《行政管理大全》之浅谈公文主题词的制作.pdfVIP

浅谈公文主题词的制作 进入20世纪卯年代，计算机技术在办公领域得到普遍 应用，推动了各类机关办公的现代化。为了适应办公现代化 的要求，便于计算机检索和公文的管理，公文主题词应运 而生。国务院办公厅于994年4月23日以国办秘函［1994］ 157号文件发布了 （国务院公文主题词表），废止了1988年 12月修订的主题词表，并公布了 （国务院公文主题词表）使 用说明，初步规范了公文主题词的制作和使用。但由于主题 词表的使用从上至下没有实施细则，加之主题词的应用、制 作在不断完善、规范的过程之中，故，在各级公文主题词应 用和制作中出现很多问题，笔者归纳为五大问题。 一是前题后移。出现这一问题多是因为不了解也没掌握 主题词的体系结构，不清楚主题词的作用和意义，只是盲目 跟随使用主题词，把标题完整地搬移到后面作主题词的词目 而用。如：（关于成立XX市电子游戏专项治理工作领导小 组的通知》主题词是这样标引的：机构设置电子游戏专项 治理工作领导小组通知，而正确的主题词应拟制为：机构 电子游戏管理领导小组通知。 二是类别不分。这有三种情况：①类别判断不准。如（关 于成立XX市生产救灾领导小组的通知》的主题词标注是： 民政救灾领导小组通知，其类别词使用民政词目不准， 而应使用机构词目。②把区域词当作类别词使用。如某市 下发的 （关于做好商品流通工作的通知》主题词贸易商品 流通通知中，就把贸易这一区域词作为类别词使用了， 这里正确的主题词标引应是商业商品流通通知。③用类属 词取代类别词。如 （Xx省人民政府关于2001年重点工作的 安排意见的主题词政府重点工作意见，这里缺少类别词 综合，而错误地用类属词目政府代之，正确的主题词应 是综合政府重点工作意见。 三是词目过多。主题词的标引要求：一份文件，除类别 词外，最多不超过5个主题词目，但有的竟达6个以上。 四是生造词目。主题词的词目选用既要能全面、真实地 反映一份公文的主要内容，又不能超出正在执行的本级以上 的主题词表范围，更不能乱造、生造词目。尽管向下行文时， 当在主题词表中找不到合适词目时，虽然可自定能反映公文 主题的词目，但一定要在自定词目后记以凸符号标明。如： （关于分解落实 （政府工作报告）提出的2001年主要任务 的通知》的主题词是这样标引的：政府工作任务落实通知， 其中任务、落实这两个词目在 （XX省政府主题词表》中 找不到，又没在两个词目后加注凸符号，就属生造词目。 正确的拟定应是：综合政府工作分工通知。目前一般的省、 市、县都比照 （国务院公文主题词表）制定了各自适用的主 题词表，制作主题词时应该严格执行，不可生造，否则就会 造成新的混乱，失去主题词应有的作用和意义。 五是置放错位。主题词的使用，目的之一是方便公文检 索。因此，按照公文规式的有关规定，公文主题词应与版记 一起置放在公文末页的背面下方。但有些公文为了印刷方 便，往往忽略了这一点，把主题词与版记一起置放在公文末 页的正面下方，这是错误的。 那么，怎样才能搞好主题词的制作，促进公文主题词的 规范呢？笔者认为应做到三点： 1．了解主题词的体系结构 公文主题词，一般由类别词和类属词组配而成。（国务 院公文主题词表）分三个层次列表。第一层是对主题词区域 的分类，只作为划定类别词和类属词的区域，便于查找、使 用类别词和类属词，不作公文主题词词目使用 （即不可用来 制作公文主题词），如序号为01综合、经济类、序号为05 财政、金融类等。第二层是类别词，即对主题词的具体分 类，如序号为02工交、能源、邮电类中的02A工业、02B 交通、02C能源。02D邮电等；第三层是类属词，如序 号为02A工业类别词中的冶金、地矿、汽车、化工 等。第二层 （类别词）和第三层 （类属词）统称为主题词， 用于文件主题词的标引。 2．掌握主题词的标引方法 (1)任何一份文件主题词的标引，除类别词外，最多不 得超过5个词目。 (2)主题词标引顺序是：先标类别词，再标类属词。在 标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式 的词。如 （国务院关于加强水土保持工作的通知），先标类 别词农业，再标类属词水土保持，最后标上通知。主 题词：农业水土保持通知 (3)一份文件如有两个以上的主题内容，先集中对一个 主题内容进行标引，再对第二个主题内容进行标引。如 （关 于听取全国财政工作会议情况和全国打击走私工作会议准 备