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医院电子档案归档管理中的问题与对策 于雅娟 (南阳医学高等专科学校第一附属医院 473000) 【摘 要】随着医院信息技术的不断发展进步，探讨研 究电子文件归档的 算机信息处理的复合型人才 。有些单位档案部门虽然引进 了现代 一 方法 ，确保 电子文件 的安全 ，是 当前医院信 息化建设 的一项重要 内容 ，也 先进 的计算机设备 ，但因专业人才缺乏而未能让其充分发挥作用 。 是档案管理工作 中一个急需解决的课题 。本文从 医院电子档案归档管 2 针对 以上 问题 。提 出医院电子档案的归档管理的对策 理方面着手，分析 目前存在的一 系列问题，并提出相应的改进措施 。 2．1 更新观念 ，适应形势 。做好电子文件的归档管理工作 ，既 【关键词】电子档案；归档管理 是信息化建设的必然要求 ，也是档案信息化建设的重要组成部分 。 作为当今信息时代的一名档案工作者，要把档案信息化建设提高 近年来 ，随着电子信息技术 的飞速发展和办公 自动化 的进一 到为经济建设服务和促进档案事业发展 的高度来认识 。要紧跟形 步扩展和深化 ，特别是 电子计算机和通信技术相结合形成 了信息 势、更新观念 、接受新事物 ，积极参加专业技术培训，熟练掌握各种 技术产业 ，过去用纸墨、照相形成和传递 的政府机关公文 以及 图 操作技能，以适应新时期档案管理工作的需要。 书、图形、影像、文献资料、科技情报、商业信息等，都可用 电子计算 2．2 研发医院电子档案管理系统。对于电子档案 ，使用医院 机进行管理，由此而产生 电子文件。这些电子文件以其快捷、方便 电子文件处理系统，使文件在计算机处理过程中曾修改的各种修 等的优越性大大地提高了工作质量与效率 ，给我们的工作带来 了 改信息予以一一保留，并且不可任意进行删除。最终使 电子文件 极大的便利 。然而 ，对 电子文件进行及时的收集和归档并使之得 完全取代纸质文件 。 到长期保存，是档案信息化建设的一项重要 内容。探讨研究电子 2I3 做好鉴定，确定价值 。电子文件在归档之前，鉴定小组要 文件归档的方法 ，确保电子文件的安全 ，是当前医院信息化建设的 对 电子文件 的真实性、完整性和有效性进行鉴定 。第一要辨别 电 一 项重要内容 ，也是档案管理工作中一个急需解决的课题 。 子文件的真伪；第二要确定电子文件的价值；第三要确定电子文件 1 医院电子档案在归档管理等方面存在的问题 的完整性 只有真实的、有价值的电子文件才有保存 的必要 。 1．1 电子文件不能取代纸质文件 。医院的电子文件只是纸质 2．4 按照程序 ，做好归档。电子文件的归档，必须按照程序进 一文件生成、运转过程中产生 的一个附属品，没有完全独立存在的能 行。首先，对应归档的电子文件进行收集、分类和整理 ；其次，对 电 力和价值，尚不能取代纸质文件的存在。许多单位对 电子文件没 子文件进行鉴定，确定其去留问题 ；再次，将 电子文件脱机存储在 有采取很好的保护措施，甚至随意对其进行增、删 、改等操作 ，使具 可靠的载体上并送交档案室归档 。设有虚拟 电子档案室的，可用 有原始性的电子稿件面 目全非，失去 了归档保存 的意义 。 邮件 的形式传递到档案室。在格式上 ，一般采用通用格式 。如文 1．2 归档程序不明确 ，存贮栽体不安全 。电子文件 的归档就 档文件采用DOC格式，数据文件采用DBF文件等。在时间上，由 是依据归档 的范围，通过计算机对处理完毕的有价值 的文件进行 各单位 自定，按期限进行归档。在保存数量上，一般保存两套 以上 收集、筛选 、分类并使之转化成为电子形态的数字化档案的一项工 同版本 的电子文件 ，其 中一套 由档案管理部门统一保管，另一套 由 作。但是，目前有相当一部分单位对 电子文件的归档程序不 明确 ，