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大建设年如何做好建设项目档案管理工作 2010.9.14 ???????在新的形势下，经济发展的竞争、招商引资的竞争越来越集中地体现在环境的竞争上。环境好，各种生产要素往往不引自来；环境不好，不仅增量资金和人才难以引进，现有存量也会逐步流失，长期以往，必将在日益激烈的区域发展竞争中败下阵来。因此，完全可以这样说，抓环境就是抓关键，就是抓机遇，就是抓发展，就是解放和发展生产力。建设项目管理在全国上上下下都得到了足够的重视，各单位建设项目管理部门历年来也积累了不少建设项目管理的先进经验，但对于建设项目管理中很重要的一个方面——项目档案管理却没有得到应有的重视。这个现象伴随着项目档案管理相关规定的出台而得到了很大转变，各个单位也在不知不觉中重视了项目档案管理工作，只是苦于不知如何做好项目档案管理工作。本文从一个档案管理者的角度，谈一下如何做好项目档案管理工作。 在经济社会发展的今天合同的作用至关重要，它是约束参建各方强有力的法律依据和纽带，有了合同就有了工作的主动权和法律保障。《合同法》已明确规定：勘察、设计合同的内容包括提交有关基础资料和文件的期限、质量要求、费用以及其它协作条件等条款。施工合同的内容包括技术资料的交付等条款。在工程具备竣工验收条件时，承包方应按国家工程竣工验收有关规定，向发包方提供完整竣工资料及竣工验收报告。双方约定由承包方提供竣工图的，应当在专用条款内约定提供的日期和份数。然而在实际的工作中，往往造成档案部门需花很长时间催收各方资料，给其档案部门的工作造成相当大的被动。因此，各建设项目应将档案管理纳入合同管理，注意在合同、协议中设立有关档案的专门条款，取得档案工作的主动权，否则，将会使建设项目存在一个重大隐患，难以保证工程档案的完整、准确和系统。??????? 1、各级领导要高度重视建设项目档案工作。工程建设是百年大计，工程建设项目档案同样是百年大计，有了工程没有档案将后患无穷。工程项目从立项开始，主管领导就要指定专人负责文件、图纸、计算数据、声像记录等资料的收集、管理工作，制定明确的岗位责任，进行考核并与奖惩挂钩。??????? 加强对建设项目档案工作的组织领导。成立建设项目档案工作领导小组，建立建设项目档案工作人员网络体系，明确每人的工作职责，加强考核，建立健全项目档案工作各项规章制度，建立切合实际的项目档案工作管理体制和工作程序。??????? 定期召开建设项目档案工作会议。项目建设单位对建设项目档案工作实行统一管理，对本单位各部门和设计、施工、监理等参建单位进行有效的监督、指导，确保项目档案工作与项目建设同步进行。定期召集有关参建单位及档案管理人员参加项目档案工作会议，汇报项目档案工作进度，安排布署下步工作。??????? 加强建设项目档案管理制度建设。俗话说“没有规矩，难成方圆”。建设项目由于规模大、工期长、形成材料多，特别是由于其所涉及的单位和环节众多，所以要想在建设项目档案管理中做到规范化、标准化，仅靠档案管理部门或建设项目管理部门少数几个人的力量是根本办不到的。因此，加强和完善有关的制度建设，就成为做好建设项目档案管理工作的根本保障。??????? 整理出一套单位工程与项目档案档号对照表。现实工作中，特别是建设周期长的工程，其实际施工的单位工程名称往往与当初设计时的名称不符，或者实际施工时把一个单位工程分成几个密切联系的单项工程，这样就会造成实际竣工资料与单位工程不符的情况发生。如果整理出这么一套对照表，不仅有利于项目档案验收时的及时调卷，而且对日后项目档案的查找利用有很大的益处，可以作为一种非常不错的检索工具，不失为一种的做法。项目建设单位档案部门及时介入。项目管理部门往往不懂档案管理，不知道项目档案的组织管理、归档范围、整理规范、保管要求等，等到工程项目要竣工验收，提到项目档案验收了，才知道项目档案还有整理要求，安全保管有库房“八防”等验收内容，这时往往积累了很多工作需要处理，搞得很被动。因此，建议项目建设单位档案部门及时跟踪项目建设进度，及早介入对项目档案工作进行业务指导，并对有关人员进行档案业务培训。坚持执行“同步”制度。即：企业下达项目计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步检查项目计划进度与检查项目文件材料积累情况，验收、鉴定项目成果与验收、鉴定项目文件材料归档情况项目总结与项目文件材料完全归档步。以“四同步”制度来确保做好项目档案的收集工作。在建设工程中，应发挥监理单位的重要作用，监理单位对建设项目档案负有两方面的责任：一方面，是对建设项目文件特别是对竣工图和竣工文件的完整、准确、系统，负有监督、检查、审核、签认的责任；另一方面，是负责收集、积累建设项目监理工作中形成的文件，包括监理规划、监理日志、监理月报及监理总结等，经整理后向建设单位移交。?????