汽车厂工艺技术档案管理规定.docVIP

ZDGJ-010-2009 PAGE 8 PAGE 5 Q/ZT 浙江众泰汽车制造有限公司企业标准 ZDGJ-010-2009 工艺技术档案管理规定 2009-03-20发布 浙江众泰汽车制造有限公司发布 前 言 为完善和规范工艺技术档案管理工作，使档案管理工作走上科学化、规范化和制度化，更好地为工作、生产服务，特制定本管理标准。 本标准由浙江众泰汽车制造有限公司提出。 本标准由工艺技术部负责归口管理。 本标准起草单位：工艺技术部。 本标准主要起草人：张庆如、王刚。 本标准审核人：章磊。 本标准批准人：吴卫东。 本标准首次发布日期：2009年3 工艺技术档案管理规定 1 范围 本标准规定了浙江众泰汽车制造有限公司工艺技术部文件资料接收、发放、更改、作废、归档、借阅及保密的管理方法。 本标准适用于浙江众泰汽车制造有限公司工艺技术部管理文件、技术文件及图纸、资料的管理。 2 职责 2.1 浙江众泰汽车制造有限公司工艺技术部是工艺文件资料的主管部门； 2.2 工艺技术部各专业室按工艺文件的完整性规定提供文件、资料，办理各自文件资料的归档手续，并对其有效性负责。 3 内容 3.1 工艺技术部文件资料的收发管理 3.1.1 文件资料的接收、发送、登记与存档由资料员统一负责； 3.1.2 外部门文件送达工艺技术部，由资料员负责在《收文登记表》上登记，再送经理。按经理的批示复制发放或传阅后存档。若是电子文档，资料员应单独登记，并按要求发送与存档； 3.1.3 工艺文件编制完成后，设计人员负责完成各签署栏的签字与修改工作，并将工艺文件原稿（不盖章）及《工艺文件和图样发放单》交资料员。资料员按《工艺文件和图样发放规定》的要求发放及存档； 3.1.4 资料员将文件在规定时间（一般不超过半天）送往文件的使用部门；急用文件在右上角加签“急”字样，由资料员以最短时间紧急办理； 3.1.5 需回览的文件，由资料员在文件上附《回览签字单》，送阅览人传阅，阅览人阅完文件后在《回览签字单》上签字后传给未阅览人，最后阅览人签字后将文件交资料员。 3.2 文件编号 3.2.1 工艺文件由编制人员按《工艺文件编号方法》规定编号； 3.2.2 管理文件如联络单、纪要、通知等由资料员统一编号，编号方法按《工艺技术部管理文件编号方法》规定编号。 3.3 归档 3.3.1 归档范围 3.3.1.1 综合管理类，主要包括管理制度、人力资源、合理化建议及其它； 3.3.1.2 运营管理类，主要包括计划、总结、汇报、制度、流程、记录、情报、计量管理及其它； 3.3.1.3 生产技术类，主要包括结构审查记录、工艺方案、工艺总结、工艺文件、工艺图样、验证记录、协议、工艺设计变更及其它。 3.3.2 归档要求 3.3.2.1 各种资料成文后，随时入档，资料员分类保管； 3.3.2.2 文件按分类建电子保管账，每次归档文件设计人都必须向资料员发送电子版进行电子归档； 3.3.2.3 归档的文件资料员必须进行登记。受控文件统一填写《受控文件目录》，资料员对《受控文件目录》的准确性和及时性负责。非受控文件可用《文件发放记录》、《文件回收记录》进行登记； 3.3.2.4 对原文件的外单位回复内容，除按正常收文程序办理外，存档时与原文件放置在一起； 3.3.2.5 归档文件要做到审查手续完备，制成材料优良，格式统一，字迹工整，图样清晰，装订整洁，存档文件禁用字迹不牢固的书写工具，且归档文件必须是原件； 3.3.2.6 文件保存期限，工艺文件、标准、制度保存十年，一般文件保存五年。 3.3.3 存档文件的保管 3.3.3.1 资料员应对归档文件进行分类编号、编目、排架保管，保证档案齐全、完整、安全，并利于检索； 3.3.3.2 档案的存放场所要有防火、防盗、防潮、防高温、防虫、防鼠等安全措施； 3.3.3.3 产品档案一经归档，即不允许随便改动，却因技术上的要求需更改时，必须严格按更改流程进行更改。 3.3.4 档案的借阅 3.3.4.1 工艺技术部内部人员可在工作时间内按规定随时查阅存档文件；外部门人员，须经工艺技术部经理同意后，由资料员陪同进行文件资料的查阅； 3.3.4.2 档案一般不外借。如工作需要必须借阅时需经工艺技术部经理批准后办理借阅手续。借阅的资料由资料员负责取出，借阅者不得自行进入档案库翻阅档案。借用档案时，在资料员处填写《文件借阅申请单》后方可带走使用。借阅程序为： a）绝密档案需提出书面申请，应经制造公司总经理批准； b）机密档案需提出书面申请，应经制造