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操作组手册（精华本） 一、 主管工作： 1、 核对SALES填写的业务收支一览表，确认运价船期、拖车、报关、付款方式等事宜是否清楚。 2、根据业务收支一览表编业务流水号，然后分给操作操作。每周核对编号顺序是否正确。 注：编号规则： i. 分为三个号码顺序：Company工作号、业务员编号、操作编号 ii. CANCEL CASE之注明： A因客户原因取消：操作将CASE盖上CANCEL章交于主管后，在编号记录本上用红色笔划掉，标注CANCEL。 B因截关日推迟由前一个月转于下一个月：将前一个工作号作CANCEL，用红笔划掉，标注转到下一个月哪一工作号。 3、每周批阅操作的DAILY REPORT，协助各操作处理一些突发事件。 4、每月定期统计业务量及其他报表，交经理签字后交于财务。 5、每周会议总结 6、协调内部或与其他部门的工作，使工作流程顺畅。 7、本部门的管理工作 二、操作各小组工作职责： （一、）直客组 i. 所有公司的直客的CASE都在此组操作。 ii. 负责所有新直客的询价回复，及跟踪，并做好询价客户的记录。 iii. 本组中应跟踪客户的报价。 iv. 新客人的开发。 v. 每月更新所有客户的操作特点分析表，对新老客户进行分析。 1. 根据日常的合作及市场变化，定期与CSR碰头更新常用同行通讯录。并定期做一确认电话和地址是否有变化。 2. 做一附加费表格，定期UP-DATE。 （二、）同行组 1、 所有公司的同行的CASE都在此组操作 2、 负责所有新同行的询价回复，及跟踪，开发，并做好询价客户的记录。 1） CSR会做一价格表格，定期进行UP-DATE。报价时按照客户权限，依据此表格进行报价。 2） 每周定期与CSR开碰头会议，了解市场。 3、 本组中应跟踪客户的报价及操作 4、 每周新市场价格的发布，EMAIL给相应的客户。 5、 每月更新所有客户的操作特点分析表，对新老客户进行分析。 （三、）代理组 1、 新代理的开发。 2、 国内外代理指定货的跟踪及操作。 3、 SALE LEAD 4、 国内外代理的询价回复。 5、 直客的服务跟踪 1） 每月根据财务报表，定期做回访，做好记录。 2） 新客人的培训安排 3） 客户投诉的处理和整理：如陈总有接到投诉后可将此事情经过及处理结果交于此组备案，然后定期进行总结分析。 客户权限---由财务每季度UP-DATE。 三、操作部门工作分工（见附表） 四、流程图 拖车及报关 booking b booking so so (TR)MBL (TR)MBL HBL HBL DO DO MBL(TR) HBL 五、操作流程说明如下： 1、SHIPPING ORDER 根据业务员填写的业务收支一览表及客户填写的订仓单，将资料输进电脑软件系统，制作公司的订仓单传给订仓公司。 注：1）一定先核对一览表与客户订仓单资料是否一致。 2）BOOKING FORM：一是本司booking格式，另一种是订仓公司固有的格式。 （先确认用哪一种BOOKING） 3）无论截关是否紧急，请先尽早向订仓公司订仓,以免暴仓. 2、SO 向船公司要SO（一定要核对截关日、船期、起运港、目的港等资料），正常情况下应在半天之内拿到SO）。再将相关资料输入电脑系统.拿到SO之后要确认船期，将ETDETA填写业务收支一览表。 注：1）SO 上一些同行电话的涂改 (先确认再涂改,有些SO 资料不能涂改,否则提不到柜) 2）注意拖车时间来催SO.如在第二天做柜务必在当天下午430之前拿到,如在周六日做柜,务必注意换单. 3、确定报关、拖车方式 1）报关方式： a)一般贸易：分为客户自提供报关资料之一般贸易和由公司提供报关资料之买单。 b)转关 c)清单（文锦渡皇岗出口） 2)拖车方式（由报关方式而决定）： a)带司机本：转关就要司机本（派车前请与客人或拖车行先确认是否需要三对照—-人、车、本要对应一致及IC卡和是否有晚关可封，如无晚关封装货时间一定要与客人确认为早上装货为好，否则当天不能