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文秘工作人员应当具备的素质 ──在全省审计机关文秘培训班的讲话 ? 省厅举办这次文秘工作培训班，我认为很有必要。借这个机会，我讲三个问题。第一，文秘工作在审计工作的重要地位及其现状；第二，文秘工作中应当解决的几个突出问题；第三，文秘工作人员应当具备的素质。 一、文秘工作在审计工作中的重要地位及其现状 对这个问题，大家是有所了解的。在审计工作中，文秘工作具有非常重要的地位和作用。文件、信息工作都属于文秘工作的范畴。在审计工作中，审计报告、审计决定、审计意见、审计建议都是以文件的方式发给被审计单位，报送上级领导机关。审计法赋予审计机关和审计人员的职责和权力，都要通过文件来体现。一纸红头文件，不是一般性的公文，而是法律约束力的一种体现。审计工作中的一些失误、风险也往往是通过文件来体现的。 多年来，广大文秘工作人员、广大审计人员在文秘工作中付出了大量辛勤的劳动，做出了显著的成绩，文秘工作为保证审计工作的顺利开展，为广大审计人员和各级审计机关依法履行职责，开展审计工作，为经济社会发展服务，产生了良好的作用和效果。借这个机会，我也向多年从事文秘工作的同志以及在文秘工作方面付出了大量艰辛劳动的审计人员表示衷心感谢，向大家表示亲切的问候。当前文秘工作的现状，可以说既有应该充分肯定的一些好的方面，有很多值得总结的好经验，有很多值得继续发扬的优良作风，同时也还存在许多薄弱环节，有不少突出问题。对这些问题，我在平时工作中也是十分关注的，应当说看到的也比较多，所以我今天要讲一讲。也用不着专门准备，用不着罗列好多现象。我就凭印象举一些例子，和大家讨论。 文件的质量不高，表现在各级审计机关、各级工作人员平时的工作中。我们平时见到的各类文件毛病太多，有的毛病在各级领导审核的过程中逐步得到解决。还有一些文件，是从一开始就带着问题出生，在文件的整个运行过程中难以消除、难以发现，最后带病出厂，产生不好的影响和效果。有的文件报到审计署以后，在各个环节的审查和评审中被指出被通报，这也是常有的事。 这些文件中表现出来的问题通常有这样几种类型： 一是文字表述含糊。起草文件，做文秘工作，和文字打交道，首先必须注意文字的准确性。而我们现在有许多审计人员、专职的文秘工作人员，文字基本功不够，对中国语言文字的基本含义和特点掌握不熟练，所以在运用文字来表达一些事物的时候，文字运用不准确，表达不清，有一些词句甚至整段的文字或者是整个文件词不达义，言不达义，甚至有的文字容易让人产生歧义的理解，产生很不好的效果。 二是一些文件里对某些法律、政治、政策的概念表述不准确。而法律、政治、政策上的语言和内容，在一个文件里是最关键的最重要的地方，如果在这方面出了问题就是大问题，如果在这方面有毛病就是大毛病。有一些可能导致法律性的错误，会导致一个文件或一个行政行为的违法，或者会导致某一个行政行为的政治性错误、政策性错误。我们有不少文件，这样的错误是司空见惯的。这暴露出我们相当一部分审计人员和文秘工作人员法律知识不足，政治水平、政策水平不高。文件出去以后，所反映不仅仅是工作人员的水平问题，而是反映一个机关的工作水平、工作质量、法律观念、政策水平。文件出去以后，人家就不再是说某一个工作人员而是说一个机关，所以这方面问题导致的后果和影响也是严重的。 三是很多文件出现的问题反映出工作人员的责任心不够强。有一些问题本来是可以避免的，可是往往避免不了，暴露出一些工作人员在工作中有马马虎虎的现象，特别是在文字上下功夫不够，不细心，粗枝大叶。比如说错别字，那是司空见惯。一个文件要注意错别字的话那就看不下去了，这种文件太多太多，可以说见不到错别字的文件是非常罕见的。错别字的问题，有些错别字是工作人员用的习惯了，他就不知道，以错为对。还有一些不是不知道，是工作粗心，不负责任造成的。有些文件送上级审批的时候，在要求签发之前显的很急，说我们早就准备好了，早就在等开会研究，早就在等领导听汇报，等领导签发，好像一切准备工作都做好了，万事俱备只欠东风，结果送上来到了后边的环节一看还有那么多的错误。如果在自己手里的时候每个环节不要着急先送上去，不要着急发，先看看有没有应当解决的问题。着急什么呀，有足够的时间，有足够的条件把这些毛病解决了。但是很多同志不注意，还是存在一个责任心的问题。我自己直到现在，如果有一个重要的文件从手里出去的话，都得反复看几遍，有时候一份文件印出来了还要再看一遍，这时发现问题还来得及纠正。现在这方面存在问题比较多。我们看到各级的文件都有这样的现象，我讲的不仅仅是审计厅，包括全省各级审计机关。 四是从一些文件、文字所反映的内容可以看出，一部分工作人员缺乏辩证唯物主义的分析问题的方法。有些文字、有些语言写的太绝，把话说的太足，有些话说的分量太重，就是说缺乏一种余地。有些话是没有把意思充分表达出来。中国语言文字的