第15章会议成效.pptVIP

* 最后，会议应该环环相扣，用恰当的问题解决机制解决问题 小组板 每小时 每小时跟踪人员 流程控制图 业务单元经理 区域经理 小组负责人 小组 每天 每周 每月 现场展示板和记分卡 月度记分卡 每周评估 每月评估 每天的开始 反馈 反馈 每一层级之间的互动可确保每个人都针对一致的目标进行努力 实时反馈可使问题在短时间内得到处理和解决 必须每天确认关键措施以解决前几天发生的问题并防止其再次发生 每周评估较长期的趋势并明确重点领域，同时发现并分享生产组最佳做法 会议 报告方式 * 讲座提纲 会议概述 会议致命伤 高成效会议流程及管理 提高会议成效技巧 会议成效评估 * Strength 优势 自身 环境 设定沟通目标 制订行动计划 预备可能的争执 进行SWOT分析 主持人的四个准备 Weakness 劣势 Opportunity 机会 Threat 威胁 ↖ * 重要的会议应该进行录音 定期召开的会议可不录音 多数会议指定记录者 记录者的笔记流畅不失真 会议记录者的责任更全面 会议记录内容全面而准确 会议结束后整理会议内容 会议记录应有组织的整理 与主席共同修正错误部分 将会议记录发送给与会者 会议记录的10个建议 ： 内容 记录者需要… 反应快、写字快、知识面广、记忆力特别强、组织能力强、倾听能力强、总结能力强。 选一个合格的会议记录者 * 别人行动的 20% 别人听懂的40% 别人听到的60% 你嘴上说的 80% 你心理想的 100% 沟通 漏斗 掌握沟通技巧 * 造成沟通困难的因素 有效沟通的原则 ．有明确的沟通目标； ．有明确的时间约束； ．重视每一个细节； ．积极聆听； ．努力达成目标； ．多采用聚焦式会话法； ．掌握提出高质量核心问题的 提问技巧。 按自己的思路，忽略他人需求 失去耐心，造成争执 准备不充分，没有慎重思考就发表意见 时间不充分 语言不通 情绪不好 记忆力差 重点强调不足或条理不清 缺乏自信 重点强调不足或条理不清 不能积极聆听，有偏见 会议中提倡正面指导和建设性反馈 一个好的聆听者首先要学会沉默 * * * * * * * * 生产力 – 机器正常运作时间 案例 采用直观图表汇报 * * * * * 溶出和蒸发器 – 蒸汽 提高热利用率 消除泄漏和浪费 t/t-AO * 讲座提纲 会议概述 会议致命伤 高成效会议流程及预防性管理 提高会议成效技巧 会议成效评估 * [记载事项] 13、… 12、参加人员是否有所抱怨？ 是/否 如果为是，给出原因 。 11、是否有很多生动且富建设性的发言？ 是/否 10、会议讨论时，是否有偏离议题的论点？ 是/否 如果为是，给出原因 。 9、开会时的气氛是否热烈？ 是/否 8、开始时，是否简要地叙述了议题的重点？ 是/否 7、与会全体人员是否了解主题？ 是/否 6、会议是否按预定的散会？ 是/否 5、会议是否按计划进行？ 是/否 4、必要的资料是否齐全？ 是/否 3、会场或设备是否适合？ 是/否 2、会议的目的及议题是否彻底？ 是/否 如果是否，给出原因 。 1、会议是否按预定的进行？ 是/否 如果是否，给出原因 。 方法一： 会议成效分析表 * 方法二： 问卷调查法 对被召集者提出的问题： 您知道本次会议的目的吗？ 您是否拿到了会议议程？ 您参加会议的任务是什么？ 您做好准备了吗？ 您知道要把会议结果向谁传达和怎样传达吗？ 这是一次有成效的会议吗？ * 方法三： 运用评估模板评估 会议日期: 会议地点: 会议名称 会议主席: 有没有采用会议计划模板? 资料是否准备完好并得到充分传阅? 有没有规定会议的目的和结果? 有没有说明会议长度? … … … … 业绩考核符合会议目的吗? 有没有高效采用目视管理? 对上次会议约定的行动开展评估了吗? 发现存在差距了吗? 发现问题根源了吗? 对问题进行优先排序了吗? 会议重点放在了根源问题优先排序了吗? 讨论是对事还是对人? … … … … … … … … 整个集体参与解决方案的讨论了吗? 讨论重点放在了解决方案了吗? … … 行动被明确分配给责任人并规定截止日期了吗? 明确规定下一次行动评估了吗?