办公室管理规定《行政奖惩处理程序》.docVIP

1．目的：为了加强办公室管理，明确公司内部管理职责，使内务管理工作更加标准化、制度化和规范化，结合实际情况，特制订本制度。 2．范围：本规定适应公司办公室（参见附件：办公室规划图）。 3．权责：人力资源中心负责主导。 4．定义：（无） 5．规定内容： 5.1 仪容仪表 5.1.1 着装： A．办公室所有职员应着装应整洁、大方，非出差及商务应酬外，一律按公司标准身着公司工衣； B．女职员着淡妆，穿着得体，忌穿超短裙、大花纹肉袜及过于浓艳的艳装； C．男职员须穿着得体，忌穿着过于休闲、留大胡须及长发。 5.1.2 仪表： A．表情：微笑待人，文明礼貌，当同事与同事、领导与客人二者在谈话时，出于礼仪问候微笑向对方点头示意即可，不可随意打断谈话； B. 用语：在任何场合应用语规范，语气温和，音量适中，做到文明用语：“您好！、请！、谢谢！”，严禁大声喧哗。 C. 电话接听：接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，离之最近的同事应主动接听，重要电话作好接听记录，并告诉相应受话人；电话谈话长话短说，尽量控制在五分钟以内；公司电话严禁私自占用太长时间。 5.2 工作纪律 5.2.1 上班前：前三分钟进行办公5S工作，为一天舒适高效的工作做准备； 5.2.2 上班中：A.工作时间内严禁无故离岗、串岗，不得闲聊、吃零食、大声喧哗，确保办公环境的安静有序。 B．电脑只用于工作办公，工作时间内严禁利用电脑上网看新闻、聊天、看电影，干与工作无关的事。 5.2.3 下班时：下班前做好办公5S，让一天的工作得到有序梳理，下班后自觉关闭电脑等办公设备，相关责任人或最后一位离开人员应检查电源是否关闭到位，避免公司能源浪费。 5.2 办公室规范标准 5.2.1文件、物品柜 公司文件夹规定黑色、蓝色两种，相关部门需使用其他颜色文件夹须向文控申请，文件柜内的整理，用分隔胶条或电脑打印标签进行标识。 文件柜门的左上角贴公司统一制作的标签。 将文件整理分类，再用文件夹分类放置。 文件夹的标签统一规格，用电脑打印，主要贴在文件夹的侧面。 文件夹所在的文件盒也需作对应标识。 文件夹与文件盒上需明确标明管理责任人。 5.2.2办公桌 A．较长时间离开时桌面上只允许放置以下物品： 文件夹（盒） 电话机（传真机） 文具盒（笔筒） 电脑 水杯 台历 B．文件需按已处理和未处理分类放置在具有不同标识的文件盒内。 C．抽屉的整理、整顿。 抽屉内不允许放不要物 抽屉内物品要分类，并作分类标识 办公用品放置有序 个人用品需放置在底层 需采取措施防止物品来回乱动 茶具、水杯需定点放置 5.2.3 区域卫生 各部门应共同爱护办公环境，不可随地扔垃圾、吐痰等不文明的行为； 各部门负责各自办公室区域卫生，自觉做好日常5S活动，确保办公室地面无垃圾； 各岗位人员每天确保文件管理到位，桌面整洁，电脑、电话设备清洁； 各部使用公共区域（会议室、接待室、培训室）后，应主动搞好清理工作； 公共区域日常卫生由清洁工负责打扫清洁。 5.3 检查与奖惩 5.3.1 5S管理委员会每周定期对办公楼各室进行现场检查。 5.3.2浪费公司资源，前二次各警告一次，二次以上记小过一次； 5.3.3故意损坏公司财产，一经查实照价赔偿； 5.3.4故意泄露公司机密，轻者警告记过，涉及公司重大利益者追究其造成的公司损失与法律责任。 6. 相关文件： 6.1 《行政奖惩处理程序》 7. 使用表单： 7.1办公室5S标准图 文件编号 HX-ZZ-W-003 版 次 A/0 文件名称 办公室管理规定 制定日期 2013年10月30日 页 码 2/3 文件编号 HX-ZZ-W-003 版 次 A/0 文件名称 办公室管理规定 制定日期 2013年10月30日 页 码 1/3