高校电子文件的形成与归档管理.pdfVIP

西安建大科技/总 63 期/2006 年第 1 期 ●科研论文 高校电子文件的形成与归档管理 张新宏 (西安建筑科技大学 综合档案室 陕西 西安 710055) 【摘要】本文从高校电子文件的形成过程，产生周期以及归口管理的实际情况出发，详细的论述了 高校电子文件在其形成、归档过程中实现电子文件规范化管理的有效途径，提出了高校电子文件归 档的具体做法，阐述了电子文件的形成与归档管理，以及信息检索技术在高校档案管理工作中的地 位和作用。 关键词：高校 电子文件 归档管理 信息检索 随着计算机技术的快速发展与普及，人 科综合实力所进行的国家级最高规格和最具 们已经进入了网络信息化时代，信息的发布 权威性的全面评价，是衡量学校本科教学工 与共享不再受到时间和空间的限制，网络资 作水平的重要措施。因此，电子文件不但在 源每年都在以指数级规律增长，信息资源极 学校党政管理，教学工作水平评估中发挥着 为丰富，各种应用层出不穷，由此产生了大 不可替代的作用，而且在科研、基建、财务 量的电子文件。电子文件是指在数字设备及 管理等方面也同样具有极其重要的价值和作 环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、 用。 光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读处 理，并可在通信网络上传送的文件[1]。 电子 1 高校电子文件的形成，产生周 文件经过筛选，整理、鉴定、审核、移交， 期及管理中存在的问题 归档到档案部门管理后形成数字档案。例如： 在以科技支撑工作，网络提高效率的信 数字化图书馆，数字化档案馆、电子政务、 息化时代，高校电子文件主要来源于各职能 电子商务、远程教学、办公自动化等方面。 管理部门，按照传统的分类方法，可将电子 在我校网上办公系统即将运行的情况 文件划分为党政管理类、教学、科研、基建、 下，做好电子文件的归档与保管是一项非常 财务管理等类别，其中党政管理类电子文件 重要的基础性工作，它可以提高我校办公文 主要来源于党委办公室和校长办公室，教学 件的查阅速度，使我校办公自动化实现文档 类电子文件主要来源于研究生学院，教务处， 一体化管理。在我校本科教学工作水平评估 继续教育学院和职业技术学院，以及各院 中电子文件数据的整理是数据建设工作的基 (系)、教研室，科研类电子档案是科技处在 础，因为本科教学工作水平评估是对高校本 科技活动中产生的电子文件，基建管理类电 * 作者简介：张新宏(1964- ) 男,陕西临潼人,大学本科,西建大综合档案室主任, 主要从事计算机管理与研究工作。 37 子文件主要来源于基建处，设计院和建筑施 件，而且教学管理部门还将产生大量的应用 工单位，财会类电子文件主要来源