深圳市开展文件集中管理的实践与思考.pdfVIP

0 t 0 F 一 ． 如 鳃镪簟 ’辔露 辑 文 ／方 燕 深圳市开展文件集中管理的 实践与思考 深圳市开展文件集中管理的时 用房与深圳土地资源的相对匮乏之间的 捷的利用提供了强有力的技术保障。 代背景 矛盾 日显突出。 4．适应文件生命运动规律 1999年，作为深圳市行政、文化中心 20世纪90年代以来，我国档案学者 1。适应政府职能转变的需要 的 市“民中心”开始设计，计划将有20多 结合中国文件档案管理实践 ，在对国外 改革开放以来，深圳市先后进行了 个政府部门集中在该中心办公。按照国外 文件生命周期理论研究的同时，提出了 几次机构改革，逐渐转变政府职能，以期 惯例，同时鉴于深圳土地资源匮乏的实 文件运动理论，认为： 建设 “小政府大社会”。机构精简和人员 际，市政府在 “市民中心”专门划拨给档 文件的运动具有整体性与阶段性相结 调整，使档案工作面临新的问题：一是讲 案局一万平方米，供统一管理各部门文件 合的特点。文件运动的整体．生『决定了对文 求效益的原则与严重紧缺的机构档案工作 使用，这使深圳文件集中管理获得了优越 件的管理必然是一个连续的过程，构成同 人员财物的矛盾 日益突出；二是机构档案 的基本条件。有关议题得到了市政府最高 一 个系统工程；文件运动的阶段性决定了 管理人员的非专职性和频繁调动，影响了 领导层的支持。2001年8月2日，深圳市政 涉及文件的管理要素可以因运动阶段不同 机构档案工作的健康有序发展；三是 “小 府三届三十四次常务会议议定：“实行党 而存在一定差异。文件运动过程中各种因 而全”的机构档案管理方式与现代信息处 政机关文件的集中管理，资源共享，降低 素之间存在着特定的内在联系。文件的所 理与传播技术的矛盾；四是社会的发展以 档案管护成本，提升档案的使用价值。今 有阶段都是相互关联的，所以对文件运动 及文件记录手段的进步与多样化，导致更 后政府工作部门原则上不再设立专门的档 的全过程，必须实行连续的、具有整体性 多新领域、新载体档案的产生，对传统档 案管理机构，除不适宜集中和国家有特殊 的一体化全程管理。文件运动理论为文件 案管理理论与管理方法提出挑战。深圳政 规定的档案外，各部门、各单位应将办理 活动从机构层面向国家层面、从分散管理 府职能的转变，以及机构档案工作出现的 完毕的文件材料在一定期限内统一移交市 模式向集中管理模式、从环节分离管理向 新特点和面临的新形势，需要实行多元化 档案管理机构实行集中管理。”深圳市政 无缝式流程管理的转变提供了坚实的理论 的管理方式，使得实现机构文件集中管理 府常务会议的决定使得深圳文件集中管理 基础，也为深圳实现文件集中管理提供了 成为迫切需要。 变为可行。 理论依据。 2．经济高效化的需要 3．信息化建设具备一定基础 经过改革开放30年的发展，深圳各 随着计算机应用技术的迅猛发展， 深圳市开展文件集中管理的实践 项事业取得令人瞩目的成就，全市文件 深圳市的信息化建设取得 了较大的进 档案数量急剧增长，尤其是社会管理、 展。 “十五”期间，深圳通过信息技术在 1．建立文件管理中心 公共服务职能较强的部门档案用房普遍 有关领域的应用 ，实现政府、企业、社 2002年4月26日，深圳市三届人大常 不足，纷纷要求单独兴建档案库房。随 会公共领域、社区管理的信息化。建立 委会第十五次全体会议通过并