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高校OA系统公文处理流程优化探讨 ——以外来文件处理为例 摘　要：适应教育信息化要求，OA系统在高校得到普遍使用。相对于传统的以纸质形式处理的方法，OA系统内的电子公文可以更加快速便捷地流转，处理文件的效率得到极大提高。由于在OA系统内电子公文运转于依赖于对应的处理流程，文件处理的流转环节设置、岗位权限设置、应急处理设置等诸多因素都成为影响文件处理的重要因素。为此，积极适应新形势需要，按照国家公文处理相关要求，有必要对OA系统公文处理流程作进一步优化，逐步探索建立高效的公文处理运转机制，能够促进工作效率的不断提升。 关键词：高校；OA系统；公文；流转；优化 　　目前，适应教育信息化需要，在教育系统中公文基本以电子形式运转。为此，OA系统在高校得到普遍使用。由于电子文件在OA系统内流转处理依赖于预先设置好的处理流程，为进一步提升公文处理效率，有必要对OA系统内的电子文件流转过程作进一步优化。 一、公文处理流程设置依据 OA系统公文处理流程设置的标准和依据是国家最新的《电子文件管理暂行办法》和《党政机关公文处理工作条例》。在OA系统中公文处理必须坚持统一管理、全程管理、规范标准、便于利用、安全保密原则，严格按照相关要求对公文进行流转处理。 二、OA系统内公文处理的基本流程 （一）完整模型 以外来文件为例，按照传统的处理办法，高校的办公室秘书部门如秘书科收到外来文件之后，要对文件信息进行登记、编号，然后呈办公室主任签批意见，再呈送学校校级主要领导如校长审阅批示意见，之后根据批示呈送分管校领导，再根据分管校领导签批意见转责任部门负责人处理；责任部门负责人交部门内部相关人员完成处理后将文件退还给秘书部门，秘书部门对文件进行整理后归档。这是一个文件逐级向下处理的完整流转过程，也是电子文件在OA系统内处理流转的基本模型。如图1所示： 　　（二）特殊情况 1. 环节跳转：在公文处理过程中，并不是所有的文件都需要按照完整模型进行处理，有时根据需要会跳过某些环节向下流转。比如：在外来文件处理过程中，有些文件办公室主任认为不必呈送校长阅批时，可直接呈送给分管校长；或者校长认为文件没有必要让具体部门阅处时，批示给分管校长传阅，之后退回秘书科存档；或者分管校长在阅批文件时认为没有必要处理，可直接退回秘书科归档，等等。公文处理的环节跳转要根据需要进行选择，但必须遵循预先设置的处理流程。此时公文处理的完整模型流程明显无法完成任务。 2. 并行处理：有时公文在处理过程中并不是单线从上向下流转，而是需要在多个环节中同时处理。这里所说的并行处理不仅是指同一岗位上的不同人员协同处理，也包括不同级别的不同处理岗位对公文的协同处理。比如：校长在收到办公室转来的某个外来文件后，同时批示给相关分管校长处理和其他校领导传阅；或者分管校长将外来文件分别批示给责任部门处理，同时让其他校领导传阅；或者分管校长将文件分别批转给多个部门协同处理，等等。尽管某个岗位如分管校领导岗位可对应选择多个人员，但按照公文处理的完整模型，多个不同级别岗位如分管校领导和责任部门就不能同时处理文件。此时公文处理的完整模型流程无法满足需要，需要对流程中的处理环节和方向进行调整，且必须保证任务得到协同处理。 3. 环节跳转和并行处理并存：这种情况下文件的处理操作较为复杂，有时在处理过程中可能会遇到多次环节跳转和并行处理的情况。比如：办公室主任将某个外来文件直接呈送给分管校长后，分管校长把文件批示给责任部门处理，并让其他校领导传阅，此时公文在流转过程中已分别有1个环节跳转和并行处理；其他校领导包括校长在接到文件后，有些校领导认为有必要再让其分管的部门责任人阅览，会同时批转给这些部门的责任人，有些则会直接返还给办公室秘书科，这时会分别产生第2个环节跳转和并行处理；多个相关部门责任人在收到文件后，有些人会批示给部门内部人员阅处，有些人则直接将文件退还办公室秘书科，这时会分别产生第3个环节跳转和并行处理。在这种情况下，公文处理的流转过程不是简单的从上到下，而是分批分向进行，可能包含多个从上到下流转、从下到上流转、平行流转等多种形式，更需要对处理流程进行优化设置。 三、公文处理流程的优化设置 （一）设置公文处理中转站 由于外来文件在OA系统中很少按照完整模型从上到下顺序进行流转，考虑到以上提到的几种特殊情况，需要设置公文处理中转站。第一步，解决环节跳转问题，对公文流转处理的完整模型进行调整优化，如图2所示。其过程主要是以办公室秘书科为中心，其他各个岗位与秘书科分别呈交互状态，公文由秘书科负责向其他处理岗位流转和回收，直至文件处理结束。 但这样调整后存在一个问题，即文件在流转过程中并不能进行同时处理，秘书科在流转某个文件时每次只能提交给某个岗位，其他岗位看不到文件。而且，这里不将文件交由秘书科以外的其他岗位直接相互流