第三章 2 Word2003 文档管理.pptVIP

1 创建新文档 创建一个新文档，一般分以下三种情况： 1. 启动Word时自动创建一份默认文档 启动Word时，若用户没有指定要打开的文档，则Word将自动创建一个名为“文档1”的新文档，在此窗口中，用户可以输入正文、绘制表格、绘制图形等。如图5-1所示。 2. 利用“常用工具栏”创建新文档 单击“常用工具栏”中的“新建”按钮，系统会以“空白文档”为模板创建新文档，文件名由系统自动命名，若当前已打开N个文档，则新建文档依次命名为“文档N+1”、“文档N+2”、“文档N+3”…… 3. 利用“文件”下拉菜单创建新文档 选择“文件”下拉菜单中的“新建”命令，打开“新建”对话框，如图5-3所示。利用该对话框的“常用”标签可以创建Word支持的所有类型的文档，单击其他标签可以根据需要选择系统提供的模板。 3 保存文档 编辑好的文档必须存盘，以后才能使用。保存文档是指在Word程序中，将内存中文档的内容写到外存储器中。保存文件使用“文件”下拉菜单中的“保存”命令（或“常用工具栏”上的“保存”按钮）或“另存为”命令。 1. 首次被保存的新文档 对于尚未保存过的文档，“保存”和“另存为”命令的处理过程是一样的，都会打开“另存为”对话框 2. 已保存的文档再存盘 保存文档的组合键为“Ctrl+S”。 3. 同时保存多个文件 “保存”命令只能保存当前活动窗口中的文档，若要将所有Word窗口内的文档存盘，则可按住Shift键不放，选择“文件”下拉菜单中的“全部保存”命令。 3 打开文档 1. 快速打开文档 在资源管理器窗口或文件夹窗口中，找到需要打开的Word文档，双击该文档图标，即可启动Word程序并打开相应的文档。 2. 利用“打开”对话框 (1)打开“打开”对话框 单击“常用工具栏”中的“打开”按钮，或选择“文件”下拉菜单中的“打开”命令，打开“打开”对话框。 (2)定位需要打开的文档 根据文件的存储位置，使文件名出现在文件列表中，单击文件名，然后单击“打开”按钮。 3. 快速打开最近使用过的文档 ①在“文件”下拉菜单下方显示最近打开的文档从中选择要打开的文档即可打开； ②最近打开的文档会出现在“开始”菜单的“文档”级联菜单中，单击文件名即可打开该文档； 4. 同时打开多个文档 操作方法：在“打开”对话框的“文件及文件夹”列表中，按住Shift键不放，用鼠标单击文档区的首尾，可选中连续多个文档，按住Ctrl键单击文档，可以选择多个不连续文档，选定文档后，单击“打开”按钮，即可同时打开多个文档。 5. 利用Word打开非Word类型的文档 用Word打开非Word类型的文档，如文本文件(扩展名为.txt)，不能采用双击文件名的方法，只能先启动Word，然后利用“打开”对话框打开文件。注意：此时应在“文件类型”下拉列表中选择正确的类型。 4 关闭文档 单击标题栏上的关闭窗口按钮；或选择“文件”下拉菜单中的“关闭”命令； 或选择控制菜单中的“关闭”命令； 还可以按组合键Alt+F4，都可以关闭当前文档。对于修改后没有存盘的文档，系统会给出提示信息，如图5-8所示。 单击“是”按钮，保存后退出；单击“否”按钮，不存盘退出；单击“取消”按钮，重新返回编辑窗口。 5 打印文档 1. 打印预览 Word实现了真正的“所见即所得”功能，使得打印前，可以预览文档的打印效果。 单击“常用工具栏”中的“打印预览”按钮，或选择“文件”下拉菜单中的“打印预览”命令，打开“打印预览”窗口。 单击“放大镜”按钮，可以对文档的局部进行放大； 单击“缩至整页”按钮，可以对文档进行调整，避免很少量的文档单独占一页； 单击“多页显示”按钮，可以观察文档的整体打印效果，系统自动调整显示比例； 利用“标尺”可以显示/隐藏标尺，显示标尺后，可以用标尺调整页边距及段落缩进； 单击“打印”按钮，打印全部文档。 2. 打印 单击“常用工具栏”中的打印按钮，或单击“打印预览”窗口中的打印按钮，即可打印全部文档。 选择“文件”下拉菜单中的“打印”命令，打开“打印”对话框。 * * 建立文档 编辑文档 文档管理 保存文档 打开文档 关闭文档 打印文档 改 删 增 定 位 选择对象 发 命 令 2、编辑文档 方 法 文档编辑 “编辑”菜单 ? “查找”/“替换”命令 查找和替换字符串 查找:从已有的文档中查找指定的字符串 替换:新字符串替换文档中已有的字符串 方 法 文档编辑