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浅谈秘书学中的公共关系 摘要：公共关系作为秘书学体系中、秘书从业人员的日常工作中，必不可少的一部分，有着至关重要的作用。在接下来对秘书学中的公共关系之写作艺术、语言艺术、社交礼仪、危机管理四方面的论述中，是我对于秘书学中的公共关系的理解。 关键词： 秘书学 公共关系 写作艺术 语言艺术 社交礼仪 危机管理 前 言 何谓公共关系？秘书学中的公共关系又是如何？对于第一个问题，目前世界各国对公共关系的定义达“400多种”，概括起来，有代表性的权威定义主要有： 咨询说 国际公共关系协会于1987年8月发表的《墨西哥宣言》： “公共关系是一门艺术和社会科学，它分析趋势，预测后果，向机构领导人提供意见，履行一系列有计划的行动，以服务于本机构和公众的共同利益。” 管理说 美国《公共关系新闻》杂志的定义是：“公共关系是一种管理职能，它评估公众的态度，检验个人或组织的政策、活动是否与公众的利益相一致，并负责设计与执行旨在争取公众理解与支持的计划。” 传播说 美国著名公关学者弗兰克·杰夫金斯认为：“公共关系就是一个组织为了达到与他的公众之间相互了解的确定目标，而有计划地采用一切向内和向外的传播沟通方式的总和。” 传播管理说 当代美国公共关系学术权威、马里兰大学的詹姆斯·格鲁尼格认为：“公共关系是一个组织与其相关公众之间的传播管理”。 社会关系说 美国普林斯顿大学蔡尔兹认为：“公共关系是我们所从事的各种活动、所发生的各种关系的通称，这些活动与关系都是公众性的，并且都有社会意义”。 协调说 中山大学王乐夫认为：“公共关系主要是协调组织与公众之间的社会关系”。 形象说 深圳大学熊源伟认为：“公共关系是社会组织为了塑造形象，通过传播、沟通手段来影响公众的科学与艺术。” 现象描述说 公共关系是一个人或一个组织为获取大众的信任与好感，借以迎合大众的兴趣而调整其政策与服务方针的一种经常不断的工作。 那么，何谓秘书学中的公共关系？下面，我将从四个方面阐述我所理解的秘书学中的公共关系。 公关之写作艺术 作为一名文秘人员，必备的素质之一就是过硬的写作功底。公关文书的写作作为秘书学中的公共关系必修课，其重要性是不必多说的，谙熟各类攻关文书的写作其实也是一门艺术。 公关文书是公共关系工作的重要组成部分，是社会组织与公众信息沟通和情感交流不可缺少的传播载体之一。 公关文书牵涉的面很广，是一个“跨国集团”。就文书的类别来看，无论是公务文书，还是私人文书，都与公关文书有联系；就文体而言，几乎所有的常用文体都牵涉到；从使用的范围看，公关活动的各个环节都必须使用。 公关文书种类很多，从组织内部来讲有请示、报告、通知、计划、决议、公约、公函等公文类公共关系文件；有声明、广告、简报、新闻稿、调查报告等说明类公共关系文书；还有贺信、请柬、名片等礼仪类公共关系文书。 公共关系文书有以下特点： 传播的实用性 使用的广泛性 格式的规范性 法定的权威性 表达的艺术性 这就要求我们在写作时必须遵守一定的原则：主题鲜明、结构紧凑、层次清楚、文字流畅等。 首先，要准确、真实。关键要“立意”准确、鲜明，提倡什么，反对什么，说明什么观点，解决什么问题，都要十分明确。古人云：“意在笔先”，“意”即主题，是文章的灵魂，主体明确才能有目标地开展工作。真实，主要指恰如其分，直接指其意，述其事，不允许任何的虚构和杜撰。 其次，是要鲜明、及时。公关文书虽然大多属直接叙述性文章，但是，如果讲究语言的表达方式，同样可以写的生动。公关文书大都用于交流传递信息，所以，及时就是生命，如果磨磨蹭蹭、拖拖拉拉，“构思十年”，就会失去它的功效。 再次，是要简洁、清晰。公关文书只有便于阅读和处理，才能提高办事效率，所以，写得简洁、清晰非常重要。要写得简洁，首先要对所办的事的情况、存在的问题、采取的措施和步骤有一个清楚地分析和概括能力。在写作技巧上，公关文书都应开门见山，简明扼要。 最后，公关文书要写得质朴、得体。公关文书大都要在广大公众中传递，传递面广。同时，从文书上可以看出这个组织的文化修养和知识水平，所以，无论在用纸、书写和外观设计上，还是在传递的方式和时机选择上，都要严格把关，不可草率从事。内容和形式都必须美观、大方。公关文书涉及到的文种较多，而各类文种都有自己的格式，不能混淆，否则，就会贻笑大方。因此，文书的起草必须掌握各种文体的规定形式，发出的文件必须符合本组织的地位和身份，落落大方，质朴得体。 公关之语言艺术 有人说：“眼睛可以容纳一个美丽的世界，而嘴巴则能描绘一个精彩的世界。”的确，精妙、高超的语言艺术魅力非凡。世界上欧美等发达国家把“舌头、金钱、电脑”并列为三大法宝，口才被公认为现代领导人必备素质之一，也是作为秘书工作者的必备素质之一。 语言艺术是一门综合艺术，包含着丰富的内涵，公关语言艺术作为树立组织良好