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写英文商务邮件要注意的问题 有些朋友发邮件，尤其是发英文邮件时，容易出些低级错误。在这里，我把写英文商务 邮件时要注意的问题写出来，供大家一条一条的核对： 1. 称呼：这里包含名字和头衔； (1) 姓名： 英文邮件很容易在对方姓名的拼写上犯错误； 如果是英文邮件，尤其是注意对方的名字。务必养成一个好习惯：名字不要直接写； 如果是回复别人的邮件，将名字直接从对方的签名栏里面粘出来 如果回复邮件，或签名栏里没有，将别人的地址先放上，在名字直接从对方的地址栏里面粘 出来，再去掉不要的部分(邮件地址符号等)； 最后进行一遍核对； (2) 头衔： 用 Mr. ，Ms. ，Mrs. 或 Dr. 这些头衔， Mrs. 要慎用，除非别人提到过的，可以这么用，没用过的话，直接用 Ms. 就好了。因为把 Ms. 搞错成 Mrs.不算什么大事； 如果完全不知道对方是男是女，就干脆不要头衔。 2. 主题 要假设对方很忙，每天收到几十封上百封邮件要处理。站在对方角度考虑，主题一定要简洁 明朗。 很多邮件的主题，是从最先那个邮件那遗留下来的，然后经过多次回复、转发之后，正文所 讲的，已经完全和这个主题不不沾边了，这时要自己写一个主题，最好是从正文中截取关键 词来，组成通顺的一句话。 3. 正文 写英文邮件时，正文容易有拼写错误； Outlook 有自动检查拼写功能，但是大部分其他的客户端和邮件网页没有； 写稍长一点的正文时，最好将邮件先放在 Word 当中写好，再粘贴进来。这样可以充分利 用 Word 自带的校对功能，帮你把关。 4. 附件 这也是最容易疏漏的。很多邮件，明明正文里头提了“please see attached…”，结果附件 没带上，或者带错了附件。这个没有更好别的办法，只有自己认真核对。 第 1 页， 共 2 页 5. 收件人和抄送人 哪些该是收件人，哪些该是抄送人，这个心里首先要有谱； 如果涉及人物太多，要事先将收件人和抄送人名单列在一张纸上，再一个一个添加； 要充分利用客户端的地址本功能，以免写错地址； 这里最容易出现的错误是： (1) 在自己以前发的邮件上回复时，点击“全部回复”，而电脑系统没有辨析功能，就成了 自己是“收件人”，别的人成了“抄送人”；所以要注意核对这点； (2) 在要把某个“抄送人”移到“收件人”当中时，使用“剪切”“粘贴”功能，由于疏忽 先剪切了后，又忘了粘贴，造成收件人少了一个；所以，作这类移动时，不要用“剪切” “粘贴”功能，最好用鼠标直接拖拽； 6. 其他方面 (1) 问候语。一般都是Good morning 或 Good afternoon 足够。要考虑时差，按对方的 时间来问候(比如写往德国的邮件，你这里是下午，而他那里是早上，这时候要写Good morning)，只要和对方那边的时间一致即可。 (2) 自我介绍。在和顾客写第一封邮件时，要有自我介绍，一般句式是 This is XXX, YYY of ZZZ. XXX 是 自己的全名；自己的全名后，可以用个括号加上Mr. 或 Ms. 这类，以便对方下次 称呼你。比如“this is Gabi Kamischke (Mrs) … ” YYY 是 自己的职位； ZZZ 是 公司名称； 如果对方连你所在的公司都不熟悉，公司名称后还要加上一些信息，说明公司和对方公司的 关系，比如“Supplier of VW’s crankshaft”等等； (3) 给自己设置一套英文签名，然后在邮箱里设置成“默认添加签名”； 注意签名中要带尽可能完善的信息，比如有些大公司注重邓白氏编码的，这时候都可以加上， 反正不占什么篇幅； (4) 问候语 需要帮忙时要写“Thank you ”，这点谁都知道； 最后一句通常是 “Best Regards! ” 也有人把这句问候语直接加到自己的签名里头，以免漏掉，这样做也可以。 以上这些每一条都做到，才算一份很规范的英文商务邮件。看似简单的邮件，其实要注 意的方面不少。不管怎么说，写邮件时要认真仔细，注意力高度集中，才能把这些都做好。 第 2 页， 共 2 页