產生日期，核未屆保存年限者 依機關檔案保存年限區分表所定，核未屆保存年限者 經機關業務單位註記應續存者 銷毀目錄核審作業(續) 機關內部初審 應踐行之