Excel应用技能培训.ppt

?使用Excel的应具备的良好习惯 学习要点： 1、excel工作表编辑要点 2、excel快捷键应用技巧 3、设置excel数据有效性防止数据出错 学习目标： 通过掌握excel应用基本技巧，掌握如何在excel工作表中规范编排数据、使用正确格式的数据类型，高效率的输入数据。 excel工作表编辑要点-1 一、同一对象请使用同一名称，而不要使用简写、别称，以便使用函数查找，引用，如果你使用过vlookup等函数你就可体会到这个习惯的必要性。同理，不同部门间对同一对象亦应统一名称或编码，以利数据的传递、引用。 在要使用公式的单元格，尽量不使用合并单元格功能（可使用跨列对齐来居中），以便填充公式、排序、筛选。 excel工作表编辑要点-2 二、排版时不要在字符串的前后插入空格，尽量使用对齐功能来排版，以便使用函数查找、引用。 排版时使用顶端标题行、标题列功能，而不要笨拙、野蛮地强制性插入标题行、标题列。（数据清单的格式） excel工作表编辑要点-3 三、工作簿内工作表较多时，最好能够给多个工作添加颜色属性进行分类并使用工作表标签的快捷菜单，快速选取工作表。 学会使用拆分窗口功能，免除为看到标题行而大量滚屏，以提高工作效率。 小技巧：通过用鼠标右键单击标签滚动按钮，显示快捷菜单 excel工作表编辑要点-4 四、 Excel 受损文件急救 转换格式法 这种方法就是将受损的Excel工作簿重新保存，并将保存格式选为SYLK格式；通过这种方法可筛选出文档中的损坏部分。一般情况下，大家要是可以打开受损Excel文件，只是不能对文件进行各种编辑和打印操作的话，通过使用这种方法尝试进行恢复。 直接修复法 大家可以利用Excel新增的“打开并修复”命令，来直接检查并修复Excel文件中的错误，只要单击该命令，Excel就会打开一个修复对话框，单击该对话框中的修复按钮就可以了。这种方法常常适合用常规方法无法打开受损文件的情况。 excel快捷键应用技巧-1 懒人用鼠标，高手用键盘?,大凡高手从来不依赖鼠标,他们更偏爱键盘。在输入数据时尽量少用鼠标多用键盘快捷键将提高你的工作效率。下面我列出了一些在excel中常用的快捷键： excel快捷键应用技巧-2 Alt+Enter 在单元格中强制换行。 这个功能很实用，一定要记住！不要再去用空格将文本挤到下一行 Ctrl+Enter 先选定单元格区域，输入完后按住Ctrl回车将当前输入项填充至选定的单元格区域。 同时在多张工作表的同一单元格区域中输入或编辑相同的数据 F4 或 Ctrl+Y 切换引用类型。 在编辑公式时选择要更改的引用，按F4可切换引用类型 excel快捷键应用技巧-3 Ctrl+;（分号）输入日期。 Ctrl+Shift+:（冒号）输入时间。 Alt + =（等号） 用 SUM 函数插入“自动求和”公式。 Ctrl+~ 在显示公式和计算结果之间切换。 在英文、智能ABC输入状态下有效，极品五笔、全拼状态下无效 excel单元格编辑技巧-1 一、设置excel数据有效性防止数据出错 Excel 数据有效性验证使您可以定义要在单元格中输入的数据类型。您可以设置数据有效性验证，以避免用户输入无效的数据，或者允许输入无效数据，但在用户结束输入后进行检查。您还可以提供信息，以定义您期望在单元格中输入的内容，以及帮助用户改正错误的指令。 什么是数据有效性验证 ： Excel 数据有效性验证使您可以定义要在单元格中输入的数据类型。例如，您仅可以输入从 A 到 F 的字母。 您可以设置数据有效性验证，以避免用户输入无效的数据，或者允许输入无效数据，但在用户结束输入后进行检查。您还可以提供信息，以定义您期望在单元格中输入的内容，以及帮助用户改正错误的指令。 如果输入的数据不符合您的要求，Excel 将显示一条消息，其中包含您提供的指令。当您所设计的表单或工作表要被其他人用来输入数据（例如，预算表单或支出报表）时，数据有效性验证尤为有用 excel单元格编辑技巧-3 避免在Excel中输入重复数据的方法 : 选中需要输入数据的单元格区域(如D2至D101)，执行“数据→有效性”命令，打开“数据有效性”对话框，在“设置”标签下，按“允许”右侧的下拉按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选择“自定义”选项，然后在下面“公式”方框中输入公式:=COUNTIF(D:D,D2)=1，确定返回。 　以后在上述单元格中输入了重复的数据时，系统会弹出提示对话框(如图2)，并拒绝接受输入的数据。 excel单元格编辑技巧-4 二、输入具有自动设置小数点或尾随零的数字 执