明确归档范围和保管期限科学管理公共图书馆档案——由编制《文件材料归档范围和保管期限表》引发的思考.pdfVIP

图书馆学刊 2010年第2期 TUSHU(UANXUEKAN N0．2．20l0 确 接 藏一 镰 繁囊 限 祥擎管理公共 暖书馆档案 — — 由编制 《文件材料归档范围和保管期限表》引发的思考 姜 欣 (辽宁省图T3馆，辽宁 沈阳 110015) 摘【 要】明确文件材料归档范围和文书档案保管期限是做好公共图书馆档案管理工作的关键。公共图书馆要正 确选择档案分类方案，制定科学、合理的 《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》，为有效提升档案管理工作水平 奠定基础。 关【键词】国家档案局8号令 文件材料归档范围和文书档案保管期限表 公共图书馆 档案管理 分【类号]G251 图书馆档案在图书馆科学管理 、El常工作开展、图书馆 管理工作的关键所在。因为有了按 《规定》要求明确下来的文 史资料查考、图书信息开发利用、职工年度考核、职称评定和 件材料归档范围和文书档案保管期限，随后的归档工作将会 同行问业务交流中具有非常重要的作用。加强图书馆档案管 是水到渠成。 理．对图书馆 自身发展乃至我国文化事业的繁荣都具有重要 2 结合实际制定 《范围和期限表》 的意义。笔者结合国家档案局 8号令 机《关文件材料归档范 围和文书档案保管期限规定》(以下简称 《规定》)，就如何做 2．1 正确选择档案分类方案 好公共图书馆档案管理工作谈 以下几点体会。 编制 《范围和期限表》，首先必须确定本单位的档案分类 方案。通常机关按照机构的设置进行档案的分类保管 ，其档 1 找准管理依据 ，把握关键环节 案分类一般采用 “年度一机构—保管期限”的方案。而公共图 要做好图书馆档案管理工作，必须找准依据，把握关键。 书馆系事业单位，其机构设置与机关相 比有巨大差异，业务 为了便于各级党政机关和人民团体正确界定文件材料归档 工作职责多有交叉 ．不同部门产生的文件数量悬殊，归档材 范围，准确划分档案保管期限，使所有保存的档案既能反映 料中业务工作资料 占据主要地位，故可采用灵活性 、操作性 机关主要职能活动情况 ，维护其历史面貌 ，又便于保管和利 较强的“年度一问题—保管期限”分类方案。 用，2006年 l2月 18日，国家档案局颁布了 《机关文件材料归 2．2 合理确定归档文件材料 的起点 档范丽和文书档案保管期限规定》(以下简称 规《定》)。该规 2．2．I 确定归档文件材料的内容起点 定的贯彻实施是加强国家档案资源建设的重要举措，有利于 合理确定本单位归档文件材料内容的最低起点，有利于 档案工作更好地为社会经济发展服务；该规定的贯彻实施还 实现归档文件材料的全面、完整、无遗漏。公共图书馆各部门 是依法治档的重要依据，有利于档案工作社会地位的提高；该 的岗位、职能既存在包含与交叉的现象 ，也存在相对的专业 规定的贯彻实施也是推动机关档案基础业务建设的重要手 性和独立性，如辽宁省图书馆办公室作为本馆的行政管理部 段 ，有利于档案科学流转和结构优化 。有利于提高档案人员 门就存在一人身兼多职或一岗多能的现象。各部门、各岗位 的工作效率和档案工作的延续性。 规《定》明确指出．企业事 所形成的历史记录材料非常复杂，若想实现科学、合理 、有效 业单位的档案管理工作应参照执行。公共图书馆作为国家文 的管理，就必须对各种文件材料的归档范围和保管期限进行 化事业的一个重要组成部分，理所应当依据 《规定》的要求 ， 科学界定。因此公共图书馆应从 自身实际出发，根据 “年度一 进一步规范图书馆档案管理工作。 问题—保管期限”的分类方