会议准备关键事项.pptVIP

会议要素 会议议题、与会者、 会议时间、会议地点、 会议工作机构、会议经费 一、会议议题 （一）概念 1.会议议题 是会议所要讨论、报告的主要内容。 2.议题来源 上级机关和领导人； 下级部门； 本层次。 （二）议题明确 1.议题的作用 让与会者获得知情权； 便于做好准备工作； 防止出现操纵会议的现象； 有助于会议目标的实现； 提高会议效率。 2.明确议题的方法 会前：文字记录，公布； 会中：按照议题控制会议进程。 （三）议题的审核 以下人员有机会提议召开一个会议： 具体负责某项工作的主管人员； 上级领导或主管部门以及这些部门的领导； 一定数量的委员会成员或者相关组织的代表； 足够数量的基层员工； 合作单位的有关人员； 其他人员。 开会原因 (1)资讯传达与监督员工； (2)达成决议与解决问题； (3)开发创意； (4)激励士气； (5)巩固主管地位。 1.审核的原则 （1） “一支笔”原则 在一个单位，批准开会的权力在一位主管领导手中。 （2）惟一性原则 只有通过会议形式才能解决问题： 有关规章要求。 （3）计划原则 会议要提前申报计划。 （4）可行原则 会议要素清楚，预案可行，经费有保证。 2.审核的内容 （1）权责关系 审清议题涉及的隶属关系和职权范围。 （2）政策的连续性和一致性 审核清楚和以往的相关规定是否有冲突。 （3）召开会议的条件 经费、设备和技术支持、重要的人员与会。 （4）开会时机、地点 从政治、经济、环境、场地条件等多个方面加以权衡。 （5）与会人员 与会人数、与会人员范围。 （6）会议议程 顺序安排是否合理，时间是否紧凑，环节衔接是否流畅， 是否需要安排茶叙，休闲娱乐活动安排是否得体。 二、与会者 （一）会议召集人 成立会或临时会：发起人、筹备人； 常务会或临时会：负责人； 换届委员会的首次会议：由得票最多者， 或上一届的负责人。 （二）会议主持人 1.主持人的产生 常务会、临时会：主要负责人； 人民代表大会：主席团成员轮流主持。 2.主持人的职责 （1）宣布开会和闭会； （2）介绍或报告会议情况； （3）控制和调节会议的进程； （4）允诺发言、阻止超时、违规的发言； （5）维护会场秩序、执行会议纪律； （6）选定会议记录人员、验证会议记录的准确性； （7）督促会议决议的执行。 3.主持人的权力 具有发言权和表决权。 召集人 主持人 同一个人 职能区别 召集人：对会议的过程负责， 对会议能否顺利召开负责； 主持人：对会议的全部内容负责， 尤其对会议结果负责。 （三）会议出席人 会议出席人：被正式邀请或被正式要求参加会议， 并在会议上发言、讨论、表决的人员。 1. 确定 依法产生； 根据组织程序确定。 2. 权利 （1）发言、动议、提案、讨论； （2）表决权； （3）选举权。 3.义务 （1）按照会议通知的要求做好参会准备； （2）遵守会议规则、服从会议决议， （3）共同维护会场秩序。 4.人数核定 实际出席人数必须达到应到人员的半数以上。 （扣除因公、因病不能到会者。） 不足额数，可以进入等会期； 等会期满仍不足额数，改为谈话会。 （四）会议列席人 列席人：会议领导机关出于某种需要， 批准少量无关部门的负责人列席会议。 1．权利 （1）参与有关问题的讨论发言； （2）会议临时赋予的其他权力。 2．义务 （1）遵守会议规则； （2）礼貌发言、解答询问； （3）保守会议机密。 （五）会议记录人 1，产生 （1）会议主席指定； （2）会议选举产生； （3）秘书人员。 2．职责 （1）提前介入会议，了解议题和出席人员； （2）如实记录会议内容； （3）主动向大会主席(主持人)提交会议记录。 （六）会议工作人员 1.来源 （1）机构的内部； （2）专业会展机构的技术人员和管理人员； （3）会场有关服务人员。 2.职责 （1）会议筹备工作； （2）会议材料准备工作； （3）会间事务性工作。 三、开会时间 （一）确定开会时间的依据 1．议题的时效 有些会议的内容具有明确的时效要求。 2 ．会议规模 与会议的准备时间成正比； 与会期的长度直接相关； 与会议可能出现变数的概率密切相关。 3．会议的复杂程度 制约因素：议题的复杂程度； 议题的多少。 （二）会议时间的控制 1．影响会期的因素 （一次或者一届会议总的时间长度） （1）会议准备不充分，会议时段空置； （2）议程