工程技术档案管理办法文档.docVIP

工程技术档案管理办法 （QL—YH—07） 1文件的收集和整理 1.1各养护单位必须做好经办文件的积累收集工作，当项目告一段落后做好文件的整理审查工作；当项目竣工验收后，必须对全套文件材料进行整理审查，确认完整、准确、系统后，向养护工程部移交。 1.2档案员必须参加工程项目验收会、科研成果鉴定会和设备开箱技术软件启封活动，进行文件材料的登记和验收，督促归档，建立健全“三参加”活动台帐。 2归档 2.1归档范围：养护工程部对祁临高速公路进行检查、维护、管理活动中直接形成的有保存价值的各种载体形式的技术文件，都应归档。包括： 1）本部技术管理活动中形成的计划、总结、报表、报告、签报、会议纪要、技术成果文件、技术规范、论文、规章制度； 2）对祁临高速公路及南北接线实施的专项维护、改造工程从立项到竣工过程的全套技术文件，含立项批复、招投标文件、合同协议书、技术规范、竣工图、费用支付及变更文件、决算书、开工报告、材质证书、施工原始记录、质量检验评定表、交工及竣工证书、总结等； 3）对桥梁、道路进行日常检查、定期检查、特殊检查及日常养护中形成的各类原始记录表格、照片、电子文件； 4）对三大系统等设备购置、检查维护、改造、报废过程中形成的全套文件，含请示、批复、合同、开箱验收记录，所有随机技术资料、安装调试、交接记录、运行记录、维修记录、改造完工图纸等； 5）对桥区房建、设施进行检查、维护、新建、改建中形成的签报、合同协议书、支持报表、决算、材质证书、质量检验评定表、交工完工证书、竣工图等。 2.2归档要求 1）各项日常检查工作表按月度分类汇总，于次季度初归档； 2）定期检查、特殊检查记录表由承办人员在检查完成后及时填写、整理，于当月归档； 3）维护月报、计划由承办人员编制完成后于当月归档； 4）维护项目于项目完工后两个月内由承办人整理审核后归档； 5）对于技术难度较高、工程量较大的维护项目（中修、大修、加固等项目），归档时间可在上述时间基础上适当延长，或者分阶段移交：竣工图提交三套。 2.3在实施维护或大修、中修的过程中结构部位、管线布置有变更的，承办人员必须督促施工单位结构原竣工图编写变更说明，并以划改、杠改方式修改竣工图；当变更超过图面的40%时应重新绘制规范的竣工图，竣工图必须加盖竣工章。 2.4由计算机处理贮存的主桥结构检查、测量数据及资料，应定期打印成文字材料，并由经办人签字，于每年的1月和7月同软盘备份移交档案员。 2.5文件归档应履行移交手续，填写文件交接清单（一式两份，双方各执一份），双方当面认真清点核对，并签字认可。 3 立卷与编目 3.1档案员对归档文件进行立卷、装订、编目。 3.2案卷质量要求：归档文件，齐全完整；分类清楚，保持联系；题名确切，容易查找；卷内排列，系统条理；保管期限划分准确；蓝图折叠符合要求；卷皮书写，正楷整洁；案卷装订，整齐美观；声像资料，清楚清晰。 3.3档案员负责编制工程技术档案案卷分类目录和总登记表，熟练运用计算机管理目录及文件，实现快速检索。 4 档案的保管与利用 4.1档案库房必须配备有关设备与装具，做到防盗、防火、防虫、防尘、防潮、防高温、防有害气体。 4.2档案保管期限规定：主桥、南北接线、桥区房建工程竣工图、技术规范、合同等重要文件作永久保存。设备购置合同、说明书、图纸作长期保存，保存时间应长于设备使用年限。一般检查记录、设备运行记录作短期保存，最长不超过15年。 4.3超出保存期限、无查考价值的文件，由工区提交应销毁文件清单，经相关部门鉴定同意，报养护工程部经理批准后销毁。 4.4档案员主动、及时为工程技术人员提供档案的借阅与复制； 4.5本公司人员办理登记手续后可借阅档案，借阅人员尽量在阅览室查阅。借阅人员必须对所借档案的安全负责，不得向无关人员泄露档案内容，不得在档案文件上任意涂改、乱画，不得撕拉、污损档案，不得转借他人，复制应征得档案员同意。借用时间最长为7天，确因工作需要超过7天的，应办理续借手续。 4.6外来人员应持有领导的书面同意后方可查阅，档案一律不外借。 4.7保密档案借阅按公司有关保密制度执行。 5 相关文件 《档案管理办法》（YH-07/B01） 6 记录 6.1文件交接单（YH-07/B01） 6.2工程技术档案案卷分类目录（YH-07/B02） 6.3工程技术档案案卷总登记表（YH-07/B03） 按公司统一样表编号 YH07—B01 文件交接单 序号 档案号 档案（资料）名称 份数 每份 张数 共计张数 备考