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高效会议管理技巧 目标 了解会议的目的、种类和体系 了解会议效率不高的原因及对策 掌握有效为会议做准备的要领 学会提高会议效率和质量的技巧 ?一个大型企业的主管一年有60%的时间在开会（约30%参加上级部门的会议，30%参加本部门会议） ?每年召开的会议约240个 ?每年会议成本达3500万元 第一章：会议的概述 会议的意义 会议的目的 会议的种类 会议的频率 集思广益图 ?会议的意义 会议是一个集思广益的渠道 会议显示一个组织或一个部门的存在 会议是一种群体沟通的方式 ? 会议的目的 开展有效的沟通 传达资讯 监督员工、协调矛盾 达成协议与解决问题 资源共享 开发创意 激励士气 巩固主管地位 达成协议与解决问题 ?会议的种类 ?会议的频率 第二章 会议效率不高的原因及解决方案 会议效率不高的原因及预防性管理 高效会议的八大特征 会议规范 会议效率不高的原因 会前影响会议效果的因素： 1、没有既定的会议目标或目标不准确。 2、没有具体议程。 3、会议日程安排不当或不详。 4、与会者人选不当或者人数不当。 5、会议时间、地点选择不当。 6、会议设备准备不足。 7、发送会议通知时间不当。 8、会议通知内容欠周详。 9、会议召开不准时。 会议效率不高的原因 会议中影响会议效果的因素 1、会场干扰因素多 2、会议主持人不力、与会者发言离题 3、会场纪律不明、秩序缺乏保障 4、与会者之间分歧较大 5、会议器材发生故障 6、会间接待及服务差 会议效率不高的原因 会后影响会议效果的因素： 1、整理会议记录。 2、宣传会议精神。 3、落实会议决议。 4、及时回收会议文件。 5、进行会议工作总结。 高效会议的预防性管理 1.参会者要有听的技能 2.要充分作好准备工作 3.明确开会原因及目的 高效会议的八大特征 只有必要时才召集 好好筹划过 拟订和分发了议程表 遵守时间 一切按部就班 请了最有经验的和有才能的人出席 作出了评论和归纳 记录所有决定、建议和负责人 会议规范种类 固定的会议流程规范 会议本身要遵守的规则 固定的会议流程规范 会议本身要遵守的规则 1.参会者要将工作安排交给会议主席 2.超过1小时的会议要有书面的通知 3.所有参会者都要有准备发言的心态 4.会议要能准时开始、准时结束 5.负责人对决议能否达成负主要责任 会议本身要遵守的规则 6.在会上要维护别人的尊严 7.要有人提出不同的意见 8.会后要能拿到书面的记录 9.参会者要履行反馈职责 10.要请第三方监控会议质量 第三章 开会前的准备工作 是否要开会 准备工作的作用 1H5W 准备工作核对单 4种团队决策法 参会者的守则和责任 准备工作的作用 选择最恰当的选择方式 使参会者能对讨论有清楚的方向可循 清楚的告知参会者应有何种行为表现 节省时间与减少冲突 会议准备的5W1H法 会议跟进中的要领 4种团队决策法 头脑风暴法 德尔菲法 思路转换法 易地思考法 参会者的守则和责任 会前充分准备 会中全情投入，贡献自己的创意与意见 以解决问题为己任 开放的心态，摒除部门之见 尽可能多的获取信息 耐心聆听，尊重他人的意见 勇于发言，言之有物 不隐善扬恶，不人身攻击 避免不当的肢体语言 会后总结 第四章 会议记录 会议记录者的功能 谁能胜任会议记录者 对会议记录的10大建议 会议记录者的功能 仅次于主持人 记录及维持议程所设计的 顺序 协助主持人总结与归纳 会议记录者的才能 反应快 写字快 知识面广 记忆力特别强 组织能力强 倾听能力强 总结能力强 会议记录的10大建议 重要的会议应该进行录音 定期召开的会议不用录音 多数会议指定记录者 记录者的笔记流畅不失真 会议记录者的责任更全面 会议记录的10大建议 第五章 会后跟进 作为参会者的会后跟进 怎样提高下次会议的质量 关于习惯 参会者会后跟进的内容 拿到会议记录以后要细读 考虑自己任务的完成方法 会议是一项新任务的开始 提高下次会议质量 只有必要时才开会 会前要做准备