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人事档案管理规定222 人事档案管理规定 1.目的 健全企业人事管理制度建立健全员工基本情况及工作业绩档案，便于对员工正确全面的评价，为公司管理决 策提供各种人事方面的基本数据。 2.适用范围 本规定适用于集团本部及各门店全体员工。 3.职责 人力资源部、人事专员负责员工档案的建立、收纳和管理工作；指定专人（兼职）负责员工档案的整理、保管、统计和借阅工作；全体员工有义务提供建立“人事档案”所需的全部资料。 4.定义 4.1 人事档案：记录员工个人及其有关方面历史情况的材料；包括工资、个人入职资料、 异动、考评、奖惩及各种在企业的历史资料等； 4.2 员工培训档案：是对员工自进入公司工作开始所参与过的各种培训活动的记录； 4.3 公共档案：人力资源部下发或制定的不涉及某个员工的，但需要长期保存的公共信 息记录； 4.4 人才储备档案：是指外部人才储备库中的人才简历； 5.档案的建立 5.1 建档时间：人力资源部、人事专员在新员工入职当天，为其建立“人事档案”；员 工在工作过程中产生的需补充至员工档案的文本，应在文本正式完成后的第一时间存入该员工的“人事档案”；还要写其他档案的建立例如公共档案 5.2 归档要求： 5.2.1 归档的材料种数、份数以及页数均应齐全完整； 5.2.2 人事档案以“人”为单位，每名员工设立一卷（一个档案袋），每个部门分设一 档，每个单位分设一个档案柜（抽屉）； 5.2.3 卷内文件材料应按排列顺序（集团《档案管理制度》规定），依次编写页号并排 放； 5.2.4 全部“人事档案”案卷必须按规定（集团《档案管理制度》规定）的格式逐件填 写卷内文件目录；填写的字亦要工整。卷内目录放在卷首； 5.2.5 有关卷内文件材料的目录及情况说明，都应逐项填写在《档案资料目录》内； 5.2.6 案卷封面，应逐项按规定填写《案卷封皮》，做到字迹工整、清晰； 5.2.7 案卷装订，卷内文件材料要去掉金属物，对破损的文件材料应按裱糊技术要求托 裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷。 6.档案内容 6.1 人事档案的内容 6.1.1 记载和叙述员工本人经历、基本情况、成长历史的履历、自传材料； 6.1.2 员工以往工作或学习单位对员工本人优缺点的鉴别和评价，对其学历、专长、业 务及有关能力的评定和考核材料（可选）； 6.1.3 对员工的有关历史问题进行审查、甄选和复查的人事材料（可选）； 6.1.4 记载员工在职期间违反组织纪律或触犯国家法律而受到处分及受到各级各类表 彰、奖励的人事材料。 6.2 人力资源部应备员工档案包括下列： 6.2.1 人事录用档案：个人简历；《面试评估表》；《入职登记表》；《人事异动表》；《劳动 合同》及补充劳动协议或其他相关协议文件；员工身份证复印件；员工专业文凭或学历证明复印件；职业技术资格证书复印件；离职证明；《养老保险手册》；《员工薪酬告知单》；《保密协议》；《企业制度明细》；体检报告等； 6.2.2 人事异动档案：相关“人事任免”、调动、提职、降职通知；《宝轩集团员工调动 工资结转明细单》；《无故未到岗备案记录》；《离职审批表》；《宝轩集团员工交接清单》；《离职证明》；《终止解除劳动合同通知书》等； 6.2.3 人事考评档案：《转正审批表》；《绩效目标表》；《绩效考核表》；《重要事实记录表》； 《绩效考核申诉表》；《综合评价表》；《周边考核表》；《考勤汇总表》等 6.2.4 人事奖惩档案：员工奖励申请签呈；员工处罚申请签呈；《奖励申请单》；《处罚申 请单》；《员工处罚台账》；《员工奖励台账》；《爱心警示单》等； 6.2.5 人事培训档案：员工培训档案由人力资源部培训中心负责统一管理； 7.人事档案的收集 7.1 新入职员工的人事录用案资料，须最晚于员工录用到职一周内收集齐备，并依照本 规定第“5.2”条规定存放； 7.2 各类公共档案，须于公布一周后，连同该核准凭证（签呈）合并归档； 7.3 各种薪资异动申请或签呈核准后一周内，连同该案异动通知合并归档； 7.4 集团人力资源部绩效管理中心，须在每年第一季度，将上一年度的《绩效考核结果 统计表》进行总结，并归入员工个人档案； 7.5 各种人事奖惩通知公布一周内，连同该案核准凭证（签呈）合并归档。 8.人事档案保密规定 8.1 任何部门、任何人员对员工人事档案材料内容，一概不得擅自加以删除或销毁； 8.2 除下列人员外，任何人查询、借阅在职员工人事档案需经人力资源部经理批准（借 阅总监级人员档案需经董事会批准）： 8.2.1 董事长、集团总裁； 8.2.2 人力资源部总监，人力资源部人力资源中心经理；（不含“2”级人员档案）； 8.2.3 各模块最高负责人（只可阅览本模块人员信息）； 8.3 查询、借阅在职员工人事档案需办理登记手