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文章 ERP 中的管理思想系列谈一 销售发票的生成 陆炳挥 作者简介： 管理学硕士、计算机学士。自从1995 年开始实施ERP 系统， 1997 年加入EDS 担任实施顾问，现任四班华东地区实施部经理，先后负责上百个ERP 项目的实施。对ERP 的管理精髓、 精益生产管理思想方面具有及深刻的研究和丰富的经验。 说到ERP，特别是说到国外的ERP 软件，总是会说到其中的管理思想。有趣的是，有两种截然 不同的观点：一说有先进的管理思想，应该采用拿来主义，大力推广；二说其实没有什么管理思想， 不一定适合中国国情。这可是让很多人糊涂了， ERP 中到底有没有管理思想呢？当然是有的。为什 么会出现如此鲜明对立的观点呢？我想主要原因是管理思想看不见摸不着，到底是什么东西不为一般 人所知，才会有所误解。下面就从几个不同的方面来说明ERP 中的管理思想的具体表现， （一）销售发票生成的方法 很多人认为开发票是一件简单的工作，看起来不会有什么管理思想，其实不然，其中大有学 问。先来看看一个场景：“我的客户要求每月发货汇总开一张发票”。这种情况是不是经常出现？在 我访问过的企业中是很常见的，我相信大家对此也有同感，但是在ERP 中应该如何处理呢？下面我 假设了某月为某客户发货的数据如下： 订单号 物料号 发运单号 A 000001 CO-0001 B 000002 CO-0002 C 000003 A 000004 CO-0003 B 000005 CO-0004 C 000006 从上面的数据可以看出，某客户某月有四个订单，六次发货，应该开几张发票呢？是不是按照 客户要求汇总开一张就可以了？按照ERP 的管理思想，应该是开六张发票，即每次发货都开一张发 票。这个回答是不是有些令人吃惊？我就看见许多人吃惊了，然后就开始指责国外ERP 软件不适应 中国国情。这就是一个不适合中国国情的例证，我们来看看这个例证是否成立。 正方发言： 天津 (亚洲总部) 电话: +86 - 22 -网址: Email: asiainfo@ 上海: +86 - 21-北京: +86 - 10 -广州: +86 - 20 - 文章 客户的要求确实是合理的，开六张发票多麻烦呀，开票方数据处理和业务操作从一次变为六 次，客户也要处理六张发票，这样做法是绝对不合理的。 读到这里多数读者也会点头同意，但是且慢，听完反方发言后再想想。 反方发言： 从表面看 “六”大于 “一”，实际上却是“一”大于“六”，即汇总开一张发票的数据处理和 业务操作比开六张发票多，而且对于交易双方都是如此。理由如下。 首先，对开票方而言，打印六张发票的时间比打印一张发票的时间长，这是事实。但是在完成 发票的处理的整个流程中，打印占的时间并不多，更多的时间是在确认应该打印什么发票和打印的内 容。ERP 系统会根据发货自动产生六张发票，每次发货自动对应一张发票，并不需要花费额外的时间 进行六次发货和发票的核对确认。而汇总开一张发票必然要进行相应的确认，以确保没有遗漏。所以 开票方的处理时间不会增加。 第二，从客户的财务部门进行应付款处理角度来看，有六次发货，客户就有六次收货。收到六 张发票，一一对应，很容易进行核对，处理时间与只收到一张发票相比，并不会增加。 第三，如果客户出现收货与发票不一致情况，六张发票由于与发货一一对应，交易双方的对帐 和发现问题所在就十分容易。如果只有一张汇总发票，对帐时