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茂明风电场工程资料的收集与管理 发布日期：2010/1/19 11:20:19 来源：激情茂明 作者：刘英杰 0前言 工程资料就是在工程建设过程中形成各种形式的信息记录，是工程建设过程中，施工单位进行施工的真实记录，是一项系统工程。做好工程资料收集与管理工作，为风电工程建设提供优质服务是风电档案管理工作的重中之重。 1茂明风电工程资料分类 要科学的管理好工程资料，首先要明确工程资料的分类。 茂明风电场的工程资料归纳起来主要分为，合同文件、招投标文件、设计图纸、设备的随机资料、施工单位移交竣工资料、施工过程中的一些来往函件及传真件等。 合同文件及招投标文件是施工过程的管理、组织施工的重要指导，工程结算的主要依据。主要包括：设备供货合同、施工合同、供售电合同、调试合同、施工单位资质、施工人员资质、设备检验证明等。这些文件在施工过程中对施工进度管理，施工安全管理、施工质量管理、工程造价管理工作中都有着极其重要的作用。 设计图纸除了施工图纸及竣工图纸两部分，还包括施工过程中的设计变更。设计图纸是工程施工及验收的主要依据，也是施工单位工作量的审核依据。 设备随机资料归纳起来也就是设备本体图、设备基础图、设备外形尺寸图、设备安装图、设备易损部件图、材料及零部件清单、设备使用维护说明书、产品质量证明书、操作手册、安装手册、技术手册、商检及储运文件、装箱单等。在工程中作为设备清单等作为设备验收的依据、合格证、实验报告等在设备出现质量问题时可以作为索赔依据，说明书、图纸等资料在生产编制生产规程中起到指导作用。 施工单位移交竣工资料包括：施工过程中的验收资料、竣工验收资料、调试试验报告、安装调试记录、以及施工单位采购设备的相关资料。是工程施工过程的真实记录，是安全评定、质量监督、工程评审过程中的重要依据。 2茂明风电场在工程资料管理中的事前控制工作 为了避免工程资料在整理时出现各种常见问题，在资料整理前针对以下问题进行了预防及处理解决方案。 2.1随机资料不齐全 为防止随机资料不能完整归档，做了以下措施： 1、 随机资料在??备到货开箱验收时及时收回，在没有专职工程档案管理人员时，由设备验收人员负责。 2、 为防止施工单位施工过程中造成随机图纸、资料的破损及丢失，在设备开箱后，对随机资料份数较少的进行复印，将原件存档，附件借出。 3、 要求施工单位设专人进行设备资料、竣工验收资料、图纸等的管理工作。 4、 针对对于开箱后，发现随机资料缺失的情况，其主要原因是设备厂家供货时，随机资料不全，或运输途中丢失。确定专人负责，及时联系设备供货方，将缺失的资料补充完整，并在资料整理完整后方进行验收签证工作。 2.2资料整理不规范 为防止资料管理人员因对风电场现场设备不熟悉，对施工单位的施工范围不清楚，对电力系统资料的整理工作没有经验，而造成工程资料的整理中出现资料混乱问题，做了以下预防性工作： 1、 工程资料管理人员进行培训，在工程资料收集整理前，我公司请了国家二级档案馆的老师进行了培训。 2、 工程资料管理人员进入现场，熟悉现场设备的情况。 3、 及时翻阅供货、施工合同，以便对资料按施工范围或供货范围进行分类。 4、 在档案整理前，编制好分类方案，做到资料随交随整理。要做好风电工程资料的整理工作首先要编制好分类方案，按方案整理立卷、分类。工程中形成的文件材料要科学地分类，确定分类方案，准确地归类。根据有关要求和工程特点，按照验收资料、施工技术管理资料、工程质量保证技术资料、工程质量评定资料、竣工图、声像资料的分类原则编制各分部工程的技术资料汇编目录清单。 5、在收到工程资料后能够按照分类方案进行分类归档，并登记在册，以方便日后需要时进行查阅。 6、购买东方飞扬档案管理软件，建立档案目录，应用复印机等现代化办公工具，实现归档文字材料除相关人员签字外，全部实现计算机管理。 2.3验收资料内容不准确，甚至不完善 主要是施工单位在施工过程中的竣工资料管理不完善造成的，施工日志记录不全面，造成资料上的日期、设备编号、设备名称等不准确，尤其是施工过程中的隐蔽工程验收资料，不能真实反映施工过程中的情况，还有在调试过程中出现缺项、漏项现象，因此，造成数据内容不准确。 为防止该问题，加强了施工过程中的监督控制工作： 1、 工程资料管理员经常进入施工现场，了解各施工单位的施工组织工作，在施工过程中，与施工单位工程资料员及时进行沟通，在施工过程中，跟踪控制施工单位的资料整理情况。 2、 要求施工单位设专职资料员，做好施工日志、及时整理施工竣工资料、及时进行分部分项工程及隐蔽工程的