档案资料管理规范.pdfVIP

公司名称 苏州嘉净环保科技股份有限公司 文件编号 JJ-WI—XZ-201o-o02 版 次 ^ ^ 文件名称 档案资料管理规范 页 号 第 1页 共 7页 发行 日期 2012丕 Fo1月01 日 1.目 的: 为了使公司的档案资料的归档形成相应的归 口,规范档案资料归档的格式和内容, 确保档案资料保存的完整性、职能性和系统性,避免档案资料的遗失、 缺损和混乱,便 于档案资料的追溯 、查阅和借用 。 2.范 围: 适用于公司所有技术资料 、研发资料 、工程资料 、厂务 (生产 、品质)资料 、 采购 资料 、财务资 、 料 人事资料 、行政资料 、申报资料 、公司重要活动资料 (包括重要会议 记录、研讨资料等)等 电子、影像和书面文件 。 3.权 责 : 3.1所有档案资料的 生、 产 整理及归档 :各职能部门。 3.2档 案资料的审核 :各职能部 主 。 门 管 3.3档 案资料的管理 3.311各 部门为档案管理的分管部门,应指定专人负责本部门档案资料的收集 、保 管和移交归档工作 。 3.3.2行 政部档案管理员和各部门档案 理 管 人员均为公司的档案 理工 管 作人员,应 保持相对的稳定,各部门档案专职档案 理 管 员名单须报行政部备案,如有变动须及时通 知行政部。 档案 理 管 员出现工作变动或离职,应将其经办或保管的档案资料向接办人移 交,严禁擅 自 带走或销毁 。 3.3,3档 案 理 管 员应忠于职守,遵守公司 《 档案管理规定》,保守公司秘密,不得 向其他人员泄露公司档案秘密 。 3.3.1各 部门的档案,经归档后的 理 :行 (档 管 政部 案室) 3.3.2各 部门需 自 行保管的档案及暂不需要归档的资料 :各职能部门自 行保管 3.3.3档 案资料的查阅/借 出:按规定逐级审批 4.档案 归档 要 求 : 砼.1档 案资料的产生及填写 4.l。 l各 职能部门根据本部门内的业务需求和工作流程的要求制定相关的文本、 表 格、记录等资料,资料的填写应及时、准确 、真实,以确保 日 后检索的有效性 。 4.1.2各 职能部门主管在工作过程中应注意培训本部门档案管理员按照相应的要求 填写相关的资料 。