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2007-2008-2 ACCESS数据库应用 第5章 报表设计与打印 全体编者 本章内容提示 概述 创建报表 编辑报表 报表的排序、分组和计算 创建子报表与多列报表 报表打印 一、报表概述 1.报表的特点 报表是一种数据库对象，它能以打印方式展示数据。 数据来源：表、查询。 报表通过控件显示数据源中的数据。 可以按照报表设定的格式进行打印预览与输出 2.报表的功能 主要功能如下： 数据浏览和打印功能。 对大量原始数据进行分组、汇总和小计。 对大量原始数据进行计数、求平均值、求和等统计计算。 生成清单、订单、标签、发票和信封等多种样式报表。 可以制成各种丰富的格式，从而使用户的报表更易于阅读和理解。 可以嵌入图像或图片来美化报表的外观。 通过页眉和页脚，可以在每页的顶部和底部打印标识信息。 可以利用图表和图形来帮助说明数据的含义。 3. 报表的分类 三种类型报表 文字报表 纵栏式：在主体节区内显示一条或多条记录 表格式：在主体节区内，以行、列形式显示数据；字段标题在页面页眉中 图表报表：包含图表显示的报表 标签报表：大小、样式一致的卡片 4.报表的视图 报表有三种视图 设计视图：可以创建报表或修改报表 打印预览：显示报表中的全部数据 版面预览：显示版面设置和数据示例 三种视图的切换方法 菜单切换 工具栏切换 5. 报表的组成 在设计视图中，默认有5个节 报表页眉：用于显示报表标题、徽标等；位置在第1页顶部，页面页眉前面 页面页眉：用于显示列标题；位置在每一页的顶部 组页眉：用于显示每组的标题；位置每组顶部 主体：用于显示每一条记录，该节重复显示 组页脚：用于显示每组的统计标题；位置每页底部 页面页脚：用于显示页码和页号等，位置在每一页的底部 报表页脚：用于显示报表合计等项目，位置在报表的最后一页，但在页面页脚之前 二、报表的创建 创建报表的方法： 利用自动报表 自动创建报表：纵栏式 自动创建报表：表格式 利用向导 报表向导 图表向导 标签向导 利用设计视图 注意：可以将窗体转换为报表 1. 使用“自动报表”创建报表 操作步骤如下： 打开数据库 选择“报表”对象，按“新建”按钮 在“新建报表”窗口，选择创建报表所需的数据源，再选择“自动创建报表” 选择“纵栏式”或“表格式” 保存报表 【例5.1】在“高校图书馆管理系统”数据库中使用“自动报表”创建“出版社明细表”报表。 2.使用“向导”创建报表 （1）利用“报表向导”创建 操作步骤如下： 打开数据库 选择“报表”对象，按“新建”按钮 在“新建报表”窗口，选择创建报表所需的数据源，再选择“报表向导” 在“报表向导”窗口，确定报表所需的字段，选择报表的分组级别、报表中数据的排列顺序、创建报表的布局方式、创建报表的样式，定义报表的标题 保存报表 【例5.2】在“高校图书馆管理系统”数据库中使用“报表向导”创建“读者档案表”报表。 （2）利用“图表向导”创建 操作步骤： 启动“图表向导”，选择创建图表报表所需的数据源； 选出用于图表的字段； 选定图表类型； 确定图表的“轴”、“系列”和“数据”信息； 输入图表标题； 保存图表。 【例5.3】在“高校图书馆管理系统”数据库中使用“图表向导”创建“读者身份统计图表”图表报表，实现对“读者档案表”中按“读者身份”进行统计不同身份的读者数量。 （3）利用“标签向导”创建 操作步骤： 启动“标签向导”，选择创建标签报表所需的数据源； 选定标签尺寸； 设定字体、字号、字体粗细、文本颜色、倾斜和下划线等文本外观； 选择创建标签要使用的字段； 在可用字段列表中选取排序依据字段； 保存标签。 【例5.4】在“高校图书馆管理系统”数据库中使用“标签向导”创建“图书编目表”标签报表，制作“书名和定价”标签。 3.利用“设计视图”创建报表 利用设计视图创建报表 通常在下列情况下，可以直接使用“设计视图”创建报表： 报表的数据源不是由表或查询提供的 需要自行设置报表的数据源 打开报表“设计视图”窗口的方法 报表的属性对话框 报表工具箱 报表设计视图中控件的基本操作 3.利用“设计视图”创建报表 操作步骤： 创建空白报表； 选择数据源； 设置报表排序和分组属性； 根据需要添加页眉页脚； 布置控件显示数值、文本和各种统计信息； 设置报表和控件外观格式、大小位置和对齐方式等； 设置报表页面、打印预览和保存。 【例5.5】在“高校图书馆管理系统”数据库中，使用“设计视图”创建“读者借阅表”报表。 4.将窗体转换为报表 将窗体转换为报表的操作步骤如下： 打开数据库。 选择准备转换的窗体或打开该窗体“设计视图”。 执行菜单栏“文件”|“另存为”命令项。 在“另存为”对话框中，输入生成报表的名称，选择保存类型为“报表”。 选择新建的报表名称，单击