刍议高校电算化会计档案的管理.pdfVIP

维普资讯 ， 南 昌高专学报 2007年第6期 (总第 73期) 2007年 l2月出版 Journa／ofⅣ∞cJI埘lgCollege No．6(5 73) Dec．2007 刍议高校电算化会计档案的管理 焦明清 (景德镇陶瓷学院计划财务处 江西 景德镇 333000) 摘 要 ：高校 电算化会计的广泛运用，拓宽了会计档案的管理范围。本文针对 电算化会计档案的内容、特点 和高校会计档案管理 中的问题 ，提 出相应措施的对策。 关键词 ：电算化 ；会计档案 ；管理 中图分类号 ：G271 文献标识码 ：A 文章编号 ：1008-7354(2007)06--0058-02 、 随着信息技术的迅猛发展 ．计算机在高校会 3．电算化会计档案存储介质特殊。电算化会 计信息系统和财务管理中得到迅速普及和广泛 计档案不仅保留了打印输出的纸张。更重要是保 运用。绝大多数高校实现了从传统手工会计到电 存 了大量数据的磁性介质或光盘。这些磁性介质 算化会计的转变，利用计算机替代人工完成部分 或光盘，因其材质的特殊性易遭破坏或修改，因 账务处理和信息分析过程。会计电算化的广泛运 而对存放环境要求更高。 用产生了大量会计信息，拓宽了会计档案的范 三、高校电算化会计档案管理存在的问题 围，对会计档案管理提出了一系列现实性问题 ， 1．档案管理 内容不全 。会计 电子档案未真正 如何加强电算化会计档案管理显得尤为重要。 纳入会计档案管理范畴 一 、 电算化会计档案的内容 许多会计档案管理员对电算化会计档案 的 1．机制会计档案。指从电算化会计系统打印 组成 内容认识不足 。客观上造成一部份该入档的 输 出的会计会计凭证、会计账薄、财务报表等传 文件未归档 ．同时受单位条件限制 。大多数 已实 统纸质档案。 施会计 电算化的单位并未将 电算化程序和存储 2．电子数据档案。指存储在计算机硬盘、光 会计资料的磁盘、光盘等资料作为会计档案予 以 盘等介质上。以电子数据状态保存 的各种会计数 保存 ，而会计电子备份数据一般由系统管理人员 据 ，包括 以各类软件形式报送的报表数据。 自行保存 。电子档案处于一种无序和不连贯的管 3．电算化会计系统档案 。指电算化会计系统 理状态，未形成有效的管理机制 。随着会计 岗位 及其所依赖的计算机操作系统的全套信息。 的调整，电算化资料大多无档可查，甚至严重影 二、电算化会计档案的特点 响会计电算化工作的正常进行。 1。电算化会计档案领域更加广泛。电算化会 2．会计档案管理制度不健全 。对会计电子档 计档案不仅保留了传统意义上的纸质会计档案 ． 案疏于管理 还包括存储在计算机硬盘 、软盘 、光盘等介质上 一 些单位实行会计 电算化后未及时修订本 的电子数据，更重要是包括电算化会计系统中所 单位会计档案管理制度 ，没有制定相应的电算化 有系统软件 、应用软件及全套文档资料 ．这是电 会计档案保管人员职责 。电算化会计档案管理任 算化会计档案的特殊部分 ，是电算化会计档案中 务以及电算化会计档案的库房管理要求，只是简 不可缺少的重要组成要素。 单的将会计信息存储在磁盘、光盘等磁性介质上 2．电算化会计