建筑企业档案信息化建设探讨.pdfVIP

一 用的关键。电子档案中的文字无个人字迹特征、无书写墨迹 按照统一标；隹、科学系统、持续有效的发展原则，建设起统 的新旧之别、无文件形成过程的稿本特征，～旦被篡改，无 一 的、规范的、可共享的档案信息资源库，重点建设档案 目 法识别。 录数据库和档案内容数据库，同时建设技术资料信息库、图 电子档案的法律效力亟待确认。由于电子档案的原始性 书标准信息库、工具书库、期刊库等各级各类档案基础数据 界定困难，没有 “原稿”概念，原始性界定困难，引起人们 库群 ，以便提供丰富的数字资源服务。 对电子档案的法律凭证作用产生怀疑，电子档案没有确定的 (四)过程防范，确保安全 法律地位。 针对 电子文件的安全风险，要采用前端控制，通过实施 电子档案的安全 问题有待加强。电子档案存在逻辑归档 文件的标准化管理 ，制定严格的审批程序、流转程序、归档 和实体归档问题。实体归档指电子档案形成后通过磁盘或网 程序，以系统来规范电子文件的收集、整理、归档、利用， 络传输的形式将电子档案移交档案部门统一保管。逻辑归档 使电子文件的管理更加规范、安全。在计算机硬件环节上阻 是指在网络环境中，只告诉档案部门某电子档案的存贮路径 隔不安全隐患，保证系统安全运行；在档案信息化建设中建 而不改变其原存储位置和存储方式。在这种系统中，电子档 立信息安全机制，通过加强对工作流程、文件信息以及信息 案、归档者与接受者可能相距很远，只需操作一下键盘，便 保管方式的管理 ，使系统及系统内的数据不被非法访问、修 可实现归档 目标，比我们熟悉的传统的归档方法方便很多， 改和破坏；建立层次分明、角色明确的多级权限管理信息利 可是一旦网络瘫痪或受损，电子档案可能从此消失。另外， 用机制 ，并建立权限设置流程 、密码管理、防写措施 、防火 还不能完全有效防止数据在传输过程中的泄露。 墙、异地存储备份等各种安全控制方法，防止数据丢失、被 盗、更改、消除电磁辐射、病毒侵袭、系统崩溃、硬件损坏 三、推进信息化建设的基本构想 等不安全因素，有效保证系统的保密性，确保 电子信息的安 (一 )科学规划，分步推进 全。 企业档案信息化不仅涉及到企业的信息网络工程、系统 (五 )提升能力，优质服务 集成、网络互联、应用系统的开发与应用 ，还涉及到人员调 随着科学技术的发展 ，用户对档案的服务工作逐渐呈 配与培训、后期运行维护和专业技术支持等诸多方面，是一 现出数字化、多媒体、跨时空、跨地域的需求。不论是对存 个系统工程。同时，还涉及企业的组织结构、工作流程、人 量档案进行重要、珍贵、易损、利用等种类档案的分类和数 员素质、企业文化等诸多方面，是一项牵一发而动全身的举 字化工作，还是对新增档案的技术性甄别、萃取和数字化处 措。企业档案信息化总体规划的制定 ，必须服从企业的发展 理；不论是门户网站的更新维护，还是档案信息的服务等各 战略，通过分析企业 自身的特点和发展 目标 ，进行深入调研 项工作都需要档案管理人员必须具备一定的专业信息技术素 和科学论证，制定出符合企业 自身实际又切实可行的档案信 质和专业工程技术素质 ，以及较好的政治素质和市场敏锐 息化长远规划和近期计划，突出重点，采取渐进的方法 ，分 性。这就需要档案人员对信息产生的来源、信息共享的需求 步实施，持续发展。 保持高度敏感，调查了解信息利用者潜在的需求，有针对性 (二 )健全制度 ，规范程序