浅谈会展现场管理的实证的研究.doc

浅谈会展现场管理的实证研究 ——以菏泽学院2010年轮滑节为例 摘要 会展 关键词：现场管理、轮滑节、活动 第1章 绪论 现代意义上的“会展”或“展会”并不是孤立的“展”“会”或“展览”，而是有将展览与会议、与各类贸易赛事、旅游、艺术节等节事活动相结合的趋势。而广义的会展现场包括展览、会议、节事活动等在内的全部有形场所和设施，以及全部相关无形要素在现场的集合。一个会展项目是否成功，从某种意义上来讲取决于该会展项目现场管理是否科学有效[1]。 展会现场管理是办展机构对展会现场实施的总体管理，时间上从布展到开展直至撤展结束。由于现场管理通常是集中在一个较短的时间段，所以各种事务显得集中、众多和繁琐，因此现场管理和服务显得尤为重要[2]。菏泽学院2010年轮滑节是校园活动，属于微型展会。正所谓麻雀虽小，五脏俱全，菏泽学院2010年轮滑节的举办时间为期一天，但它的现场管理不容忽视，其管理的是否到位影响着活动举办的成败。本人曾参与策划及举办菏泽学院2010年轮滑节，因此将以菏泽学院2010年轮滑节为例分析其现场管理的执行情况。 第2章 展会的布展阶段 展会的布展阶段为展会现场管理的先行工作，其包括展台搭建的管理、展品运输的管理、参展商布展管理、现场保洁与安保工作。菏泽学院2010年轮滑节主办方为菏泽学院社团联合会，承办方为菏泽学院轮滑协会。因此布展阶段主办方的所有工作由菏泽学院轮滑协会承担。 2.1展台搭建的管理 在布展期间，主要管理工作是督促和协调主场搭建商和主场运输商相互之间的配合，以保证布展的顺利。通常布展的时间是三天左右，最短的可能只有一天，甚至更短。在这么短的时间内完成繁重的搭建任务，除了要科学化的搭建技术，更为关键的是做好配合和协调事宜，监控好整体工作的进程。 菏泽学院2010年轮滑节的布展期定在活动当天上午六点至八点半点。轮滑协会将租借器材运至活动举办场地，并按照原设想搭建。 该活动承办方展台搭建的时间花费两个半小时的搭建时间，较简短的搭建时间容易导致紧接的工作受阻。据了解活动当天开幕式就因展台搭建工作没有按时完成而推迟。因此建议该活动将展台搭建时间提前到开展前一天下午进行，将需要搭建的大件器材搭建好。由于是大件器材，举办又地是在校园，不会有安全隐患存在。 参展商报到之前，主办方应督促好两项工作：一是按图纸做好展台区域的地线划分，标明展台号；二是按照图纸搭好现场服务办公的场所，比如组委会办公室，或主办方、主场搭建商、主场运输商的联合办公地点，提前安排好各单位人员、各种器材和资料等到位。 在菏泽学院2010年轮滑节中，由于该活动的特殊性，承办方担任着组委会、主场搭建商、主场运输商的角色，因此在活动现场的现场服务办公场所就只有承办方大本营与承办方咨询台。此次活动所需资料于活动开始前一天准备好。在活动当天承办方发现某些活动所需资料不齐全，再委派专人准备资料,如：观众登记表、参赛人员登记表等资料。承办方在上述诸多行为都不符合展台搭建管理工作的要求。 2.2展品运输的管理 “安全第一”是展品运输的关键，其次还有以下两点： 一、严格按照展前制定的物流计划分区域实施展品的就位工作。 主场运输商通过展品代理（通关、验收、运输等）可提前掌握大部分展品的资料，尤其是对现场管理人员根据该计划掌控进馆的时间进度，协调运输、搭建、参展商之间的工作。比如协调参展商自运展品的临时出入口等[2]。 菏泽学院2010年轮滑节的展品是由其赞助商——广东森海运动用品有限公司提供。广东森海运动用品有限公司在此活动中既是赞助商又是参展商，也是仅有的参展商。该参展商在活动当天自备车辆运输到活动现场，承办方在活动当天到菏泽学院校门口告知校园保安放其通行并引导其将展品运至活动现场。 由于该活动参展商只有一家，该活动的展品运输工作就简单很多。但承办方不能因展品运输工作简单就忽略它，在活动当天才告知校园安保让参展商通行。该活动举办地点是露天的，展品当天才运至现场是正确的举措。 二、展品包装箱的堆放管理。 展品进入场馆后其包装箱的堆放和保管常被忽略，往往成为现场管理的盲区。如果空箱凌乱的堆放在展馆内外会严重影响展会的整体印象，因此主办方很有必要在展品进馆前就指定空箱的堆放区域，所有空箱堆放都要整齐堆放并委派专人看管。 此轮滑节参展商的展品不多，因此在堆放管理方面不困难。参展商将展品包装空箱放置在运输车里保证了现场的整体美观形象，且不需要委派专人看管，还节省人力资源。 2.3参展商布展管理 参展商报到接待工作是主办方对参展商进行现场服务的第一印象工程，一定要引起主办方各现场工作人员的重视，热情、周到、细致的报到接待服务是良好的开端。通常展会的参展商在报到前就已经进行了展前报到登记，所以在现场参展商只要凭相应的确认文件就可以领到参展证，协助参展商了解与展会相关的各类服务信