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急需一份电子文件管制规范 （ISO9001：2008 质量体系文件的 ） 目的：制订控制系统以控制企管文件以及质量和食品安全管理体系所有需要控制的文件，确保工作现场所使用的相应文件为有效版本，防止误用失效或作废的文件。 2、范围：适用于企管文件以及质量和食品安全管理体系有关的文件和资料。 3、职责： 3.1企管部负责按本程序要求执行和维持本公司的文件控制系统。 3.2生产部负责法律法规及外来标准、技术资料等文件的控制。 3.3相关部门经理及其指定的成员需负责其部门所产生的一切文件。 3.4企管部负责监督文件的执行。 4、程序： 4.1定义 4.1.1电子文件：储存在电子计算机上的文件。新版发出时，电脑自动更新。 4.1.2 OA是OFFICE AUTOMATION的缩写，意为办公室自动化，它是运用于企业办公自动化的系统软件，其它各种类型的WORD文件都可以在这一程序中运用。 4.1.3受控文件：指受更改控制的文件，即文件发生更改，应收回旧文件，重发新文件。 4.2公司文件的分类及编号表示： 4.2.1公司文件(以下简称文件)分为企管文件与质量和食品安全管理体系文件两大类。 4.2.2企管文件包括： 4.2.2.1行政管理文件(编号表示示例：PJ-QG-XZ-XX) 费用薪金类(编号表示示例：PJ-QG-CW-FYXX) 4.2.2.2财务管理文件 独立核算类(编号表示示例：PJ-QG-CW-HSXX) 目标考核类(编号表示示例：PJ-QG-CW-MBXX) 4.2.2.3生产/技术管理文件(编号表示示例：PJ-QG-SJ-XX) 4.2.2.4营销管理文件(编号表示示例：PJ-QG-YX-XX) 4.2.2.5综合管理文件(编号表示示例：PJ-QG-ZH-XX) 4.2.2.6 7S现场管理文件(编号表示示例：PJ-QG-7S-XX) 4.2.2.7工作指引类文件(编号表示示例：PJ-QG-ZY-XX) 注：XX表示编号。 4.2.3质量和食品安全管理体系文件包括 4.2.3.1质量和食品安全管理手册（编号表示示例：PJ-QM-01） 4.2.3.2作业程序包括HACCP计划(编号表示示例：PJ-OP-XX) 4.2.3.3操作指引(编号表示示例：PJ-WI-XX-YY) 4.2.3.4记录表格(编号表示示例: PJ-QR-XX-YY.版次) 注:1.XX为作业程序编号, YY为XX作业程序下面操作指引的编号，由01开始。 2.版次为两位阿拉伯数字，当版次为首版时省略。 4.3文件的编制、修改和报废 4.3.1公司文件按以下程序编制 4.3.1.1公司有关部门根据要求和需要编制相关文件交企管部审核并统编。 4.3.1.2企管部组织有关部门讨论文件草稿并根据讨论情况修改后初步定稿。 4.3.1.3文件由文控员负责整理后按照文件批核表的要求进入流程，并经由相关主管签批。 4.3.2公司文件的修改按以下程序进行 4.3.2.1有关部门根据管理需要填写“文件修改申请单”。 4.3.2.2“文件修改申请单”经部门经理签字后，首先交企管部相关审核人员审核，然后由审核人员组织相关部门或人员进行必要的讨论，经确认后报企管部经理签署意见同意后修改文件。文件修改完毕后将“文件修改申请单”交文控员统一保存。 4.3.2.3文件按照文件批核表的要求进行签批。 4.3.3董事长、总经理或副总经理批准文件。 4.3.4文件的报废： 4.3.4.1已经作废的书面文件必须交还文控员。文控员应于发放新的书面文件时收回已作废文件并作销毁处理（但应保留一份原件至少三年以便追溯）。 4.3.4.2文件签收人无正当理由不及时（自文控员通知起3日内）交回已作废文件或文控员未履行收回职责的，每份文件扣罚责任人30元。 4.4文件的审批 4.4.1 方针、目标及质量和食品安全管理手册由总经理批准颁布实施。 4.4.2程序文件由该程序的归口部门负责组织编写，相关部门经理会签，某某工厂与某某工厂副总经理/总监审核，总经理批准。 4.4.3产品质量标准由某某工厂与某某工厂生产部经理会签，两工厂副总经理审核后，总经理批准文件。 4.4.4工作指引类文件由相关部门经理审核，副总经理/总监批准。 4.4.5企业管理体系文件由相关部门经理审核，由副总经理/总监/总经理/总裁批准。 4.4.6需由部门经理签批的文件，部门经理可授权适当人员签批文件，而授权名单需以书面通知企管部。 4.2.7若授权批核人员缺席，可委派另一名同样职权的授权批核人员以签批其所控制的文件，有关授权安排需用书面通知企管部。 4.4.8质量和食品安全管理体系文件及企业管理体系文件详细的批核人员见附录：4.8.6 4.5文件的管理和分发 4.5.1企管部设专职文控员负责公司文件管理，具体做好以下工作： 4.5.1.1负